Кадровое делопроизводство

 

Группа  правовых норм	Наименование  нормы права	Комментарий
Общие                 правоустанавливаю-щие законы РФ	- Трудовой кодекс  РФ          - Гражданский кодекс РФ           - Кодекс РФ об административных          правонарушениях              - Уголовный кодекс РФ	- Целью ТК  РФ является защита прав и интересов и работников, и работодателей, а основной задачей  - "создание необходимых правовых  условий для оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства..."              - ГК РФ устанавливает правовые основы    деятельности юридических лиц, а также документирования этой  деятельности. В ряде статей ГК РФ  установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.                      - КоАП РФ устанавливает административную ответственность в случаях совершения административных правонарушений должностными лицами и организациями, в т.ч. в работе  с документами и информацией.           - УК РФ устанавливает уголовную          ответственность за неправомерные       действия с документами и информацией
Государственные       стандарты в сфере     работы с документами	- ГОСТ Р 6.30. - 2003        «Унифицированные системы документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов»       - ГОСТ Р ИСО 15489 - 1-2007  «Управление документами. Общие требования»            - ГОСТ Р 51141-98  «Делопроизводство            и архивное дело. Термины и определения»	Государственные стандарты в сфере  работы с документами определяют  правила создания, оформления  и работу с документами, образующимися в деятельности любой организации (предприятия), обеспечивающими защиту интересов субъектов социально-трудовых отношений и увеличивающих   эффективность управленческого труда. Хотя некоторые положения стандартов носят рекомендательный характер, единые требования к документам  обеспечивают удобство работы  с ними, уменьшают затраты времени на создание и обработку документов
Общероссийские        классификаторы        технико-экономической         и социальной          информации	- Общероссийский  классификатор                специальностей по образованию (ОКСО)        - Общероссийский классификатор                управленческой документации (ОКУД)                       - Общероссийский   классификатор профессий рабочих, должностей          служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)            - Общероссийский классификатор объектов  административно-территориального деления (ОКАТО)                      - Общероссийский  классификатор предприятий  и организаций (ОКПО)	Общероссийские  классификаторы  являются составной  частью Единой  системы классификации  и кодирования   информации и  предназначены для обеспечения  достоверности, сопоставимости и автоматизированной  обработки информации в таких сферах, как статистика, экономика и других, для решения задач, связанных  с оценкой численности, учетом состава и распределением кадров по  категориям, уровню квалификации, условиям труда, вопросам обеспечения  занятости, организации заработной  платы, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах на всех уровнях управления народным  хозяйством и т.п.
Регламентация         порядка работы        и оформления          документов по кадрам	- Федеральный  закон  от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О  персональных данных» (в ред. 25.07.2011)  - Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов РФ» (в ред. от 11.12.2002)         - Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»  (в ред. от 06.04.2011)     - Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»  (в ред. от 08.11.2007)         - Федеральный конституционный закон        от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе  РФ» (в ред. от 28.12.2010)         - Указ Президента РФ от 11.12.1993 № 2126 «О Государственном флаге РФ»        (в ред. от 28.09.1999)         - Федеральный    конституционный закон от   25.12.2000 № 1-ФКЗ           «О Государственном флаге РФ (в ред. от 28.12.2010)         - Постановление Правительства РФ             от 27.12.1995 № 1268  «Об упорядочении изготовления, использования, хранения      и уничтожения печатей  и бланков                    с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»        (в ред. от 14.12.2006)         - Постановление Правительства РФ             от 04.09.1995 № 870  «Об утверждении Правил  отнесения сведений, составляющих   государственную тайну,  к различным степеням  секретности»  (в ред. от 22.05.2008) и др.	Федеральный закон "Об информации,      информационных технологиях и о защите  информации" устанавливает  обязательность документирования  информации, определяет ряд терминов  (информация, документированная информация и др.), обязывает  предприятия и организации всех форм  собственности предоставлять  соответствующую требуемую информацию государственным органам. Указанные документы содержат нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых  документов, а также требования  к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи,           требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т.д.
Общие требования      к документированию    управленческой        деятельности	- Постановление  Правительства РФ от 16.04. 2003 г.  № 225 «О трудовых книжках» (вместе  с "Правилами ведения и хранения  трудовых книжек, изготовления бланков  трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей») (в ред. от 19.05.2008)  - Универсальный сборник должностных инструкций / под ред. А.В. Касьянова. − М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2009. − 576 с	Излагается общий  порядок подготовки    и оформления управленческой            документации в министерствах           и ведомствах - особенности оформления  отдельных организационно-              распорядительных документов,           описывает процедуру документооборота   (от регистрации поступающего           в организацию документа до передачи    дел на архивное хранение).  Типовые инструкции используются  в организациях в качестве примера  для создания собственных регламентов документационного обеспечения          управления персоналом
Составление           и использование       номенклатуры дел,     хранение документов   по кадрам	- Федеральный закон  от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле  в РФ"   (ред. от 13.05.2008)         Приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010  № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»	Определяют порядок  формирования,       хранения, учета и использования  архивных документов. Кроме того, работа со специфической  документацией (бухгалтерская,  кадровая, торговая и другая)  регламентируется специальными актами

 

Анализ нормативной  базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что «вместо системы  взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы были приняты и продолжают действовать нормативные правовые и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные аспекты кадрового делопроизводства.»⁶ Остаются не решенными важные для трудовых отношений вопросы (например, правильное оформление отзыва работника из отпуска, изменение совместительства на основную работу, использование факсимильной подписи, форма и реквизиты докладной, объяснительной, служебной записок, уведомительных актов).

По этой причине инициативной группой при Комитете Государственной Думы по труду и социальной политике было предложено составить проект Закона с рабочим названием «О документировании отношений в сфере труда», к предмету правового регулирования которого отнесены система кадрового учета, документирование основных этапов реализации трудового отношения, организация кадрового делопроизводства.⁷

Инициаторы предлагают отразить в законопроекте такие  вопросы, как:

• определение основных «кадровых» понятий − служба кадров, учет кадров, кадровое делопроизводство, объём документооборота кадровой документации;
• статус службы кадров, её задачи, принципы деятельности, основные полномочия;
• определение перечня документов, применение которых обязательно при оформлении отношений в сфере труда (локальных нормативных актов, организационно-распорядительных, информационных документов, документов по учету личного состава, в том числе и унифицированных);
• установление обязательных реквизитов документов, при наличии которых они будут иметь юридическую силу, а также вопросы использования печатей и штампов работодателя;
• перечень обязательных локальных нормативных актов, порядок их разработки, согласования, утверждения, ознакомления, внесения изменений;
• учёт и регистрация кадровых документов, их систематизация и контроль за исполнением;
• хранение и архивация кадровых документов.

Важно, что инициаторы учли «компьютеризацию» общественных отношений и стремление представителей крупного, среднего и малого бизнеса  к оптимизации протекающих внутри компаний процедур путем ведения  электронного документооборота в целях сокращения финансовых и временных издержек на оформление документов. Предлагается отразить в законопроекте статус электронного «кадрового» документа, порядок его создания, подписания и хранения, обязательные реквизиты и возможности использования вместо бумажного носителя. Для этого необходимо учесть положения Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также положения ГОСТ Р 53898-10 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», утверждённого 26 октября 2010 г. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что  любой кадровый документ фиксирует  юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Состав кадровой документации мы рассмотрим в следующей главе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3.  Состав кадровой документации предприятия.

 

Документирование процедур управления персоналом представляет собой «запись информации о кадрах и кадровых процессах, проводимых в организации, на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ.»⁸

Организация кадрового  делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:

• оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
• организовать учет личного состава;
• обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;
• обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;
• оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;
• обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
• организовать учет рабочего времени;
• обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
• организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.

Эти и другие задачи требуют  проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на 2 группы  (схема представлена ниже) и включает в себя:

• организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;
• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
• персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;
• учетные документы: личные карточки Т - 2, личный листок по учету и т.д.;
• плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
• отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.
• состав кадровой документации предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итак, в процессе возникновения  и установления трудовых отношений  в кадровой службе образуется множество  документов под обобщающим названием «кадровая документация», состав которой схематично можно представить так:

                 ┌───────────────────────────────────────────┐

                 │  Состав кадровой документации  предприятия │

                 └──────────────────────┬────────────────────┘

                   ┌────────────────────┴──────────────────┐

                  \│/                                     \│/

┌──────────────────┴───────────────────┐┌──────────────────┴──────────────┐

│      Локальные  нормативные акты,     ││  Документы по кадровым функциям │

│  связанные с управлением  персоналом  ││                                 │

└────────┬───────────────────┬─────────┘└─┬───────────────────────────────┘

        \│/                 \│/           │

┌────────┴────────┐┌─────────┴─────────┐  │    ┌─────────────────────────┐

│ Предусмотренные ││Не предусмотренные │  ├───>│   Основания к приказам  │

│      ТК РФ      ││     ТК РФ         │  │    └─────────────────────────┘

├─────────────────┘├───────────────────┘  │    ┌─────────────────────────┐

│                  │                      ├───>│  Приказы (распоряжения) │

│  ┌──────────────┐│                      │    │    по личному  составу   │

│  │ Обязательные ││                      │    └─────────────────────────┘

├─>│   для всех   ││ ┌─────────────────┐ │    ┌─────────────────────────┐

│  │  организаций  ││ │  Документы для  │  ├───>│    Первичные учетные    │

│  └──────────────┘│  │    управления   │  │    │   документы по кадрам   │

│  ┌──────────────┐└>│    персоналом   │  │    └─────────────────────────┘

│  │ Обязательные │  │    и кадровым   │  │    ┌─────────────────────────┐

│  │   с учетом   │  │делопроизводством│  ├───>│  Личные документы граждан│

└─>│   специфики  │  └─────────────────┘  │    │ (работников предприятия)│

   │ деятельности │                       │    └─────────────────────────┘

   │  организации  │                       │    ┌─────────────────────────┐

   └──────────────┘                       └───>│ Информационно-справочные│

                                               │        документы        │

                                               └─────────────────────────┘

Итак, существует несколько  нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в  Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в  процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённом приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558, определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.