Информационный менеджмент. Цели, задачи, средства

1. достоверность и точность информации;
2. своевременность получения информации;
3. полнота информации;
4. полезность информации.

Эффективная СЛУВИ, в которой используется регламентированная информация, должны дополняться свободным  обменом информации, то есть в данном случае имеется в виду свободное  и относительно неупорядоченное  распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть дополнены  каналом неформальных сообщений (канал  распространения слухов). В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий  уровень точности у слухов в отношении  непротиворечивой информации о самой  фирме. В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно:

• с помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам формальных сообщений;
• доведение сообщения до заинтересованных лиц гарантировано;
• распространение информации в виде слухов построено по принципу обратной связи. Поэтому руководители имеют возможность получить сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия.

Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому, руководители зачастую намеренно вводят в коллектив  интересующие их сведения.

Опыт  зарубежных специалистов показывает, что при создании СЛУВИ возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер:

• различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне: организационном и техническом;
• каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует в том случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой;
• уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует предъявляемым организации требованиям;
• отсутствие строго разработанной теории управления ИР приводит к тому, что руководители организации не всегда адекватно понимают значение информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб;
• ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение свободы доступа к информации. То есть это возможность использования информации, находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого подразделения. Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники получения информации, а свобода доступа предполагает и знание источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем состоянии. Нарушение сложившейся практики получения информации через дополнительные источники может привести к тому, что руководство фирмы лишится возможности получать объективную информацию.

По  мнению современных специалистов, избегать перечисленных проблем или уменьшить  их влияние можно в том случае, если СЛУВИ будет создаваться  при участии всех руководителей  организации и при их взаимном согласии.

Переходя  к рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое  технология.

Технология – это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.

При организации сбора и регистрации  данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные  виды информационных технологий:

1. сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных;

2. получение  сводного документа, использование  машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.

Технология  информационной деятельности предполагает использование и создание различных  видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.

1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая и научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:

• стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития;
• предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям.

2. Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В  крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации.

3. Формирование баз данных. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:

• система хранения и обновления данных;
• вопрос об основной увязке данных;
• вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД.

Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. 
Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных

4. Создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной ИС – необходимое условие. Создание автоматизированной ИС – изменение методов и принципов работы:

1. Принцип новых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники.
2. Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её ИО должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру. Создание АИС должно осуществляться параллельно с изменениями структуры органов управления, принятых должностных инструкций.
3. Принцип непрерывного подхода.
4. Принцип автоматизации документооборота. При создании АИС предполагается, что обмен информацией будет между управлениями, ЭВМ и сотрудниками.
5. Принцип единой информационной базы. В АИС информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения.

Вышеперечисленные факторы активизируют процесс дальнейшего  внедрения, развития и использования  современных автоматизированных технологий, а также способствует повышению  эффективности удовлетворения информационных запросов.

Заключение

Подводя итог, можно сделать вывод о  том, что бизнес-ресурсы в нашей стране ещё достаточно разрозненны и хаотичны, не всегда отвечают мировым требованиям, попытки одиночных прорывов на мировой рынок зачастую обречены на провал. Нерентабельность многих информационных продуктов ставит под сомнение целесообразность затрат на их создание.

В связи  с этим необходим постоянный контроль над состоянием и использованием всех элементов информационных ресурсов: на всех стадиях необходимо обеспечить и достижение целей, поставленных перед  ресурсами, и планомерное и целенаправленное их развитие в структуре основной деятельности предприятия или учреждения. Всё это в совокупности и представляет собой суть проблемы менеджмента  применительно к информационным ресурсам.

Список используемой литературы:

1. Бакут, П.А. Информационные ресурсы – вопросы теории и практики // ИРР. – 1999. - № 3.
2. Введение в информационный бизнес/Под ред. В.П. Тихомирова и А.В. Хорошилова. – М.: Финансы и статистика, 1996.
3. Инновационный менеджмент: Учебник для вузов/Под ред. С.Д. Ильенковой. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997.
4. Информационные системы в экономике/Под ред. В.В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996.
5. Сергеева, Е.И. Библиотечно-информационный менеджмент: применение в бизнес-информации //НТБ. – 1997. - № 2.
6. Шумилов, Ю.П. Менеджмент информационных ресурсов // ИРР. – 2001. - № 3-