Информационное обеспечение работы менеджера

Указание – распорядительный документ, издаваемый преимущественно  по вопросам информационно-методического характера, а так же по вопросам связанным с организацией исполнения приказов (директив) и других актов вышестоящих органов.

Постановление – правовой акт, содержащий решение коллегиального органа или должностного лица (постановление о возбуждении уголовного дела и др.).

Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила  организации и деятельности органа военного управления.

Наставление, руководство, инструкция – правила, регламентирующие организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинской части и должностных лиц.

Тексты этих документов могут  подразделяться на разделы, главы, пункты и подпункты.

Разделы нумеруются арабскими  цифрами или прописными буквами  русского алфавита, главы нумеруются римскими цифрами, пункты арабскими цифрами с точкой, подпункты – строчными буквами с круглой скобкой.

Разделы и главы должны иметь заголовки. Пункты и подпункты  заголовков не имеют.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего текста. Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта. Разделы и главы имеют сквозную нумерацию. Пункты и подпункты могут разделяться на абзацы без буквенного обозначения.

Постановления, руководства, правила и инструкции утверждаются соответствующим должностным лицом.

План – служебный  документ, в котором излагается перечень намечаемых к выполнению работ или  мероприятий, их последовательность с  указанием сроков исполнения, ответственных  и исполнителей, а так же служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и пр.

План утверждается соответствующим командиром (начальником) и подписывается лицом, ответственным  за исполнение данного плана.

Отчет, доклад –  служебный документ, содержащий сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику).

Протокол –  служебный документ, в котором  зафиксирован ход проведения каких-либо действий, мероприятий (протокол собрания, заседания, осмотра).

Акт – служебный  документ, подтверждающий установленные  факты события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности  и т.д. несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.

Требования  к составлению документов

Служебные документы  должны отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать  действующему законодательству, приказам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);

б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

в) не дублировать  требования, содержащиеся в ранее  изданных документах, а при необходимости  иметь ссылки на них;

г) давать возможность  обработать его с помощью средств вычислительной техники;

д) соответствовать  утвержденной форме, если таковая предусмотрена;

е) должен быть написан в служебно-деловом стиле  с соблюдением правил русской  орфографии;

ж) применяемые  термины должны соответствовать  терминологии принятой в Вооруженных силах РФ и употребляться в одном и том же значении.

При составлении (разработке) документа рекомендуется:

- пользоваться  простыми предложениями;

- не употреблять  лишних слов, не вносящих ничего  нового в смысл фразы, предложения.

Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, приказаний должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: "Основание __________ " с указанием даты, наименования и номера документа.

Составление и оформление служебных документов есть процесс творческий, и требует от составляющего хороших практических знаний русского языка и знание основных правовых руководств.

Любой документ должен пройти следующие этапы:

-       составление проекта документа;

-       оформление;

-       издание документа;

-       визирование (согласование);

-       подписание;

-       утверждение;

-       вступление в силу.

 

 

3. Текст документов и организация работы с документами.

 

Текст документа  является основным элементом любого документа.

Текст документа составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  Российской Федерации в соответствии законодательством РФ и субъектов  РФ.

Текст документа оформляются в  виде связного текста. Связной текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают:

• причины;
• основания;
• цели составления документа.

Во второй (заключительной) части  указывают:

• решения;
• выводы;
• просьбы;
• предложения;
• рекомендации.

В тексте документов подготовленных на основании документов других организаций или ранее изданных документов,  указывают их реквизиты:

• наименование документа;
• наименование организации;
• автора документа;
• дату документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

 

Подпись.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись  в документе, берет на себя всю полноту ответственности за все изложенное в нем и за все возможные последствия. Подпись - один из важнейших реквизитов, поэтому не допустима небрежность при ее оформлении. Рекомендуется личную подпись проставлять в документах так, чтобы были хорошо читаемы три первых буквы фамилии или инициалы и первая буква фамилии.

Реквизит «Подпись» располагается  после текста  и отметки о  наличии приложений, отступив 3 – 4 межстрочных  интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

В состав реквизита «Подпись»  входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформление на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают одну в последовательности, отражающей иерархию должностей.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации – автора документа.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности руководителя, если документ подписывается не тем должностным лицом, подпись которого оформлена на документе.

Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

После регистрации  документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия. Принятие управленческого  решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

 

 

 

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Некоторые офисные программные продукты имеют шаблоны стандартных резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

 

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций по организации работы с документами, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

 

Стремление  отдельных руководителей иметь  собственный "архив", состоящий  из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядочено, поиск их затруднен. Таких "архивов" быть не должно, это противоречит правилам организации работы с документами.

 

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю  под расписку в журнале регистрации  входящих документов с проставлением  исполнителем даты получения. Перемещение  документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничение доступа.

 

 

 

 

 

 

 

4. Использование ЭВМ в работе с документами

 

Автоматизация документооборота предполагает автоматизацию  процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. В современных технологиях автоматизации документооборота используются:

1. системы обработки  изображений документов;

2. системы оптического  распознавания символов;

3. системы управления  документами;

4. системы автоматизации деловых процедур;

5. программное  обеспечение для рабочих групп.

Системы обработки  изображений документов предназначены  для ввода, обработки, хранения и  поиска графических образов бумажных документов, сканирования документов для записи на сервер, классификации документов по различным критериям, передачи изображении на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати документов. Их целесообразно применять в организациях с большим объемом документооборота.

Системы оптического  распознавания символов позволяют решить проблему перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла, позволяют получать электронную копию документа с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по факсу. С помощью сканирующего устройства считывается изображение документа, в результате распознавания текста изображение документа преобразуется в текстовый файл и бумажный документ автоматически преобразуется в электронную форму.

Системы управления документами обеспечивают автоматизацию  хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов. Такие системы облегчают заполнение полей форм документов, избавляя сотрудников от ручного труда, в них реализована функция контроля, предназначенная для передачи заданий исполнителям работ, уведомления о заданиях, требующих выполнения, получения сведений об исполнении заданий. Развитые системы управления документами осуществляют функции индексирования документов, поиска документов по ключевым словам, организации доступа к документу независимо от места его хранения, организации выдачи и возврата документа, рассылки документов и другие функции.

Системы автоматизации  деловых процедур предназначены  для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов. Существующие системы автоматизации деловых процессов позволяют производить обработку документов по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с указанием сроков и форм представляемых отчетов. При жесткой маршрутизации движение документа по всем рабочим местам определяется заранее, при свободной маршрутизации путь движения документов исполнитель может определить сам.