Информационное обеспечение работы менеджера

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….….3

1. Информационное обеспечение работы менеджера……………………..……4

1.1. Значение  и роль информации в работе  менеджера……………………...…4         

1.2. Виды служебных  документов, требования к служебным  документам...…8

1.3. Текст документов и организация работы с документами…………..........12

 

4. . Использование ЭВМ в работе с документами……………………………15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………...………………………..17

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………....18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих различный юридический статус и форму собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.

 

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса  на все сферы деятельности человека является широкое использование  новых информационных технологий. Среди  наиболее важных и массовых сфер, в  которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

 

Сфера применения новых  информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств  коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты - от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решения. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Информационное обеспечение работы менеджера

1.1. Значение и роль информации в работе менеджера

 Информация  является основой исследовательской  функции менеджера. Информация  – это основное условие конкурентной  способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуациях. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о положении и процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений. Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности: 1) по назначению (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении не скольких самых разнообразных проблем);2) по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему свидетели наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая информация используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает); 3) по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения); 4)по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией); 5)по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений). Специфической формой такого рода управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90%.

Поскольку люди в основном склонны считать, что  слухи исходят из источников, заслуживающих  доверия, руководство фирм часто  пользуется этим обстоятельством, распространяя  с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сторону. 

Информация  может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Исследования  показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов и т. п. И это — жизненная необходимость, поскольку информация, как цель исследовательской деятельности, сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать — ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же ее дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь, проводя исследование, отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной. Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т. п.  На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи — устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков.

Считается, что  при передаче информации, особенно важной, не стоит ограничиваться одним  каналом — сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может "захлестнуть". На третьем этапе происходит передача информации, а на верхнем ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление. Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь — есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а  поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефразирование, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать. Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих ее смысл. К таким помехам, прежде всего относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и ее получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?». Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чем или о ком идет речь. Конечно, подобный подход «до добра» не доводит, и его нужно решительно преодолевать, критически, но сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес, доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с ее игнорированием. Препятствием обмену информацией могут служить и «технические неполадки». К ним, прежде всего, относится разное понимание символов, с помощью которых информация передается, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка. Часто вербальная, то есть передаваемая с помощью слов информация искажается невербальным «довеском», которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно (в Болгарии, как известно, отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимается как знак согласия). Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности  партнеров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнера, забегании  вперед,  недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного. Все это не дает возможности одному из участников обмена информацией донести ее до другого в полном объеме, а другому — соответствующим образом ее воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений. В определенной степени процесс обмена информацией облегчает краткость, ясность, недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они не передавались, постоянный контроль над ее содержанием, способами передачи и приема, использование параллельных и перекрестных информационных каналов, дублирование устной ин формации письменной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Виды служебных документов, требования к служебным документам

 

В Вооруженных  Силах РФ издаются и применяются  следующие служебные документы:

• распорядительные:  приказы, директивы, распоряжения, приказания, указания;
• правовые акты: постановления, положения;
• регламентирующие:  наставления, руководства, инструкции, правила;
• служебные:  планы, протоколы, акты, отчеты, доклады, телеграммы;
• описания и подтверждения:  справки, командировочные удостоверения, записки об аресте, отпускные билеты.

Документы могут  быть:

• текстовые:  печатные, рукописные, типографские, электронные;
• графические:  чертежные, эскизные, картографические, криптографические, электрографические.

Рассмотрим  основные виды служебных документов.

Приказ – основной распорядительный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром (начальником) воинской части.

Командир (начальник) в соответствии со ст. 92 УВС ВС РФ отдает письменные приказы по строевой части, по боевой подготовке и другим вопросам, право, регламентировать которые ему предоставлено.

На кораблях 1-го, 2-го, 3-го рангов издаются следующие виды приказов:

-       приказы по боевой подготовке;

-       приказы  по строевой части;

-       организационные приказы;

-       приказы  о назначении  суточного наряда  и вахты.

В приказах командир (начальник) решает только те вопросы, решение которых предоставлено  ему уставом и действующим  законодательством РФ.

В конце приказа указывается, до каких воинских частей разослать, или до кого довести приказ.

Приказы командира воинской части изготовляются на пишущих  машинках, средствах ЭВТ или пишутся  от руки на отдельных листах или  в специальных книгах.

На оригинале приказа  должна быть подпись командира воинской части. На копиях в местах подписи командира ставится  "п/п", ниже делается запись "Верно" и подписывается старшим помощником (помощником) командира воинской части. Нумерация каждого вида приказов ежегодно начинается с первого номера.

Приказание – распорядительный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира воинской части или комендантом от имени начальника гарнизона. На кораблях обычно оформляется рукописно в Журнале приказаний.