Искусство делового общения

Министерство  образования и науки РФ

Байкальский государственный университет экономики  и права

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа на тему:

Искусство делового общения

 

 

Выполнила:

 

Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Иркутск, 2012

 

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Деловое общение его виды и формы………………………………………….4

2. Деловая беседа как основная форма делового общения…………………….6

2.1. Деловые переговоры………………………………………………………..10

2.2. Деловые совещания…………………………………………………………15

3. Психологические приемы влияния на партнера…………………………….17

4. Деловой этикет………………………………………………………………...28

4.1. Правила этикета……………………………………………………………..29

4.2. Современные взгляды на место этики в деловом общении……………...32

Заключение……………………………………………………………………….34

Список  использованной литературы…………………………………………...36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Важным  видом отношений людей друг с  другом и необходимой частью человеческой жизни, является деловое общение.

Характерной особенностью делового общения является то, что его содержание и цели, как правило, направлены на решение  текущих и перспективных задач  коммерческой деятельности фирм. Однако деловое общение – это сложный  и многогранный процесс, который  может выступать одновременно и  как процесс взаимодействия индивидов, и как информационный процесс, и  как отношение партнеров друг к другу, и как процесс взаимовлияния  друг на друга, и как процесс сопереживания  и взаимного понимания друг друга. Если в деловом общении не возникает  взаимопонимания, то коммуникацию нельзя считать состоявшейся.

Знания  личности позволяют определить, насколько  эффективными могут  быть деловые  отношения с конкретным  человеком.

Но  для обеспечения высокого  уровня общения руководитель  должен уметь  пользоваться технологиями  общения, основанными на психологических  знаниях. Так, нужно обязательно  учитывать, что в процессе общения  между партнерами, коллегами может  возникнуть напряженность и даже  конфликтная ситуация, например, из-за неуважения к чувству собственного достоинства. Или, также, неумелое пользование  словом может привести к значительным информационным потерям, а следовательно, к сбоям в выполнении служебных обязанностей.

  Этика делового общения основывается  на таких правилах и нормах  поведения партнеров, которые  в конечном  счете способствуют  развитию сотрудничества, т.е. укрепляют сущностную основу деловых отношений.  Смысл этих правил и норм  – укрепление взаимного доверия,  постоянное информирование партнера  о своих намерениях и действиях,  исключение обмана и дезориентация  партнера.

 

1. Деловое общение, его виды и формы

       Искусство общения, знание психологических особенностей и применение психологических методов крайне необходимы специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты типа "человек-человек" – политикам, бизнесменам, менеджерам и многим другим. Таким образом, умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, расположить их к себе нужно каждому. Это умение лежит в основе жизненного и профессионального успеха. Необаятельный, угрюмый человек будет испытывать затруднения в общении с коллегами, ему сложно будет устанавливать контакты с деловыми партнерами, добиваться успехов на переговорах. Залог успеха любых начинаний делового человека, какую бы задачу он ни решал, - создание климата делового сотрудничества, доверия и уважения.

Общение с людьми – это наука и искусство. Здесь важны и природные способности, и образование. Именно поэтому тот, кто хочет достичь успеха во взаимодействии с другими людьми, должен учиться  этому. В зарубежных странах учебных  заведениях проблеме общения уделяется  огромное внимание. В обучающие программы  обязательно включаются этика и  психология делового общения, большим  успехом пользуются социально-психологические  тренинги по общению, издаются многочисленные пособия, способствующие освоению и  применению психологических приемов  делового общения.

Деловое общение — это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).

Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы.

В целом  деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его  процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем  прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для  обеих сторон). В обычном дружеском  общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой  момент.

Деловое общение реализуется в  различных формах:

- деловая  беседа;

- деловые  переговоры;

- деловые  совещания;

- публичные  выступления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Деловая беседа как основная форма делового общения

    Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой. Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению. Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения. Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся:

- Взаимное общение работников из одной деловой сферы;

- Совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

           - Контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;           

поддержание деловых  контактов;

- Стимулирование деловой активности.

Основными этапами  деловой беседы являются:

А) начало беседы;

Б) информирование партнеров;

В) аргументирование выдвигаемых положений;

Г) принятие решения;

Д) завершение беседы.

    Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые они хотят получить. Но практически всегда появляется "внутренний тормоз", когда речь идет о начале беседы. Как начинать? С чего начинать? Какие фразы более всего подходят? Некоторые партнеры допускают ошибку, игнорируя этот этап, переходят сразу к сути проблемы. В любом случае на этом этапе беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику. Ведь начало беседы — это своеобразный мостик между нами и собеседником.

      На первой фазе беседы ставятся следующие задачи:

- установить контакт с собеседником;

- создать благоприятную атмосферу для беседы;

- привлечь внимание к теме разговора;

- пробудить интерес собеседника.

Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и  не успев начаться, особенно если собеседники  находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию и т.д.). Причина заключается в том, что  первые фразы беседы оказываются  слишком незначительными. Следует  иметь в виду, что именно несколько  первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушать  нас или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора — часто из любопытства  или ожидания чего-то нового. Именно первые два-три предложения создают  внутреннее отношение собеседника  к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас. Ниже приведены  несколько типичных примеров так  называемого самоубийственного  начала беседы. Так, следует всегда избегать извинений, проявления признаков  неуверенности.

Негативные примеры: "Извините, если я помешал..."; "Я бы хотел еще раз услышать..."; "Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать... ".

 

Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения  к собеседнику, о которых говорят следующие фразы: "Давайте с вами быстренько рассмотрим... "; "Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам... "; "А у меня на этот счет другое мнение...".

Не следует  своими первыми вопросами вынуждать  собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки  зрения психологии это промах. Существует множество способов начать беседу, но практика выработала ряд "правильных дебютов". Вот некоторые из них.

1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы.

2. Метод "зацепки" позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

3. Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу, без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: мы вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот прием является "холодным" и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов. Конечно, трудностей в начале беседы не избежать. Любой человек, живущий в гуще событий и общающийся со множеством людей, постепенно накапливает опыт, формирует свои представления о приемах общения с людьми. Это следует иметь в виду, если возникают сложности в начале беседы, особенно с незнакомыми собеседниками. Типичным примером является спонтанное возникновение симпатии или антипатии, в основе которых лежит личное впечатление, вызванное тем, что наш собеседник нам кого-то напоминает. Это может оказать позитивное, нейтральное или даже негативное воздействие на ход беседы. Особенно опасно, если случайное впечатление подкрепится схематичным мышлением. Таким образом возникают предубеждения и предрассудки. В таких случаях нужно действовать осмотрительно, не торопясь.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1 Деловые переговоры

Переговоры — это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы. Переговоры предназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда, или с большим трудом, или вообще не прийти к, согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения. В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель. Обобщенная схема их проведения имеет следующий вид:

1. Подготовка переговоров

2. Проведение переговоров

3. Завершение переговоров

Подготовка деловых  переговоров. Успех переговоров всецело зависит от того, насколько хорошо вы к ним подготовились. До начала переговоров необходимо иметь разработанную их модель: четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему; обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В зависимости от трудности переговоров может быть несколько проектов; наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно, уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах; определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию. Реализация данной модели возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров будут изучены следующие вопросы:

1) цель переговоров;

2) партнер по  переговорам;

3) предмет переговоров; 

4) ситуация и  условия переговоров; 

5) присутствующие, на переговорах; 

6) организация  переговоров. Проведение переговоров.

 В практике  менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:

• Вариационный метод
• Метод интеграции
• Метод уравновешивания
• Компромиссный метод
• Вариационный Метод.