Информационное обеспечение систем управления

 

 

 

Курсовая работа по дисциплине:

«Менеджмент»

по теме:

«Информационное обеспечение систем управления».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В сложных условиях существования  современных организаций, когда  значительную роль для эффективного функционирования организации играет стратегия ее развития, растет роль информации и ускоряется темп принятия решений. Развитие техники приводит к усложнению процессов производства, ускорению процесса принятия управленческих решений. Прогресс экономики сегодня во многом определяется передовыми информационными технологиями. В наиболее развитых странах, переходящих от индустриального к информационному обществу, стремительное развитие информационных технологий проявляется в усилении информационного обеспечения в экономике и управлении и постоянной диверсификации информационного сектора.

Среди многих факторов, способных  снизить риски и повысить эффективность  организации, особенно выделяется информационный фактор. Не случайно его выделяют как  новый фактор производства вместе с  факторами труда, земли и капитала. В ХХI в. «информация» наряду со «временем», «пространством», «энергией» становятся основополагающей характеристикой описания любого явления реально наблюдаемого мира. Знания, данные, экспертные оценки – все это близкие понятия, отражающие разные стороны информации. Управление в современных условиях тесно связано с информацией.

В современных условиях наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами эффективное информационное обеспечение управления представляет собой ценный ресурс организации. Следовательно, повышение эффективности человеческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.

1.Информационное обеспечение управления

1.1Понятие информационного обеспечения управления

Предпринимательский успех  в значительной мере зависит от наличия  необходимой и достаточной информации о состоянии контролируемых процессов, скорости ее преобразования в директивы, планы, проекты и действия. При изучении связи управления и информации появляются такие понятия, как информационные системы, автоматизированные системы управления, системы управления базами данных и т.д.

Информация - один из ключевых ресурсов, без которого невозможна эффективная деятельность. Информация (лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений. Главное то, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

На практике это представляет собой необходимость органам  управления иметь достаточно четкие представления:

1. о происходящих в обществе, экономике, политике, социальной сфере изменениях, тенденциях их развития;
2. о том, на каком этапе своего развития находится организация и насколько она и реализуемая ею стратегия соответствуют тенденциям и целям социально-экономического развития общества;
3. насколько существующие в организации подходы к управлению отвечают требованиям гармоничного взаимодействия с деловыми партнерами, традициям, культуре управленческих отношений как внутри, так и вне ее;
4. о том, какая стратегия должна быть выработана для организации, чтобы обеспечить ее устойчивое функционирование, удовлетворение жизненных и социальных потребностей персонала.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

1. источникам возникновения:
1. первичная;
2. производная (промежуточная, командная, отчетная);
2. способу фиксации:
1. устная;
2. документированная;
3. направлению движения:
1. входящая;
2. исходящая;
4. стабильности:
1. переменная;
2. условно-постоянная;
5. принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:
1. конструкторская;
2. технологическая;
3. финансовая;
4. бухгалтерская;
5. планово-экономическая;
6. оперативно-производственная.

Информационные ресурсы  управления представляют собой некоторые  сведения, данные, оформленные таким  образам, чтобы обеспечивать удобство принятия решений в области целевой  деятельности. Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется, прежде всего, теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она также зависит:

1. от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия);
2. от количества и характера управляемых, регулируемых параметров;
3. от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта;
4. от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.

Информационные  технологии, обладающие широким информационным пространством, представляют собой  систему «человек-машина», состоящую  из специально обученных и подготовленных людей и технико-технологической  базы. Система информационного обеспечения  представляет собой более широкое  понятие. Это прежде всего система  «человек-машина-сеть-машина-человек». Другими словами, это, с одной  стороны, человек – пользователь системы, с другой – совокупность информационных потоков и иерархий, коммуникационной системы по сбору, переработке и передаче информации об объекте с помощью информационных технологий, а с третьей стороны  – это суммарность методов  и средств по размещению и организации  информации. Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия решений. Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей:

1. потоков информации - вариантов организации документооборота;
2. систем классификации и кодирования информации;
3. унифицированную систему документации
4. различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Информационное обеспечение  управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в  целом. Система управления в настоящее время представляет собой систему управления такими объектами, как процессы, деятельность и персонал. Процессный подход к управлению рассматривает управленческий процесс как последовательную реализацию основных функций управления: планирование, организация и контроль. На рис.1 представлена примерная схема взаимодействия источников информации и управленческого процесса.

На схеме большими оранжевыми стрелками выделен управленческий процесс. По отношению к среде  организации источники бывают внутренние (на схеме – ВИ₁, ВИ₂, ВИ₃, ВИ₄, ВИ₅) и внешние (на схеме – ВнИ₁, ВнИ₂). Внешние источники, к примеру, могут передавать информацию о состоянии внешней среды, а внутренние – об организации или обработанные сведения о внешней среде. Оранжевые стрелки показывает направление движения информации. На рис.1 информация источника ВнИ₁ передается ВИ₁, который осуществляет ее обработку и передачу органу, занимающемуся планированием. Контур взаимодействия внутренних источников информации (отделов организации) показан синими стрелками. Взаимодействие между внутренними источниками информации необязательно носит опосредованный характер.

На схеме видно, что  источники информации для реализации определенной функции управления различны. На разных стадиях управленческого  процесса необходима определенная информация, имеющая характерные особенности:

1. на стадии планирования информация должна содержать данные о целях организации, ее ресурсах, внешней среде, об известных методах и инструментах планирования, возможных источниках информации, стратегических альтернативах и т.д.;
2. на стадии организации – о типах организационных структур, каналах связи, разделении полномочий, степени централизации управления и т.д.;
3. на стадии контроля – о видах контроля, стандартах, показателях результативности, допустимых отклонениях, характеристиках эффективного контроля и т.д.

Общие требования к управленческой информации можно сформулировать следующим  образом:

1. надежность (и достоверность);
2. своевременность;
3. адресность;
4. возможность многократного использования.

Соблюдение всех рассмотренных  выше требований к информации повлияет на субъект (руководство организации) и на объект (работник) управления. Основные положительные результаты объединены в таблице 1.

 

 

 

 

 

 

Таблица 1.

Влияние качества информации на субъекта и объекта управления

пп	Субъект	Объект
11.	Повышение эффективности  управления напрямую зависит от полноты  и своевременности получения  информации	Вовремя доставленная исполнителю  информация является одним из главных  условий успешного выполнения функций  и эффективного достижения поставленных целей
22.	Повышение конкурентоспособности  организации («Кто владеет информацией, тот владеет миром»)	Повышение ответственности  за невыполнение поручения в условиях достаточности информации
33.	Ускоряется реакция  на изменения условий рынка
44.	Упрощение ускорение процесса выполнения функций

 

Рассмотрев влияние информации на управленческий процесс, целесообразно  перейти к проблемам информационно  обеспечения управления. На настоящий  момент можно выделить следующие:

1. деятельность компании в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;
2. невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;
3. трудно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;
4. не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;
5. документы "движутся" медленно; неизвестна стадия, на которой находится процесс; важные бумаги теряются;
6. появляются дублирующие или противоречивые документы;
7. поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;
8. иногда функция информационного обеспечения слабо интегрирована в систему управления;
9. недостаточный уровень обработки информации, неверная трактовка «нужной» и «ненужной» информации.

Этот перечень можно было бы продолжать. Ясно, однако, что без  специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов, накопленные опыт и знания не будут использованы в полной мере для решения насущных задач управления. Нам представляется важным выделить в информационную функцию как  одну из важнейших. В рамках данной функции управлению необходимо определить схему информационного обеспечения  управления, создать необходимую  инфраструктуру, обеспечить надлежащий контроль поступающей и обрабатываемой информации.

 

1.2 Схема информационного обеспечения управления

Напрямую система информационного обеспечения управления зависит от Отдела информационного обеспечения. Сотрудники Отдела информационного обеспечения осуществляют функции по идентификации, экспертизе, архивированию данных, поступающих из внутренних источников и от внутренних пользователей.

Обработанная информация поступает к внешним пользователям  и внешним источникам, в данном случае к руководителю и аппарату управления. Не менее важной функцией Отдела является составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.