Информационное обеспечение социального управления

Использование социальной информации связано с высшим типом  целесообразности — осознанной целесообразностью, присущей только человеку мыслящему, осознанно действующему. Содержанием социальной информации является логическое мышление. Ее материальный носитель — слышимое или видимое слово, знак, речь, которые представляют высший тип сигнала («сигнал сигналов»).

Первоисточником социальной информации является общество, его  разные сферы и стороны жизни.

 

2.2. Классификация  информационного обеспечения в  социальном управлении 

 

Информация классифицируется по различным основаниям:

- сферам общественной жизни (экономическая, социальная, политическая, духовно-культурная);

- источникам поступления (внутренняя и внешняя);

- материальным носителям (бумажная, электронная, электрическая);

- формам носителей (средства массовой информации — радио, телевидение, печатная — книги, газеты, журналы);

- периодам использования (условно-постоянная — справочная, нормативная и переменная — оперативные сведения);

- видам основных функций управления (прогнозная, организационная, контрольно-учебная, регулятивная);

- характеру представления (количественная и качественная) [8, с. 89].

Не всякое знание может  рассматриваться как информация, для понимания ее сущности большое  значение имеет ее смысловое содержание. К информации обычно предъявляются  определенные требования:

1) полнота — отражение  в полной мере управляемых  процессов;

2) достоверность — формирование  на основе объективных данных;

3) оперативность — поступление  в сроки, достаточные для принятия  своевременного решения;

4) недопустимость неиспользуемых сведений («шума»), осложняющих принятие решений;

5) прозрачность — невозможность  различных толкований;

6) экономичность затрат при сборе  информации, максимально возможная  сохранность, наибольшее агрегирование  (сжатие) при передаче на более  высокий уровень управления.

Важно подчеркнуть, что  информация, которой располагает  человек, может быть обыденной, эмпирической, позволяющей человеку ориентироваться  в своей повседневной жизни, и  систематизированной, научной. Для  осуществления управленческих функций необходима научная информация, причем ее характер зависит прежде всего от специфики объекта управления, от задач, которые перед ним поставлены, а также от компетенции управляющего субъекта. Если объектом управления выступает общество в целом, а решение предусматривает преобразование его существенных сторон, необходима комплексная информация о состоянии всех сфер общественной жизни: экономической, социально-политической, духовной, семейно-бытовой. Если речь идет об управлении какой-то отдельной сферой жизни общества, то информация должна отражать прежде всего состояние этой сферы. Скажем, для управления экономикой преимущественно необходима производственно-экономическая информация, политической сферой — политическая информация и т. д.

Управление любой сферой общественной жизни, любым объектом есть и организация труда людей — непременных компонентов любой общественной системы. Поэтому управление обязательно предполагает сбор и переработку социальной информации, касающейся состояния отношений больших групп людей — классов, наций, производственных и иных коллективов, а также отдельных личностей. Например, управляя производственно-технической деятельностью какого-либо предприятия, важно располагать данными о состоянии присущего ему «социального микроклимата», то есть о людях, которые работают на данном предприятии, о сложившихся между ними отношениях [10, с.127].

Информация, используемая в управлении общественными системами, являет собой сложную совокупность, взаимодействие различных информационных потоков. Сюда входит: исходная информация, необходимая для выработки и принятия управленческих решений; сами решения, или управленческие команды, предопределяющие организацию управляющих и управляемых систем; регулирующая информация, представленная различного рода параметрами, нормативами, законами, инструкциями, технологическими картами и т. д.; оперативная информация, поступающая в процессе функционирования системы и характеризующая ее состояние; внешняя информация, поступающая от других систем, коммуникационно (функционально или структурно) связанных с данной системой; контрольно-учетная информация, характеризующая течение и результаты работы системы. Отобрать из многообразия информации данные, имеющие для управления существенное значение, — важная и трудная задача.

Всю информацию можно  подразделить на потоки внутри данной системы, между ее компонентами (внутренняя информация), и потоки информации, циркулирующей  между данной системой и внешней  средой, с которой она состоит  в функциональных связях (внешняя информация).

Информация внутреннего  порядка обеспечивает взаимодействие между звеньями системы, объединяет их в единое целое, обеспечивает их движение к стоящей перед системой общей цели. Информация внешнего порядка  устанавливает коммуникации данной системы с другими системами, оказывающими на нее различного рода воздействие.

Особенно большое значение имеет циркуляция информации между  объектом и субъектом управления. Информация этого рода включает два  типа потоков: потоки, циркулирующие  по каналам прямой связи — от субъекта к объекту (прямая информация); потоки, циркулирующие по каналам обратной связи — от объекта к субъекту (обратная информация). Надлежащая организация прямой информации обеспечивает своевременное и качественное поступление на объект различного рода (исходных, корригирующих, контролирующих и т. д.) команд со стороны субъекта, а обратной информации — поступление в субъект данных о состоянии объекта и достижении (или недостижении) поставленной перед ним цели.

Оптимальным течение  информационных потоков является в том случае, когда при минимуме первичной объективной информации достигается максимум полезной для управления информации, в результате чего обеспечивается эффективное функционирование системы.

Решить задачу оптимума информации весьма трудно, поскольку социальные системы вследствие их многокомпонентности и разнообразия внутренних и внешних взаимодействий являют собой широкую сеть альтернатив, причем не столько равновероятностных, сколько разновероятностных. Естественно, что оптимальное количество информации об общественной системе представляется в натуральном выражении достаточно большим. К тому же часть информации, поступающей от объекта к субъекту, теряется, часть искажается в результате ряда помех не только технического порядка, но и психологического, поскольку выбор сообщений для передачи, а также прием сообщений человеком облекаются в субъективную форму и в определенной мере зависят от его личного опыта, компетентности, психических особенностей. Отсюда особую важность для достижения оптимума информации приобретают методика и техника сбора первичных данных, их репрезентативность, надежность и высокая пропускная способность каналов прохождения информации, методика и техника приема и обработки информации [10, с. 128].

Разработка системы  мер, расширяющих возможности наиболее эффективного использования информации, — важное условие успеха в управлении. Среди этих мер первостепенное значение имеет тщательная подготовка субъекта управления к восприятию, оценке информации, выработка умения оценить ее социальную значимость, выбрать из потока информации наиболее общезначимую, наиболее социальную, поскольку этого типа информация неоценима в управлении. Сбор и обработка социальной информации немыслимы без применения современных технических средств.

 

2.3. Информационное обеспечение управления на примере

УСЗН г.-к. Анапа

 

Управление  социальной защиты населения департамента социальной защиты населения Краснодарского края в городе-курорте Анапа является территориальным органом департамента социальной защиты населения Краснодарского края в городе-курорте Анапа, осуществляющим полномочия на территории данного муниципального образования в области социальной поддержки и социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов, граждан, в том числе детей, находящихся в социально опасном положении или иной трудной жизненной ситуации, предоставления мер социальной поддержки ветеранам войны и труда, жертвам политических репрессий, малоимущим и другим категориям граждан.

 Управление социальной защиты населения департамента социальной защиты населения Краснодарского края в городе-курорте Анапа имеет краткое наименование: УСЗН в городе-курорте Анапа.

Управление  социальной защиты населения состоит  из следующих отделов:

- отдел учёта  и отчётности;

- отдел по  труду и социальным вопросам;

- отдел организации работы с  ветеранами, пожилыми гражданами и реабилитации инвалидов;

-  отдел социальной  поддержки семьи и детей; 

- отдел технического  обеспечения деятельности управления;

- отдел назначения  и выплаты социальных пособий, субсидий и компенсаций.

Систему информационного обеспечения нельзя рассматривать в застывшем виде, так как в этом случае не учитываются ни роль информационных потоков в деятельности учреждения, ни изменения самой системы под влиянием условий. В УСЗН г.-к. Анапа была создана модель информационного обеспечения управления. В ходе подготовительного этапа было построено дерево целей и задач управления, а также установлены конечные результаты работы. Генеральная цель учреждения социального обслуживания - деятельность по удовлетворению потребностей граждан в социальных услугах.

Исходя из генеральной  цели, а также нормативных документов, регламентирующих деятельность учреждений социального обслуживания, в качестве главных целей были предложены следующие:

1. Выявление потребности в конкретных видах социальных услуг, анализ реальной и прогнозирование перспективной потребности в них.
2. Оказание социально-экономической помощи.
3. Оказание социально-медицинской помощи.
4. Оказание социально-правовой помощи.
5. Оказание психолого-педагогической помощи.
6. Профилактика безнадзорности детей и подростков.
7. Оказание помощи по проблемам планирования семьи.
8. Оказание помощи детям с ограниченными возможностями.
9. Проведение социальной адаптации и реабилитации граждан, находящихся в трудной жизненной ситуации.
10. Кадровое обеспечение.
11. Экономическое обеспечение.
12. Материально-техническое обеспечение.
13. Организация управления.

Каждая из основных целей  была разбита на ряд более мелких, а те, в свою очередь, на подцели  и т. д. Таким образом, можно видеть, что  генеральной цели  можно достигнуть при совокупности более мелких, конкретных подцелей. Информирование руководителей для обеспечения принятия эффективного решения также должно происходить по каждому конкретному направлению деятельности. Все потоки информации должны складываться в единую информационную систему, обеспечивающую достижение генеральной цели.

В качестве примера в  табл. 2.1 приведено дерево целей и задач работы по оказанию социально-экономической помощи.

Таблица 2.1

Дерево целей  и задач по оказанию социально-экономической помощи семье и детям

Цели первого уровня
1   2	Выявление и анализ причин, обусловливающих  социальное неблагополучие. Повышение уровня жизни жителей  г.-к. Анапа
Цели второго уровня
1.1 1.2	Участие в сборе, изучение обработанной информации. Прогнозирование развития ситуации на территории.
2.1   2.2 2.3	Организация сотрудничества с различными организациями и частными лицами по привлечению средств для оказания материальной и натуральной помощи нуждающимся. Оказание материальной (вещевой) помощи малообеспеченных семьям. Консультирование по вопросам самообеспечения семьи, улучшению своего материального положения и уровня обеспеченности. Содействие в организации семейного  предпринимательства.
Цели третьего уровня
1.2.1 1.2.2 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2.1 2.2.2	Составление прогнозов динамики социального  неблагополучия граждан. Выявление факторов, которые позволят обеспечить социально необходимый  уровень жизни малообеспеченных семей. Содействие в трудоустройстве, получении или повышении квалификации. Создание БД по вакансиям. Консультации и содействие в получении льгот, пособий и  других выплат. Создание БД малообеспеченных семей. Содействие в улучшении жилищных условий. Создание обменного пункта вещей.

 

Для разработки действенной организационной структуры учреждения недостаточно одних целей деятельности, нужно еще определить ее конечные результаты. Это и было сделано с учетом нормативных документов, а также разработанного дерева целей учреждения социального обслуживания. Для каждого подразделения, исходя из его целей, был выделен свой итог работы, по которому можно было судить об эффективности его деятельности. Ведь, только опираясь на достигнутые результаты, впоследствии можно выявить тенденции, эффективность управленческой деятельности, определить резервы для планирования на будущее.

Под анализом конечных результатов  работы учреждения социального обслуживания понималось рассмотрение итогового состояния деятельности каждого подразделения в целом, а также практических действий по достижению этого итога. Проведение такого анализа предполагало разработку критериев, показателей оценки, на основе которых будет проводиться сравнение, оценка и будут делаться выводы, а также предполагало разработку форм и методов анализа. Оформление результатов целесообразнее проводить в виде таблиц, графиков, схем, диаграмм, поскольку именно эти формы позволяют наглядно представить проделанную работу, проанализировать ее, а не просто сделать краткий отчет. По итогам проблемного анализа результатов стало возможным выдвижение наиболее значимых для развития целей, уточнение их через конкретные задачи и мероприятия годового плана. Это позволило уйти от формализма в постановке задач, планировании и проведении контроля. Для нашего исследования наиболее важен следующий момент: выделение показателей итогового анализа работы учреждения социального обслуживания позволил определить направления сбора информации, действительно необходимой для достижения целей управления.