Коммуникации в менеджменте

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий  и представляют одну из сложных проблем  менеджмента. Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Но как добиться эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые беспокоят современных российских руководителей.

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

Тема курсовой работы: Коммуникации в менеджменте.

Целью данной работы является описание коммуникаций в системе  управления и определение путей повышения их эффективности на примере турфирмы «Лети – в отпуск»

Любая организация независимо от ее ресурсов и характера производимой продукции пронизана огромным числом различных коммуникационных связей, через которые идут потоки информации.

Под коммуникацией можно понимать «обмен информацией» между двумя и более людьми. Поскольку основной задачей руководителя является координация усилий работников, то ясно, что для эффективной совместной работы необходимы эффективные коммуникации.

 

 

 

В соответствии с целью были выявлены основные задачи данной курсовой работы:

- рассмотреть понятие  коммуникации и их виды;

- изучить коммуникационный  процесс;

- рассмотреть структуру  коммуникаций;

- описать коммуникационные  барьеры;

-   изучить коммуникационные стили;

- привести основные способы совершенствования коммуникационных процессов в организации;

- проанализировать коммуникационный  процесс в турфирме «Лети – в отпуск» и дать рекомендации и предложения для усовершенствования коммуникации.

Объект исследования – туристическая фирма «Лети – в отпуск». Предметом исследования являются коммуникации в менеджменте.

При выполнении данной курсовой работы применялись общие методы научного познания: методы эмпирического  исследования, в частности сравнение, сбор и изучение данных; методы анализа и синтеза.

Исследование основано на трудах отечественных и зарубежных ученых.

Работа состоит из двух глав. В первой главе рассмотрены  понятие, структура и стили коммуникаций, коммуникационный процесс и существующие барьеры, эффективные коммуникации в менеджменте. Во второй главе проанализирован коммуникационный процесс в туристической фирме «Лети  - в отпуск». Даны рекомендации по усовершенствованию и улучшению коммуникационного процесса в данной организации.

 

 

1. КОММУНИКАЦИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ И ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ

 

1.1 Понятие коммуникаций. Виды коммуникаций

 

Коммуникация (от лат. communicatio) - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Для успеха любой организации  индивидов и организаций важны эффективные коммуникации, которые более полно и достоверно представляют необходимую информацию.

Успех организации зависит  от эффективности работы руководителя. Эффективно работающие руководители –  это те, кто представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии –  осуществление изменений, влияние  на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

Выделяют следующие  основные цели коммуникационного процесса:

1. обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;
2. совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
3. создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
4. регулирование и рационализация информационных потоков.

Основными функциями  коммуникаций являются:

- информативная функция  - передача истинных или ложных сведений;

- интерактивная (побудительная)  функция - организация взаимодействия между людьми, например, согласование действий, распределение различных функций, убеждения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение;

- перцептивная функция  - восприятие друг друга партнерами  по общению и установление  на этой основе взаимопонимания;

- экспрессивная функция-  возбуждение или изменение характера  эмоциональных переживаний.

Выделяют различные  виды коммуникаций.

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, которые строятся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся

у людей по отношению  друг к другу.

Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения (реклама и др. программы продвижения товаров на рынок, создание определенного имиджа, ежегодные отчеты, взносы в пользу разных политических групп, комитетов и т.д.).

Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80—99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании.

Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается

о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Организация нуждается также в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

 

1.2 Коммуникационный процесс

 

Коммуникационным процессом  является такой процесс обмена информацией, который происходит между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного  процесса — обеспечение передачи и понимания информации, являющейся предметом обмена (сообщений). Чтобы  лучше понимать процесс обмена информацией  и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента:

1.Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее  информацию и передающее ее.

2.Сообщение — собственно  информация, закодированная с помощью символов. Смыслом и значением сообщения являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства.

3. Канал — это средство  передачи информации. Каналом передачи  может быть сама среда, а  также технические устройства и приспособления. Выбор канала должен быть совместим с типом символов, используемых при кодировании.

4. Получатель — лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует ее.¹

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, потому что каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Указанные взаимосвязанные  этапы таковы:

- зарождение идеи или  отбор информации;

- кодирование и выбор  канала передачи информации;

- передача сообщения;

- декодирование;

- обратная связь;

- «шум».

Эти этапы проиллюстрированы в (Приложении 1) в виде модели процесса коммуникаций.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса. Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Отправитель предварительно должен осуществить свою идентификацию в рамках коммуникационного процесса.

Кодирование и выбор  канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Отправитель должен выбрать канал, который будет, совместим с типом символов, использованных для кодирования (передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции). Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем. При классификации коммуникативных процессов условно можно выделить вербальную коммуникацию и невербальную коммуникацию.

Вербальная  коммуникация в качестве знаковой системы использует систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, потому что при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения.

В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых применяются любые символы. Основные функции невербальных средств - это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

Обратная связь. Точность понимания получателем смысла высказывания станет очевидной для отправителя только тогда, когда произойдет смена коммуникативных ролей и получатель превратится в отправителя и своими высказываниями даст знать о том, как он понял смысл принятой информации.

Шум не является этапом коммуникации, но он оказывает очень значительное влияние на качество коммуникации. Шум - это любое вмешательство в процесс коммуникации, искажающее смысл сообщения. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируются от языка и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.²

 

1.3 Коммуникационные барьеры

 

В условиях человеческой коммуникации могут возникать специфические  коммуникативные барьеры. Коммуникационными  барьерами в менеджменте называют факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации. Коммуникативные барьеры существуют как на уровне межличностных, так и на уровне организационных коммуникаций.

Все преграды, возникающие  в процессе межличностных и организационных  коммуникаций также можно представить в виде схемы (Приложение 2).