Коммуникации в организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС И ЕГО ЭЛЕМЕНТЫ 5

2. МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ КОММУНИКАЦИИ И ИХ ОСОБЕННОСТИ 11

3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ КОММУНИКАЦИИ И ИХ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ 17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21

СПИСОК ИСКОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Коммуникации занимают важнейшее  место в жизни организации  и оказывают огромное влияние  на индивидов и групп. Эффективный  обмен информацией необходим  на всех этапах деятельности и во всех подразделениях организации для  достижения намеченных целей.

Коммуникационный процесс  сложен. Он состоит из ряда этапов, которые  взаимосвязаны между собой и  взаимозависимы. Каждый из этапов необходим  для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому. Особого внимания заслуживают межличностные  коммуникации, которые зависят от множества факторов. Изучение влияния  различных факторов, таких, как, обратная связь, статусные различия, компетентность, доверие и совместимость работников, культурные различия и многие другие, позволит изучить процессы межличностных  коммуникаций. Для того чтобы обеспечить четкость и эффективность коммуникаций в организации, необходимо знать  и предотвращать возможные помехи в процессе их осуществления. Актуальность данной темы обусловлена тем, что сотрудники организаций испытывают острую потребность в информации о происходящих в компании и вокруг нее событиях. В свою очередь, в зависимости от того, как происходит процесс обмена информацией, зависит и социально-психологический климат в организации. Соответственно, каков будет социально-психологический климат в организации, таков будет результат деятельности самой компании. Поэтому данная тема всегда будет являться одной из главных.

Целью данной работы является рассмотрение коммуникаций.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

1. Изучить виды коммуникаций и структуру коммуникационного процесса;
2. Рассмотреть типы межличностных коммуникаций и коммуникационных сетей, их особенности, а также барьеры на пути эффективных коммуникаций;
3. Проанализировать систему коммуникаций на основе фирмы «ТНК BP» и рассмотреть внутреннюю политику компании в области управления персоналом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС И ЕГО ЭЛЕМЕНТЫ

 

Коммуникация — это  процесс обмена информацией, ее смысловым  значением между двумя или  более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективность общения людей, которые принимали участие в обмене.

Коммуникации можно  классифицировать по следующим видам.

Коммуникации внешние и внутренние. Они отражают целостность управления системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

Коммуникации одноканальные и многоканальные. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Это часто отражает и определенный стиль управления: управление по ограниченному составу проблем или суженной задаче. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. ОН как бы не обращает внимания на другие проблемы, все подчиняя одной из них. В этом случае и все его связи сводятся к одной, ограниченной данной проблемой.

Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют о  широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем. Кроме  того, характеристики одноканальности  и многоканальности коммуникаций определяются и системой информационного обеспечения  управления. Множество каналов поступления  информации, разнообразие информации создают многоканальные коммуникации.

Коммуникации могут  быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот и другой их вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом – напротив, неустойчивые. Все зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения, как они влияют на процесс управленческих решений. Конечно, понятие устойчивости коммуникаций имеет условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро и безболезненно исчезнуть.

Коммуникации могут  быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации и играют важную роль в деятельности человека, определяют социально- психологическую атмосферу работы. Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии и соотношении. И это соотношение должно быть результатом целенаправленной деятельности менеджера. [13, c. 108]

По условию возникновения  и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными  и постоянными. Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение  конфликтов и тем самым требуют  дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть разрушительными для  организации. Ситуационные коммуникации возникают и как результат  деятельности менеджера. Ведь конфликт – не всегда отрицательное явление. В некоторых обстоятельствах  он может быть и благом.

 

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента (рис. 1.1):

1. Отправитель, лицо, которое генерирует идеи или собирает информацию и передает ее.

2.   Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3.    Канал, средства передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому назначенная информация, и которая интерпретирует ее.

 

 

 

Рис. 1.1 Структура процесса коммуникации

В процессе обмена информацией  выделяют четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, которое  генерирует идеи или собирает  информацию и передает ее.

2. Сообщение, собственно  информация, закодированная с помощью  символов.

3. Канал, средства передачи  информации.

4. Получатель, лицо, которому  назначенная информация, и которая интерпретирует ее.

Также пятым элементом  должна стоять обратная связь между отправителем и получателем.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимозависимых этапов. Они являются процессами, заключенными в вышеуказанных элементах. Их задание – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, потому что каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью потерян. Отмечены взаимозависимые этапы такие:

1. Зарождение идеи.

2. Кодировка и выбор  канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько  секунд, что усложняет выделение  его этапов, мы проанализируем эти  этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных местах.

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен  информацией начинается с формулировки идеи или отбора информации. Отправитель  решает, какую значимую идею или  сообщение стоит сделать предметом  обмена. На этоом этапе идея еще не трансформирована в слова или другие символы, то есть не готовая для обмена информацией. Отправитель решил только, какую именно идею он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять во внимание множество факторов. Например, руководитель, который желает обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея заключается в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в неясных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Еще один пример потенциальных  проблем на этапе зарождения идеи дает нам глава отдела, который получил сообщение от руководства о том, что компании нужно на 12% повысить продажи продукции без увеличения сверхурочных выплат. Если глава отдела не сможет обдумать, которым путем лучше всего обменяться этой информацией с подчиненными и передаст им это сообщение в точности таким, которым оно было получено, возможное недоразумение, поскольку работники поймут лишь сам факт того, что изменения необходимы. Руководители высшего звена часто служат ролевою моделью для поведения подчиненных, следовательно, необходимо осознать — какие идеи назначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.

КОДИРОВКА И ВЫБОР КАНАЛА. Прежде чем передать идею, отправитель  должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела), другие символы. Такая кодировка превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также  выбрать канал, совместимый с  типом символов, использованных для  кодировки. Естественно, что для передачи сообщения желательно использовать несколько каналов, определив очередность и последовательность их использования, так как, например, одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, только обмен письменной информацией.

ПЕРЕДАЧА. На третьем этапе  отправитель использует канал для  доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю.

ДЕКОДИРОВАНИЕ. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование —  это перевод символов отправителя  в уме получателя. Если символы, избранные  отправителем, имеют точно такое  же значение для получателя, последний  будет знать, что именно имел в  виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не нужно, процесс обмена информации на этом должен завершиться. [3 c.449]

С точки зрения руководителя, обмен информацией стоит считать  эффективным, если получатель продемонстрировал  понимание идеи, предприняв действия, который ожидал от него отправитель.

Но весь процесс передачи информации был бы неполным без получения (контроля) и интерпретации обратной связи. После получения сообщения у получателя возникает реакция, которая характеризует то, как было понято сообщение. Получатель производит действие, которое также должно быть декодировано, но уже самим отправителем. Возникает обратная связь, которая позволяет контролировать и корректировать процесс передачи информации. Обратная связь повышает эффективность всего коммуникационного процесса и позволяет компенсировать шум в канале. Шумом называют то, что искажает смысл передаваемой информации. Это может быть чисто механическая неисправность (например, плохое качество печати), разница в образовании участников процесса (люди не понимают терминологию или понимают ее по-своему), разница в восприятии и т. д. Шум присутствует, практически, всегда. Поэтому руководителю нужно знать возможные источники шумов и способы их устранения. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) в сравнении с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, однако эффективнее снимает напряжение, больше точный и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Таким образом, для того, чтобы подчиненные понимали и исполняли поставленные перед ними задачи, руководитель должен правильно выстраивать все этапы коммуникационного процесса и постоянно поддерживать обратную связь, тем самым контролируя правильность понимания сотрудниками их задач. Но эффективному процессу коммуникации  между людьми зачастую мешает ряд шумов и барьеров, которых следует избегать.

2. МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ КОММУНИКАЦИИ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

 

Межличностная коммуникация осуществляется между двумя людьми. Обе стороны выступают и в  качестве передающей, и в качестве принимающей стороны. Послание одной  стороны передается каналом коммуникации в виде звука. Обратной связью является ответ каждого участника. 

Коммуникационная  сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. В сетях рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между ними. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Она концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значениями.  

Создаваемая руководителем  сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной  структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры  подразделений в организации  ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных  коммуникационных отношений возрастает в геометрической. В зависимости  от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью. [9, c. 64 ]

 

Барьеры в коммуникациях

 

Понимание процесса межличностного обмена информацией и методов  совершенствования умения обращаться должно способствовать росту эффективности  управленческой деятельности. Однако в дополнение к межличностным контактам управляющий должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена.

Барьеры коммуникации —  помехи, мешающие осуществлению контактов  и взаимодействию между коммуникатором и реципиентом. Они препятствуют адекватному приему, пониманию и  усвоению сообщений в процессе осуществления  коммуникативных связей. Барьеры  возникают как в технической  системе, так и в механизме  общения. Исследования показывают, что существует ограниченное количество проблем, коммуникационных барьеров, снижающих эффективность коммуникации на уровне отдельного сотрудника.