Искусство делового общения

    При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны), выясните следующие вопросы:

- В чем заключается идеальное (независимо от условии реализации) решение поставленной проблемы в комплексе?

- От каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказаться?,

- В чем следует видеть оптимальное (высокая степень вероятности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам?

- Какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.)?

- Какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок?

Метод интеграции. Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития-кооперации; Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций. Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции, не упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров Вы от него ожидаете.

Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывайте приведенные ниже рекомендации. Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение. Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами. Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества. Обдумайте также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации. Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые Предложения). Чтобы приблизиться к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки. Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия.

Приведенные методы ведения переговоров носят общий  характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение. Завершение переговоров. Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались  в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных  моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности  в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч. При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание не. на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих соопределение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем; Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем .разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Деловые совещания

Деловое совещание - один из самых ответственных видов  деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность  проведения совещаний очевидна. Они  необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения  их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более  быстрого доведения конкретных задач  до исполнителя, но самое главное, для  эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив. Одна из основных задач ведущего делового совещания - привлечь как можно  больше фактов, чтобы более полно  оценить сложность обсуждаемой  проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка  зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они  или нет в своем понимании  проблемы. В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

1. Оставаться  на нейтральных позициях. Это  положительно воздействует на  эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно поддерживать  разговор.

3. Немедленно  принимать меры в случае возникновения  эмоционального напряжения.

4. Выслушивать  мнения всех оппонентов.

5. Нетерпимо относиться  к экскурсам в прошлое и  к отклонениям от темы.

6. При необходимости  уточнять сообщения отдельных  участников: «Что именно вы имеете  в виду?». 

7. Чаще подводить  промежуточные итоги, для того  чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания  должен определить основные цели, которые  он собирается достичь с помощью  этого метода работы. Совещания могут  проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о  чем могут свидетельствовать  частые совещания), проявления руководителем  собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Во-вторых, руководитель должен определить вид  совещания, которое он планирует  проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание. Информационное или инструктивное  совещание служит для передачи служебной  информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для  письменных распоряжений или при  желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Целью  оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск  оптимальных решений, вынесение  на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных  проектов. Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или  авторитарный. Дипломатический стиль  предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные  идеи согласуются между собой. При  этом неизбежны компромиссы. При  авторитарном стиле руководства  некоторые участники стремятся  «протащить» свои проекты, действуют  напористо. При таком ведении  совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество  предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений. Авторитарное ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.

3. Психологические приемы влияния на партнера

Деловое общение  требует от человека высокой психологической  культуры, а также постоянного  изучения и учета эмоциональной  стороны деловых отношений. Тот, кто считает, что понятие "чувства" неприменимо к работе, способен вызвать  многочисленные и дорогообходящиеся конфликты. Многие встречались со штампами: "поговорим по-деловому", "оставим в стороне наши чувства", "наша работа - это только дело, и никаких эмоций" и т.д.

Возможно ли это? Разве чувства - не часть нас самих, разве они не влияют на наши решения, нашу работу, нашу жизнь? Разум и  эмоции - неразрывные составляющие человека. Все попытки отделить чувства, подавить их или даже запретить бесперспективны и, в конечном счете, вредны. Чувства, подавленные и скрытые, не исчезают, они воздействуют изнутри и часто проявляются в еще более острых формах. Известно, что эмоциональное в человеке многократно перевешивает рациональное в нем. Это знание способно приносить весомую дань тому, кто будет разумно воздействовать на это "слабое" место человека.

Спросите себя: какого собеседника вам легче  убедить в своей правоте - того, кто относится к вам с искренней  симпатией, или того, кто относится  к вам с явной антипатией? Ответ  очевиден. При прочих равных условиях люди легче принимают позицию  того человека, к которому испытывают эмоционально-позитивное отношение  и, наоборот, труднее принимают (и  нередко отвергают) позицию того человека, к которому испытывают эмоционально-негативное отношение.

Однако как  управлять этим фактором, каковы приемы его использования в практике делового общения? Существует категория  людей, которые умеют располагать  к себе других индивидов, практически  сразу завоевывать их доверие, вызывать к себе чувство симпатии, т.е. формировать  аттракцию (от лат. attrahere – при влечение, притяжение). Анализ поступков таких людей показывает, что в процессе общения они используют психологические приемы формирования аттракции, приемы, которые, как правило, скрыты от собеседника. Но если эти приемы существуют, значит им можно обучить тех, кому это необходимо.

Всегда ли мы осознаем, почему нас тянет к определенному  человеку или что нас от него отталкивает? Как можно объяснить выражения  типа "что-то в нем располагает" и "чем-то он неприятен"?

Во время общения  с партнером на наши органы чувств поступает огромное количество сигналов. Но не все они осознаются. Например, вы беседуете с человеком, но не можете, закрыв глаза, назвать цвет его галстука. Сигнал, который воздействовал на наши органы чувств, но не зафиксирован, может и исчезнуть для вас  бесследно, а может и не исчезнуть. Все зависит от того, насколько  этот сигнал значим для данной личности, несет ли он в себе достаточный  эмоциональный заряд для нее. Минуя сознание, эмоционально значимый сигнал остается в сфере бессознательного и оттуда оказывает свое влияние, которое проявляется в виде эмоционального отношения.

Что же произойдет, если в процессе общения послать  партнеру сигналы таким образом, чтобы, во-первых, сигнал имел для партнера достаточное эмоциональное значение, во-вторых, чтобы это значение было для него позитивным, а в-третьих, чтобы партнер не осознавал этот сигнал? Возникает такой эффект: партнер по общению будет утверждать, что "чем-то это общение было приятным", "что-то в нем есть располагающее". Если же делать это с данным партнером не один раз, то у него будет вырабатываться достаточно стойкое эмоционально-позитивное отношение. Расположив таким образом к себе человека, т.е. сформировав аттракцию, вы теперь с большей вероятностью добьетесь принятия им вашей позиции, его внутреннего согласия с ней.

С помощью этих приемов нельзя никого и ни в чем  убедить и ничего никому доказать, а можно лишь расположить к  себе собеседника. Много это или  мало для повышения эффективности  вашего делового общения - пусть каждый из вас решит сам.

Какие же это приемы?

Прием "имя собственное". Он основан на произнесении вслух имени (или имени-отчества) человека, с которым вы разговариваете. И это не только вежливость. Звук собственного имени вызывает у человека не всегда осознаваемое им чувство приятного. Д.Карнеги писал, что звучание собственного имени для человека - самая приятная мелодия. Каков же психологический прием возникновения приятного ощущения, когда человек слышит обращенное к нему его собственное имя?

Вот его составляющие.

1. Имя, присвоенное  данной личности, сопровождает его  от первых дней жизни и до последних. Имя и личность неразделимы.

2. Когда к человеку  обращаются, не называя его по  имени, - это "обезличенное" обращение.  В этом случае говорящего интересует человек не как личность, а лишь как носитель определенных служебных функций. Когда же к человеку обращаются и при этом произносят его имя (а имя - символ личности), таким образом, вольно или невольно, показывают внимание к его личности.

3. Каждый человек  претендует на то, что он личность. Когда же эти претензии не удовлетворены, когда кто-то ущемляет нас как личность, мы это чувствуем.

4. Если человек  получает подтверждение, что он  личность, то это не может не  вызвать у него чувства удовлетворения.

5. Чувство удовлетворения  всегда сопровождается положительными  эмоциями, которые необязательно  осознаются человеком.

6. Человек всегда  стремится к тому, кто (что)  вызывает у него положительные  эмоции.

7. Если некто  вызывает у нас положительные  эмоции, то он не вольно притягивает к себе, располагает, т.е. формирует аттракцию.