Информационное обеспечение систем управления

Общий порядок движения информации в организации можно представить  следующим образом:

После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается  для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к  адресату согласно плану маршрутизации  и исполнения. Копирование, размножение  и доставку документов адресату выполняют  экспедиторы. Внутренние документы  и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние.

Штатная численность сотрудников  отдела информационного обеспечения  определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов.

 

2. Информационное обеспечение управления в таможенных органах

2.1 Система управления в таможенных органах

Система управления в таможенных органах имеет ряд особенностей, которые зависят от уровня управления (Таблица 2). Система таможенных органов  – сложная, неоднородная система  государственных органов, характеризующаяся, с одной стороны, высокой степенью централизации, с другой – рассеянностью  таможенных органов по разным регионам России. Многочисленные таможенные органы, как известно, отличаются разным уровнем  материального, технического, кадрового  обеспечения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2.

Особенности управления на различных уровнях управления в  таможенных органах

Уровень управления	Особенности
Высший (уровень ФТС и  РТУ)	Высокая степень социально-политической ответственности; Долгосрочное планирование; Включенность таможенных органов в систему государственных органов; Использование процессного подхода к управлению.
Средний (уровень таможен  и управление таможенным постом)	Функционирование в рамках свыше заданных границ (компетенция определяется ФТС); Подотчетность ФТС и РТУ.
Низший (лицо, принимающее  решение – таможенный инспектор)	Принятие решения в отношении конкретного участника ВЭД в строго определенных временных пределах; Низкая степень влияния на высшие уровни управления; Ощущение реального воздействия управленческих решений высших уровней управления; Использование ситуационного подхода к управлению.

 

Информация на каждом уровне управления таможенных органов имеет ряд особенностей:

1. Для наивысшего уровня важна оценка экспертов, прогнозы на будущее (в зависимости от которых строятся планы на долговременную перспективу), необходимы данные о существующих системах оформлениях, контроля перемещения, способах сокрытия товаров и т.п., информация о реализации ранее введенного плана, о достижениях и неудачах;
2. Для среднего звена информация должна содержать сведения о необходимых нововведениях, о новых приказах, о реализации планов, о ситуации на подчиненных и т.п.;
3. Таможенный инспектор принимает решения исходя из собственного видения проблемы, в строго определенных рамках. Ему необходима информация о текущей операции (товаре и транспортном средстве, проходящих в данный момент таможенное оформление или подвергаемых таможенному осмотру/досмотру). Он обладает знаниями о процедурах, которые он осуществляет, о нововведениях, об особенностях того или иного мероприятия и т.п.

 

2.2 Этапы развития информационного обеспечения управления в таможенных органах

Информационно - техническое  обеспечение развивалось поэтапно в ходе автоматизации процессов  таможенной деятельности и процессов  подготовки решений.

Процесс автоматизации начался  в конце 80-х годов. Именно в это  время в таможенные органы стали  поступать первые персональные ЭВМ, складываться первые группы специалистов в области программного обеспечения  и средств вычислительной техники. В 1991 году работы по автоматизации возглавляет  вновь созданный Главный научно-информационный вычислительный центр ФТС России, с этого момента автоматизация в ФТС приобретает плановый и систематизированный характер.

В силу ряда объективных  факторов и, прежде всего, из-за сложности  предметной области и сжатых сроков, отпущенных на реализацию, Единая автоматизированная информационная система (ЕАИС) ФТС России, особенно в первые 5 лет своего существования, представляла собой воплощение позадачного подхода, основной целью которого было формирование информационных массивов. Составляющая автоматизации процессов управления в этот период прослеживается весьма слабо, хотя следует вспомнить, пожалуй, первую комплексную автоматизированную систему таможенного оформления пассажиров АСОИ «Пассажир-А», разработанную и внедренную в эксплуатацию в Пулковской таможне. Такая система, имея единое управляющее ядро, объединяла АРМы различной функциональной направленности и не только реализовывала функции накопления информации, но и позволяла эффективно использовать ее в процессе таможенного оформления и контроля пассажиров.

Позадачный подход позволил достаточно быстро сформировать широкий спектр баз данных ЕАИС различной  целевой направленности на всех уровнях  организационной структуры таможенных органов от таможенного поста  до таможенного комитета. Вместе с  тем этот подход породил «очаговую» автоматизацию, когда решались отдельные  задачи, реализовывались отдельные  функции и за редким исключением  отдельные технологические процессы.

Проблемы комплексной автоматизации начали решаться в ЕАИС начиная с 1995 года. Примерами таких решений могут быть системы «АИСТ-РТ21», «ПОТОК-ПИЛОТ», «АСТО», «CUSTOMS FLOW», а также ряд других систем, в которых, в той или иной мере, нашел отражение принцип функциональной полноты при реализации законченных технологических процессов таможенного оформления и контроля. Не умоляя значимости этих систем, составляющих сегодня базис ЕАИС ФТС России, следует отметить, что все они, реализуя информационные таможенные технологии формирования данных системы управления таможенной деятельностью, а также отдельные функции информационного обеспечения оперативного (тактического) управления, практически не затрагивают технологию поддержки принятия решений, которая подразумевает специальную обработку больших информационных массивов с целью выработки решений стратегического управления.

С 1999 года в рамках работ  по ЕАИС получило развитие направление, непосредственно связанное с  реализацией когнитивного подхода, составляющего основу для создания системы контроллинга таможенной деятельности, - система управления, в которой интеллектуальная составляющая поддержки управленческой деятельности является доминирующей. Необходимость реализации информационных технологий поддержки принятия решений вызвана требованиями качественного улучшения управления таможенной деятельностью. Возможность её реализации обусловлена накопленным за десять лет в ЕАИС информационным потенциалом.

Таким образом, таможенная система  за последнее десятилетие инвестировала  определенные средства в автоматизированные информационные технологии, рассчитывая  с их помощью качественно улучшить свою деятельность. В настоящее время  системами оперативной обработки  данных (СООД) ЕАИС обеспечен сбор и  хранение данных, а также наведение  порядка именно в процессах их повседневной обработки, т.е. в основном реализованы ИТТ формирования данных. Вместе с тем ценность данных многократно  возрастает, когда они, приобретая новое  качество, получают возможность быть эффективно анализируемыми. Мало кому не известна парадоксальная ситуация, сложившаяся практически во всех организациях, обладающих большими информационными  ресурсами. Сложно структурировать эти огромные массивы информации, определить их достоверность, распределить по различным уровням и отделам. При этом её очень сложно получить и представить в необходимом виде для анализа и последующего принятия управленческих решений. В этом смысле в большинстве организаций огромные объемы накопленных данных до сих пор или не используются, или используются неэффективно.

Сегодня в базах данных ЕАИС хранятся и обрабатываются огромные объемы информации по различным аспектам таможенной деятельности, включая электронные  копии грузовых таможенных деклараций (ГТД), оформленных таможнями России начиная с 1991 года. Ежедневное поступление  данных по электронным копиям ГТД  составляет от 5 до 7 тысяч записей. Темпы  роста объема базы данных в среднем  составляют около 600 тысяч записей  в квартал. Этот массив данных, насчитывающий  сегодня около 15 миллионов документов объемом более 90 гигабайт, содержит ценнейшую информацию о внешнеэкономической  деятельности России. Умение оперативно и качественно анализировать  такую информацию позволит аналитикам и руководителям таможенной службы глубже проникать в суть происходящих процессов ВЭД, а следовательно, и лучше управлять такими процессами.

В настоящее время автоматизированы функции ввода информации, ее обработки, хранения, контроля, формирования отчетов  и других информационно-справочных документов о таможенных органах. Управляющие  решения готовятся на основе мониторинга  параметров ВЭД, имеющихся результатов  деятельности и ресурсов. При этом технологическую схему принятия решения в качестве составного компонента включается информационно-управляющая технология, которая обеспечивает информационную и интеллектуальную поддержку управленческой деятельности на основе применения аналитических методов и средств, экспертных систем, систем поддержки принятия решений, типовых сценариев управления.

Наличие такого специфического элемента в системе управления означает, что в определенных условиях отдельные  функции и задачи управления могут  быть частично реализованы средствами информационно-управляющей системы. Происходит перераспределение функций  между человеком и информационной системой и изменение роли человека в процессе подготовки и принятия решений.

Информационная система  обеспечивает мониторинг обслуживаемых  ГТД, автоматическую организацию и  ведение очередей в процессе обслуживания участников ВЭД, а также автоматическую реструктуризацию технологии таможенного  оформления и контроля.

В целях подготовки решений  в состав автоматизируемых задач  необходимо включить задачу прогнозирования  объемов внешнеторгового оборота, задачу прогнозирования величины сборов в бюджет, задачу контроля своевременности  поступления платежей, задачу выявления  случаев использования импортных  операций в качестве прикрытия перевода капиталов, задачу прогнозирования  последствий для федерального бюджета  от изменений ставок таможенных пошлин и налогов, задачу прогнозирования  возможных объемов контрабанды, задачу выявления влияния изменений  ставок таможенных пошлин и налогов  на динамику розничных цен и другие.

Целью создания системы автоматизации  является повышение эффективности  управления таможенной службой России на основе оперативной полномасштабной  диагностики процессов деятельности таможенных органов, создания научно-методического  обеспечения принятия управленческих решений и применения, компьютерных информационно-аналитических технологий .

В ЕАИС с ее значительными  информационными ресурсами объективно существует необходимость в реализации информационных технологий анализа  данных и поддержки принятия решений. Создание эффективных средств для анализа данных и прогнозирования их поведения становится едва ли не важнейшей задачей дальнейшего развития ЕАИС.

 

 

2.3 Общая  схема информационного обеспечения  управления в таможенных органах

Управление организацией должно быть направлено на постоянное совершенствование системы совершенствование  системы управления, предполагающее выявление, предупреждение и устранение причин возможных или возникающих  несоответствий, т.е. отклонений результатов  от установленных требований. Эффективная  система управления гарантирует  качество результатов. Говоря о качестве результатов труда, под результатом понимают изделие, разработку, работу или услугу. Применительно к таможенным органам под результатом понимается таможенная услуга. Таможенная деятельность – это один из видов услуг, это своеобразная государственная услуга участникам ВЭД.

Управление таможенной деятельностью  охватывает широкий круг проблем, которые  входят в компетенцию всей вертикали  государственной власти – от законодательных  органов государства для конкретных таможенных органов. Законодательные  и исполнительные органы власти формируют  государственную таможенную политику таможенно-тарифный механизм ее реализации, а ФТС осуществляет ее непосредственную реализацию. В результате эффективность  таможенной деятельности определяется государственной таможенной политики, качеством таможенно-тарифного механизма  регулирования ВЭД и качеством  ее реализации.

Конечно же, эффективность  таможенной деятельности зависит от большого числа факторов, среди которых  и информационное обеспечение управления. В предыдущих главах была подробно описана важность информации для  эффективного управления. Сбор, накопление, преобразование и использование  информации целесообразно проводить  в рамках некоторой относительно самостоятельной системы, которую  и определим как систему информационно-технического обеспечения (ИТО).