Исследование целей управления

цели должны быть конкретными, обладающими необходимой специфичностью, помогающей однозначно определить, в каком направлении должно осуществляться функционирование организации. Цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки её следует достичь и кто должен достигать цель. Чем более конкретна цель, тем легче выразить стратегию её достижения. Если цель сформулирована конкретно, то это позволяет добиться того, что все или подавляющее большинство сотрудников организации будут легко понимать её, а, следовательно, знать, что их ожидает впереди;

цели должны быть совместными. Совместность предполагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели – долгосрочным. Но временная совместимость не является единственным направлением установления совместности целей. Важно, чтобы не противоречили друг другу цели, относящиеся к прибыльности и к установлению конкурентной позиции, или цели усиления позиции на существующем рынке и цели проникновения на новые рынки, цели прибыльности и благотворительности. Также важно всегда помнить, что совместности требуют цели роста и цели поддержания стабильности;

цели должны быть приемлемыми для основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать. При формулировании целей очень важно учитывать то, какие желания и потребности имеют работники. Учитывая интересы собственников, занимающих ведущую роль среди субъектов влияния на организацию и заинтересованных в получении прибыли, менеджер, тем не менее, должен стараться избегать при выработке целей ориентации на получение большой краткосрочной прибыли. Он должен стремиться к установлению таких целей, которые бы обеспечивали большую прибыль, но желательно в долгосрочной перспективе. Так как покупатели (еще один субъект влияния на организацию) играют в настоящее время ключевую роль для выживания организации, менеджеры при установлении целей должны учитывать их интересы, даже если они ведут к сокращению прибыли за счет уменьшения цены или увеличения издержек для повышения качества продукта. Также при установлении целей необходимо учитывать интересы общества, такие, например, как развитие условий среды проживания в местном масштабе и т.п.

На каждом уровне организации  возникают частные цели, причем только их совокупность необходимо рассматривать  как некоторую цель определенного  уровня управления. Отсюда возникает  необходимость структуризации целей  и построения дерева целей.

Следовательно, в теории организации понятие цели является одним из основных. Без определения  этого понятия, без выявления  соотношений цели, средств достижения целей, оценки эффективности путей  достижения целей нельзя решать проблему проектирования организации. Это означает, что без четкого формулирования целей функционирования нельзя комплексно решить ни одной проблемы, связанной  с построением организации, с  планированием их деятельности, оценкой  эффективности.

Таким образом, проектирование целей организации является обязательным и важным этапом процесса проектирования общей системы управления.

 

Рисунок 1

Исследование  и проектирование целей организации.

 

Рассмотрим эти этапы.

Этап 1. Исследуется предназначение организации, общая цель системы, определяемая ее назначением. При анализе важно  не смешивать понятия целевого назначения системы и критерия эффективности. В отличие от цели организации, определения  направления и смысла функционирования системы, основной ее задачи, критерий эффективности является показателем, определяющим степень достижения этой цели.

Этап 2. Формируются качественные цели организации, осуществляемые в  две стадии. Вначале формируются  качественные цели функционирования организации, вытекающие из Положения данной организации, регламентирующего ее деятельность, а затем выбираются качественные характеристики цели. Формулировка цели должна быть предельно четкой и указываться  в повелительном наклонении.

Этап 3. Производится ранжирование целей функционирования организации, осуществляемое для обоснования  выбора целей функционирования, положенных в основу дальнейшего проектирования организации. Поскольку все реальные организации - многоуровневые, ранжирование целей должно осуществляться на всех выбранных Уровнях управления. Ранжированные  цели не возникают сами по себе. Они  вытекают из глобальных целей функционирования, которые, в свою очередь, регламентируются решениями вышестоящих организаций, постановлениями, положением об организации.

Роль целей  в управлении организаций.

Наличие целей является очень  важным в организационном успехе. Они обеспечивают направленность действий, сплачивают людей, создают возможность  для эффективной работы организации. Цели выполняют ряд полезных и  практических функций, помогая управлению организацией и пониманию того, почему существует организация и почему люди и ней поступают так, а не иначе.

Цели оправдывают существование, законность организации как для  работающих в ней людей, так и  для общества. Через цели люди определяют, подходит ли им организация или нет. Уход работников с обанкротившегося предприятия ликвидирует это  предприятие. Цели нередко помогают предприятию избежать закрытия или  ликвидации в условиях быстро меняющейся конъюнктуры общественного мнения (например, экологически вредные предприятия).

Цели не только привлекают людей в организацию, но и ограничивают деятельность членов организации, регулируют их поведение. Такая цель рабочей  группы, как повышение качества, требует соблюдения технологической  дисциплины, определенного отношения  к работе.

Цели определяют природу  организации для ее членов и тем  самым заставляют их брать на себя соответствующие обязательства. Так, работа в угольной шахте подвергает жизнь человека определенному риску.

Цели являются главным  мотиватором, направляют поведение людей, удовлетворяя их потребности. Так, выход предприятия на лидирующие позиции в отрасли удовлетворяет и материальные (максимальная прибыль), и моральные потребности (гордость за организацию) работников.

Цели уменьшают неопределенность, разъясняя людям, что организация  преследует в своей деятельности. Ставя цель — обойти конкурентов, организация устраняет неопределенность в своей организационной миссии, а ее члены получают четкое представление  о том, за какие действия они будут  вознаграждены.

Цели помогают организации  познавать и приспосабливаться  к окружающей действительности. По целям можно ориентироваться  в движении, сравнивать себя с другими, определять соответствие требованиям.

Цели обеспечивают основу для конструирования организации. Многое другое тоже влияет на это, но цели — в первую очередь. Так, цель укрепить позицию компании на рынке ведет  организацию к созданию нового подразделения (например, НИОКР, маркетинг и т. п.).

 

1.2 Глобальная  цель организации и цель функционирования  определенных подразделений

 

Основная цель организации  – четко выраженная причина ее существования – обозначается как  миссия. Цели вырабатываются для осуществления  этой миссии.

Значение соответствующей  миссии, которая формально выражена и эффективно представлена сотрудникам  организации, невозможно преувеличить. Выработанные на ее основе цели служат в качестве критериев для всего  последующего процесса принятия управленческих решений. Если руководители не знают, какова основная цель их организации, то у них не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление  и ориентиры для определения  целей и стратегий на различных  организационных уровнях.

Формулировка миссии организации  должна содержать следующее:

1. Задача фирмы с точки зрения ее основных услуг или изделии, ее основных рынков и основных технологий. Проще говоря, какой предпринимательской деятельностью занимается фирма?

2. Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы.

3. Культура организации. Какого типа рабочий климат существует внутри фирмы? Какого типа людей привлекает этот климат?

Установление целей, ради достижения которых формируется, функционирует  и развивается организация как  целостная система - это исходный момент в деятельности управленца, приобретающий все большее значение в условиях развивающейся рыночной экономики. В результате разгосударствления и демонополизации, законодательного закрепления многообразия форм собственности, децентрализации и регионализации управления экономикой в ней с  каждым годом увеличивается число  вновь образуемых объектов управления. Каждый из них начинает свой жизненный  цикл со стадии создания, на которой, прежде всего, определяются цели и задачи организации, ее специализация, размеры, ресурсы, рынки  потребителей продукции или услуг. Целевая функция начинается с  установления общей цели предприятия, выражающей причину его существо. В ней обычно детализируется статус предприятия, декларируются принципы его работы, заявления и действительные намерения руководства, дается определение  самых важных характеристик организации.

В прежних условиях хозяйствования наши предприятия не определяли свою миссию, так как при централизованном управлении цели и задачи каждого  управляемого объекта устанавливались  и жестко диктовались сверху. Как  правило, они раскрывались через  систему плановых заданий и показателей  использования выделенных центральными органами ресурсов. Сейчас вступив  в силу, законы рыночной экономики  требуют определенных правил поведения  хозяйствующих субъектов. Среди  них - обнародование миссии организации, дающей представление о ее назначении, необходимости и полезности для  окружающей среды, сотрудников, общества в целом.

Наукой менеджмента не выработаны какие-либо универсальные  правила, применяемые при формулировании миссии. Поэтому существует множество  самых разнообразных подходов к  определению миссии и к ее содержанию, отражающие оценку роли и значения организации, в первую очередь, со стороны  руководителей, принимающих решения. Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: какова главная цель организации? На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителей (покупателей производимой продукции), причем не только в настоящее время, но и в перспективе.

Этапы формирования целей

Процесс формирования целей  укрупнено представляется тремя этапами:

1. Анализ исходной информации. Анализу подлежат, нормативные документы,  различные государственные программы,  дынные о территории, схемы развития  и размещения производительных  сил, мировой и отечественный  опыт и т.д.;

2. Написание сценария. Сценарий  представляется как инструмент  упорядоченности нашего представления  о будущем. Систематизация черт  этого будущего в едином документе.  Систематизация черт этого будущего  в едином документе. Сценарий  как модель содержит два важных  аспекта:

а) описание существующих позитивных и негативных тенденций, т.е. разрабатывается  модель современного состояния;

б) разрабатывается модель будущего состояния. Это анализ тенденций  будущего в зависимости от ситуаций, которые могут возникнуть и оказать

влияние на развитие системы. Общесистемные цели задаются в качественном виде и определяются, какими видами деятельности будет заниматься организация. Рассматриваются два варианта представления  о будущем:

опорное представление, на основе экстраполяции и факторного анализа;

целевое представление. То есть, то чего хочет добиться компания в  будущем.

При этом целевое отношение  рассматривается в трех аспектах: пессимистическом, реалистическом и  оптимистическом.

Задача сценария состоит  в анализе всевозможных ситуаций, выборе наиболее вероятного состояния  и путей его достижения.

3. Декомпозиция целей.  Основываясь на главных свойствах  целей, развертываемости и подчиненности, конечная цель раскладывается на составляющие подцели таким образом, чтобы конъюнкция этих подцелей определялась в конечную цель.

Инструментом, с помощью  которого осуществляется систематизация целей является модель - "дерево целей".

 

Понятие дерева целей

 

В организационной системе  управления с иерархической структурой цели подсистем разного уровня исследуются  и формируются в соответствии с выполняемыми ими функциями. При  этом совокупность целей подсистем  одного уровня должна обеспечивать выполнение цели той подсистемы более высокого уровня, которой они подчинены.

Совокупность последовательно  дробящихся целей в соответствии с понижающимся уровнем подсистем  называют деревом целей. Таким образом, цели отдельных подсистем увязываются  в схеме дерева целей, которое  является наглядной графической  моделью иерархической взаимосвязи  целей системы в целом и  отдельных ее подсистем.

При построении дерева целей  важная роль принадлежит эвристическим  методам, экспертным оценкам, необходимость  использования которых обусловлена  большой неопределенностью в  решении этих задач. Сложный характер формирования дерева целей не позволяет  построить достаточно строгую математическую модель целеобразования. Однако накопленный опыт формирования и использования деревьев целей при построении систем управления организациями различного назначения позволил сформулировать следующие общие правила и средства реализации процедуры целеобразования.

Ни одна цель высших уровней  иерархии не достигается непосредственно, а лишь посредством достижения подцелей, на которые она распадается. В  то же время это не обычное сложение подцелей, так как каждая из подсистем  может обладать дополнительными  подцелями, не взаимосвязанными с глобальной целью системы.

Средства к достижению общей (глобальной) цели являются ее подцелями.

Цели нижних ярусов всегда являются средствами достижения целей высших ярусов и дерево целей реализуется наиболее эффективно, если каждая подсистема стремится достичь своей подцели, имея в виду общую цель всей системы.

В системе существуют состязательность целей и их взаимоподдержка, которые проявляются на всех ярусах дерева целей.

Состязательность целей  выражается в том, что иногда приходится поступаться степенью реализации одной  цели во имя другой. Взаимная поддержка  целей выражается в том, что нередко  достижение одной цели способствует реализации другой. На более низких ярусах дерева целей очень часто  наблюдается взаимопереплетение целей. Выявление, анализ и учет, как состязательности, так и взаимосвязи и переплетение целей дают важный материал для принятия обоснованных решений и оценки их последствий.