Кадровое делопроизводство

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 29 Мая 2013 в 22:03, курсовая работа

Описание работы

Цель данной курсовой работы заключена в системном рассмотрении организации и ведения кадрового делопроизводства на предприятии. Для решения цели намечены следующие задачи:
• определение сущности «кадрового делопроизводства» на основе действующего российского законодательства и научно литературы;
• выявление задач кадрового делопроизводства;

Содержание работы

Введение С.3-4
Глава 1. Кадровое делопроизводство: сущность, задачи, нормативно-правовое регулирование С.5-15
1.1. Понятие и задачи кадрового делопроизводства С.5-7
1.2. Нормативно-правовая база организации кадрового делопроизводства на предприятии С.8-12
1.3. Состав кадровой документации предприятия С.13-15
Глава 2. Кадровая документация по управлению персоналом в организации: назначение, систематизация, требования к оформлению С.16-24
2.1. Система кадровой документации предприятия С.16-18
2.2. Перечень основных документов по управлению персоналом в организации С.19-20
2.3. Общие требования к оформлению кадровой документации С.21-24
Глава 3. Кадровое делопроизводство по новым стандартам (на примере МГУП «Мосводоканал») С.25-35
3.1. Организация системы управление МГУП «Мосводоканал» в рамках стратегического планирования предприятия С.25-27
3.2. Организационная структура управления по работе с персоналом МГУП «Мосводоканал» С.28-31
3.3. Кадровый учёт и кадровое делопроизводство в управлении по работе с персоналом МГУП «Мосводоканала» С.32-35
Заключение С.36-37
Список литературы С.38-42

Скачать архив (111.26 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Файлы: 1 файл

Курсовая работа - Кадровое делопроизводство - копия.doc

— 453.50 Кб (Скачать файл)

Системе формирования кадровой документации, а также порядку  её  оформления будет посвящена следующая глава данного исследования.

Глава 2. Кадровая документация по управлению персоналом в организации: назначение, систематизация, требования к оформлению.

 

2.1. Система кадровой документации предприятия.

 

В целом формирование системы кадровой документации предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать названия и виды документов и закрепить функции документирования по каждому из них, каким именно образом – представлено в приведённых ниже схеме и таблице.

 

 

 

 

 

Система кадровых документов по разделам и назначению:

 

Раздел  и назначение 
документации

 

Вид кадрового    
документа

 

Функции документирования

 
 
I. Стратегические  
документы кадрового 
управления   

 

Кадровая политика

- Составление  документа          
- Утверждение                    
- Ознакомление                   
- Внесение в реестр новых видов кадровых документов            

 
План реорганизации структуры  персонала компании     

- Составление  документа          
- Согласование и визирование     
- Утверждение                    
- Ознакомление                   
- Внесение в реестр новых видов кадровых документов            

 
 
 
 
 
 
 
II. Документация  
по личному составу

 
Анкета претендента 

- Прием                          
- Распределение                  
- Регистрация                  

 

Заявление о  приеме на работу    

- Прием                          
- Распределение                  
- Регистрация                  

 
Приказ о приеме  на работу    

- Составление  документа          
- Согласование и визирование     
- Утверждение                    
- Ознакомление                 

 
Трудовой договор  (соглашение)   

- Составление  документа          
- Согласование и визирование     
- Утверждение                    
- Ознакомление                 

Подписка  о  неразглашении   
конфиденциальной  информации    

- Прием                          
- Распределение                  
- Регистрация                  

 
Трудовая книжка 

- Прием                          
- Распределение                  
- Регистрация                  

Личное дело сотрудника    

- Хранение                       
- Справочная работа            

Заявление о  переводе на другую работу 

- Прием                          
- Распределение                  
- Регистрация                  

 
Приказ о переводе на другую работу 

- Составление  документа          
- Согласование и визирование     
- Утверждение                    
- Ознакомление                 

Заявление  о  предоставлении   
отпуска     

- Прием                          
- Распределение                  
- Регистрация                  

Приказ о предоставлении   
отпуска     

- Составление  документа          
- Согласование и визирование     
- Утверждение                    
- Ознакомление                 

 
Приказ о поощрении 

- Составление  документа          
- Согласование и визирование     
- Утверждение                    
- Ознакомление                 

 

Приказ о наложении  
дисциплинарного взыскания    

- Составление  документа          
- Согласование и визирование     
- Утверждение                    
- Ознакомление                 

 

Форма расчета  заработной платы 

- Разработка  формы документа     
- Тиражирование формы документа  
- Внесение в реестр новых видов кадровых документов            

 

Заявление об увольнении  

- Прием                          
- Распределение                  
- Регистрация                  

 
Приказ об увольнении

- Составление  документа          
- Согласование и визирование     
- Утверждение                    
- Ознакомление                 

Выходное интервью

- Составление  документа          
- Хранение                     

 

Рекомендательное  письмо      

- Прием                          
- Распределение                  
- Регистрация                  

 
 
 
 
 

 
III. Сводные        
кадровые документы

 
Реестр приказов  по личному составу 

- Внесение в  реестр новых видов кадровых документов              
- Исключение из реестра отмененных видов документов      
- Хранение                     

 
Реестр заявлений 

- Внесение в  реестр новых видов кадровых  документов              
- Исключение из реестра отмененных видов документов      
- Хранение                     

Журнал учета  движения трудовых книжек и вкладышей  
к ним      

- Внесение в  реестр новых видов кадровых  документов              
- Исключение из реестра отмененных видов документов      
- Хранение  

 
Реестр трудовых  договоров    

- Внесение в  реестр новых видов кадровых  документов              
- Исключение из реестра отмененных видов документов      
- Хранение                     

 
График отпусков 

- Составление  документа          
- Согласование и визирование     
- Утверждение                    
- Ознакомление                 

 

и др.      

-                              


 

Состав документов кадровой службы в реальности значительно  шире, он включает переписку с другими  сторонними организациями, контролирующими организациями, отчётную, плановую документацию, а также значительный объём нормативной и нормативно-справочной документации.

В следующей главе  настоящей работы будет логичным рассмотреть основные документы  по управлению персоналом в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Перечень основных документов по управлению персоналом в организации.

 

Итак, перечень документов, разрабатываемых в ходе управления персоналом организации, в зависимости  от конкретной процедуры управления можно обобщить в виде таблицы:

 

Процедуры управления персоналом

 

Разрабатываемые документы

 
 

Документирование заключения     
трудового договора и приема на работу

- Заявление о приеме  на работу                         
- Трудовой договор (соглашение)                        
- Приказ (распоряжение) о приеме работника             
(работников) на работу                                 
- Личный листок по учету кадров (анкета)               
- Дополнение к личному листку по учету кадров          
(дополнение к анкете)                                  
- Автобиография                                        
- Резюме                                             

 

 

Документирование общих  вопросов   
управления трудовым коллективом и  расстановки кадров

- Коллективный договор                                 
- Устав (положение об) организации                     
- Правила внутреннего трудового распорядка             
- Положение о структурном подразделении                
- Должностная инструкция                               
- Структура и штатная численность                     
- Штатное расписание                                   
- Приказ о распределении обязанностей между руководством организации                             

Документирование учета        
использования  рабочего времени 

- График предоставления дополнительных дней отдыха     
- Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени  

 
Документирование сверхурочных работ

- Заявка о проведении  сверхурочных работ               
- Протокол заседания выборного профсоюзного органа в случае его наличия в организации                     
- Приказ о проведении сверхурочных работ             

 

Учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником

- В каждом подразделении  ведется специальный журнал учета  сверхурочных работ                               
- На основании этих журналов составляется сводный журнал учета сверхурочных работ по организации       

Документирование привлечения    
работников к работе в выходные дни 

- Приказ о привлечении  к работе в день (дни) отдыха    
- Заявление об отгуле(ах)                              
- Распоряжение о предоставлении отгула(ов)           

 

Документирование вопросов      
организации материального   
стимулирования персонала   

- Положение об оплате  труда и материальном  стимулировании                                         
- Положение об организации оплаты труда работников     
- Положение о премировании персонала                   
- Положение о социальных выплатах и льготах (социальном пакете)                                    
- Положение о порядке выплаты надбавок за стаж работы в организации                                          
- Положение о выплате надбавки за ученую степень       
- Положение об обязанностях и оплате труда отдельных категорий персонала                                  

Документирование поощрения     
работников   

- Представление о поощрении                            
- Издание приказа (распоряжения) о поощрении работника (работников)                                         

 

Документирование процедур      
нематериального стимулирования   
персонала  

- Положение о проведении  конкурсов профессионального мастерства  на звание "Лучший по профессии"             
- Положение о почетном звании (грамоте)                
- Положение о знаке отличия "Профессионал"             
- Положение об организации трудовых соревнований     

 
 
 
 
 

 
Документирование основных процедур управления  персоналом   

- Этический кодекс  организации                         
- Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности                               
- Положение о проведении аттестации персонала          
- Положение о профессиональном обучении кадров         
- Положение о системе непрерывного фирменного профессионального образования                          
- Положение о конкурсном отборе специалистов,  направляемых в аспирантуру (докторантуру) для целевой подготовки                                             
- Положение о комиссии по отбору руководителей и специалистов на руководящие должности организации    
- Положение о подготовке руководителей и специалистов для работы за рубежом                                  
- Положение о работе с молодыми специалистами с высшим и средним профессиональным образованием                
- Положение о прохождении стажировки специалистов служб управления персоналом                            
- Положение об управлении деловой карьерой персонала и др.                                                

 

Документирование предоставления   
отпусков  работникам   

- График отпусков                                      
- Заявление о предоставлении отпуска                   
- Приказ (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (работникам)                                 
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику  

 

Документирование прекращения    
трудового договора и увольнения    
с работы    

- Заявление об увольнении                              
- Представление о расторжении трудового договора       
- Протокол выборного профсоюзного органа               
- Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (работниками)        


 

При документировании необходимо помнить, что фиксация информации на бумаге или ином носителе, выполненная  в соответствии с нормативными требованиями, обеспечивает юридическую силу документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Общие требования к оформлению кадровой документации.

 

Созданием документов по кадрам и их обработкой занимаются работники службы кадров, эффективность  работы которых напрямую связана  с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности этой службы:

  • организационное обеспечение заключается в наличии отдела (службы, бюро) по кадровому учету и делопроизводству как самостоятельного структурного подразделения или должностного лица, ответственного за кадровый учет, подчиняющегося директору по персоналу, руководителю организации или его заместителю по администрированию;
  • правовое обеспечение заключается в наличии нормативно-методической базы по работе с документом по кадрам, включающей федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими государственной тайны и т.п.; межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам; внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т.д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами;
  • техническое обеспечение заключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий;
  • кадровое обеспечение заключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения задач, поставленных перед отделом кадрового учета и делопроизводства.

Чтобы правильно вести  документацию на предприятии, сотруднику кадровой службы важно помнить виды и особенности документов. ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело»9 содержит исчерпывающий перечень видов кадровой документации:

  • Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
  • Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
  • Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
  • Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
  • Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Согласно ГОСТ Р 51141-98, юридическая сила документа представляет собой свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

Юридическая сила документа  обеспечивается установленным для  каждой разновидности документов комплексом реквизитов − обязательных элементов оформления официального документа. Основные реквизиты документов по кадрам и требования к их оформлению обобщены в приведённой ниже таблице. Юридическая сила документа − это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Общие требования к оформлению кадровой документации представлены в данной таблице:

 

Наименование   
реквизита     
документа

 
Требования к оформлению

 
 
 
 
Наименование   
организации -   
автора документа

Должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное  наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.      
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.                                                
Над наименованием организации указывают сокращенное,  а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.                                            
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех  случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.         
Наименование филиала, территориального отделения,  представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации                              

 
Код организации - 
автора документа

Проставляют по Общероссийскому  классификатору  предприятий и  организаций (ОКПО). Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты  и др.)                                                

Наименование вида 
документа,    
составленного   
или изданного   
организацией 

Регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов,   предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 0200000).          
В письме наименование вида документа не указывают     

Код формы     
документа   

Проставляют по Общероссийскому  классификатору  управленческой документации (ОКУД)                    

 
 
Дата документа

Является дата его  подписания или утверждения, для  протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.   
Дата документа оформляется арабскими цифрами (день месяца, месяц, год), также допускается словесно-цифровой способ оформления даты                       

 

Регистрационный  
номер документа

Состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять  по усмотрению организации индексом дела по  номенклатуре дел, информацией о корреспонденте,  исполнителях и др. Регистрационный номер документа,  составленного совместно двумя и более организациями,    
состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе                

Ссылка на     
регистрационный  
номер и дату   
документа   

 
Включает регистрационный номер  и дату документа,   на который  дается ответ                               

Место составления 
или издания    
документа   

Указывают в том случае, если затруднено его определение  по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания   
указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только  общепринятые сокращения                               

Гриф ограничения 
доступа      
к документу  

Гриф ограничения доступа (конфиденциально, для служебного пользования  и др.) можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа                                 

 
 
Адресат      
документа   

Могут быть организации, их структурные подразделения,  должностные  или физические лица. При адресовании  документа должностному или физическому  лицу инициалы    
указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают  в именительном падеже. Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым,  третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа                                             

 
 
 
Гриф утверждения 
документа   

При утверждении документа  должностным лицом гриф утверждения  документа должен состоять из слова  Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица,  тверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи              
располагаются на одном уровне.

При утверждении  документа постановлением, решением, приказом,  распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из  слова Утверждено и наименования  утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера     

 
Резолюция   

Пишется на документе  соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе                          

Заголовок к тексту     
документа   

Включает краткое содержание документа. К тексту  документов, оформленных на бланках формата А5,  заголовок можно не составлять                         

 
 
 
Текст     

Оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста  или  в виде соединения этих структур. Связанный  текст,  как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей;    
письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы)            

 

 
Визы согласования 

Внешнее согласование оформляется  грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова  Согласовано, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи       
(инициалов, фамилии) и даты согласования. Внутреннее согласование оформляется визой. Виза согласования включает наименование должности и подпись лица,  визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату                                       

Отметка о контроле  

Это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль"                                            

Отметка об    
исполнителе  

Включает фамилию (или  фамилию, имя, отчество) исполнителя  документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

Отметка об исполнении    
документа и    
направлении его  
в дело    

Включает следующие  данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором исполнен документ                                              


 

Ведение кадрового делопроизводства на предприятии будет проиллюстрировано  на примере МГУП «Мосводоканал» в  следующей главе курсовой работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Кадровое делопроизводство по новым стандартам (на примере МГУП «Мосводоканал»).

 

3.1. Организация системы управление МГУП «Мосводоканал» в рамках стратегического планирования предприятия.

 

Являясь единственной компанией  на рынке по оказанию услуг водоснабжения  и водоотведения в Москве, московское государственное унитарное предприятие  «Мосводоканал» стремится соответствовать  всем международным требованиям  по качеству предоставления услуг населению в системе жилищно-коммунального комплекса.

МГУП «Мосводоканал» − крупнейшая в России компания, оказывающая услуги водоснабжения  и водоотведения более чем 13 млн  жителей Московского региона. Это  мощный индустриальный комплекс по производству питьевой воды и приему и очистке сточных вод, имеющий развитую инфраструктуру, которая включает десятки насосных станций, очистные сооружения и инженерные системы подачи и распределения воды. МГУП «Мосводоканал» эксплуатирует крупнейшую в Европе и одну из старейших в России городских систем водоснабжения. Протяженность водопроводной сети Москвы составляет более 11 тыс. км.

Постановлением Правительства  Москвы от 17 февраля 1998 г. № 124 «О генеральных  схемах водоснабжения, канализации, концепции  отвода и очистки поверхностного стока г. Москвы на период до 2010 года» были определены приоритетные направления развития систем водоснабжения и канализации города. Однако в процессе реализации поставленных задач стало ясно, что необходимо пересматривать запланированные меры ввиду несоответствия как технических, так и экономических возможностей. Таким образом, было принято Постановление Правительства Москвы от 14 марта 2006 г. № 176-ПП «О развитии систем водоснабжения и канализации города Москвы на период до 2020 года», в котором был сделан акцент на дальнейшую модернизацию предприятия. И на сегодняшний день технологии XXI в. уверенно находят применение на предприятии. Каждые 2 − 3 года вводятся в эксплуатацию новые сооружения, внедряются самые передовые методы.

На сегодняшний день система управления предприятием строится на принципах международных стандартов ИСО 9001 «Система менеджмента качества» (ИСО СМК).

В числе основных мотивов  сертификации российских предприятий  по системе ИСО СМК можно назвать:

Информация о работе Кадровое делопроизводство