Коммуникации в системе управления (на примере ООО «Издательство «ЮжУралПечать»)

 

Министерство  образования и науки РФ

Сибайский институт (филиал)

 федерального государственного  БЮДЖЕТНОГО образовательного учреждения

высшего профессионального  образования

«Башкирский Государственный  Университет»

 

 

 

Кафедра менеджмента и

экономической теории

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Основы менеджмента»

на тему: «Коммуникации в системе управления (на примере ООО

«Издательство «ЮжУралПечать»)»

 

 

 

 

 

 Выполнила: студентка  

3курса экономического

 факультета специальности 

 «Менеджмент организации»

 Истякова А.Н.

 

 

Научный руководитель:

ст. пр.  Урмашева Ю.М.

 

 

 

 

 

Сибай – 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………….3

Глава 1. Коммуникации в системе  управления…………………………..5

1.1. Понятие и роль коммуникаций  в организации……………………....5

1.2. Виды коммуникаций  и их использование в управлении  организацией…………………………………………………………………………9.

Глава 2. Совершенствование  системы коммуникации и организационное  развитие в ООО «Издательство «ЮжУралПечать»…………………………….13

2.1. Общая характеристика ООО «Издательство «ЮжУралПечать»….13

2.2. Анализ системы коммуникации в ООО «Издательство «ЮжУралПечать»………………………………………………………………….19

2.3.Рекомендации по совершенствованию системы коммуникации ООО «Издательство «ЮжУралПечать»…………………………………………………21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ……………………..31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           Введение

 

Коммуникации являются важнейшей  составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации - это обмен  информацией между людьми. Без  обмена информацией они не могут  вместе работать, формулировать задачи и решать их. Руководитель тратить  от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации. Не только слово, цифра  и другая информация, которая может  быть представлена письменно или  графически, занимает основное место  и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими  с позиций оценки эффективности  управления.

В связи с этим высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом  среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного  и письменного общения. Хорошо организованная система коммуникаций в организации  является одним из важнейших факторов определяющих эффективность ее функционирования. Система коммуникации оказывает  влияние на четкость доведения управляющих  воздействий до объекта управления и оперативность каналов обратной связи. Организация коммуникационного  процесса в организации является одним из важнейших факторов определяющих эффективность и оперативность  принятия и реализации управленческих процессов. Сказанное выше определяет актуальность исследования основных организационных  аспектов протекания коммуникационных процессов.

Цель курсовой работы состоит  в анализе и разработке рекомендаций по совершенствованию системы коммуникации в организациях издательской сферы.

Для достижения поставленной цели в курсовой работе представляется необходимым решение следующего круга взаимосвязанных задач:

1. Изучить сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса в современном предприятии.
2. Рассмотреть виды коммуникаций.
3. Проанализировать особенности системы коммуникаций в организации ООО «ЮжУралПечать».
4. Разработать мероприятия по совершенствованию системы коммуникации в ООО «Издательство «ЮжУралПечать».

Объектом исследования выступает предприятие сферы издательской деятельности – ООО «Издательство «ЮжУралПечать».

Предметом исследования является организационно-экономические отношения, возникающие в процессе распределения коммуникаций в организации.

Теоретико-методологическую базу курсовой работы составили фундаментальные  труды таких российских и зарубежных авторов по теории организации и  менеджменту как Ф. Тейлора, М. Вебера, И.Т. Балабанова, В.В. Бочарова и т.д.

Информационную базу исследования составили материалы периодических  изданий по изучаемой проблематике, а так же материалы отчетности исследуемого предприятия.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы. Во введении обосновывается необходимость совершенствования коммуникаций в системе управления, чем подчеркиваем актуальность выбранной темы. В первой главе рассмотрены теоретические основы процесса коммуникации в системе управления, определены понятие и роль коммуникаций в организации, виды коммуникаций и их использование в управлении организацией.

Вторая глава посвящена анализу и совершенствованию системы коммуникации в ООО «Издательство «ЮжУралПечать».

В заключении подведены итоги курсовой работы и сделаны выводы по существующему состоянию предприятия.

 

Глава 1. Коммуникации в системе управления

 

1.1. Понятие и  роль коммуникаций в организации

       

   Термин «коммуникация» употребляется в разных значениях. Например, можно говорить об инженерных, транспортных, информационных коммуникациях как средствах или формах связи.

Под коммуникацией  в широком смысле понимают общение, передачу информации от человека к  человеку, В организационном контексте  понятие «коммуникация» рассматривается  как процесс и как объект. Коммуникация как процесс это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией, тогда как  коммуникация как объект рассматривается  как совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации. [2. с. 49]

 Коммуникация  — это одно из необходимых  условий жизни человека в социуме,  а коммуникабельность — одна  из важных системных характеристик,  сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью  в социальных группах понимают  способность к общению, общительность,  способность к совместной работе. В информационных технологиях  коммуникабельность — это совместимость  разнотипных систем передачи  информации.

Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной  эффективности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной  форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно  к задачам теории организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс.

 Коммуникационный процесс  – это обмен информацией между  двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Относительно конкретной организации (компании) можно говорить как о внешней коммуникации, так  и о внутренней.

Внешняя коммуникация — это коммуникация с миром, находящимся  за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних  коммуникаций — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж  компании.

 Внутренние, или  внутриорганизационные, коммуникации (между подразделениями, коммуникация  внутри подразделений по уровням  производства и управления, межличностные  коммуникации, неформальные коммуникации) предстают как часть производственно-хозяйственной  деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или  ведомости складского учета и  т.п. Коммуникация внутри организации  включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом  разговоров. Важнейшая цель внутренней  коммуникации в организации - создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, коммуникация — это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.

 Коммуникативный  поток может перемешаться в  горизонтальном и вертикальном  направлениях. Внутриорганизационные  коммуникации включают в себя: нисходящий и восходящий уровни  вертикальных коммуникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между руководителем и подчиненными, коммуникации между формальными и неформальными группами. Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений.

 Коммуникация  в малой группе дает шанс  и руководителю и подчиненному  оперативно участвовать в решении  стратегических и текущих задач:  каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан.  Хорошие результаты дает эффект  обратной связи. Взаимодействие  усложняется с ростом числа  членов группы. [7. с.144]

 Межличностная  коммуникация — коммуникация  с другим человеком — наиболее  распространенный тип внутренних  коммуникаций. Коммуникации между  неформальными группами могут  охватывать набор связей —  от бытовых до производственных. Основой этого типа коммуникаций  является информация, циркулирующая  по каналам неформального общения.  Иногда руководители специально  запускают «слухи», чтобы проверить  реакцию коллектива на возможные  будущие решения (например, по  кадровым изменениям или изменению  порядка выплаты премиальных  и др.)

 Общественные, или массовые, коммуникации - процесс сообщения информации с помощью технических средств или средств массовой коммуникации численно большим группам людей: печать, радио, кино, телевидение. Источник информации передает послание рассредоточенным аудиториям. Ограничена возможность обратной связи.

 Важнейшей задачей  руководства компании является  создание условий по обмену  идеями, мыслями, информацией между  людьми, подразделениями, между организацией  и ее окружением. Принятые в  лучших компаниях системы коммуникаций  основаны на эффективных технологиях  информационного обмена, на культивировании  неформального общения, на поддержке  общения материальными средствами.

 Принятые в  лучших компаниях системы коммуникаций  способствуют развитию новаторства,  инициативы и предприимчивости.

Стимулируя обилие контактов, лучшие фирмы перестраивают  помещения, обустраивают по-новому рабочие  места. Так, новые здания «Интел»  спроектированы таким образом, что  в них достаточное количество конференц-залов, где можно ознакомиться с новой информацией, общаться, решать возникшие текущие проблемы. Руководство  тем самым улучшает коммуникации между сотрудниками.

 В одной из  передовых компаний в столовой  были маленькие столы, рассчитанные  на четырех человек, их заменили  большими прямоугольными столами  казарменного типа. Компания «ЗМ»  организует клубы по групповым  интересам. Все это делается  с одной целью — повысить  вероятность случайных бесед,  способствующих решению проблем  во время перерыва, обеда, завтрака  или в других ситуациях. В  лучших компаниях непринужденности  общения способствует сама обстановка: скромные, по-спартански обставленные  помещения, открытые двери, отсутствие  лишних стен. Роскошные кабинеты  не способствуют открытым, дружественным  отношениям.

 На эффективность  коммуникаций оказывают влияние  различные факторы:

 Общение людей  осуществляется с помощью вербальных  и невербальных методов. Вербальные  коммуникации реализуются посредством  устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные -осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр.).[9. с. 61]

Способы обеспечения коммуникации хорошо известны - это слушание, речь, чтение, письмо. По значимости слушание находится на первом месте, занимая до 45% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 30% времени межличностных коммуникаций (диалоги, совещания, переговоры, презентации). Для повышения эффективности коммуникаций важно уделять большое внимание культуре речи. Чтение играет важнейшую роль, особенно для людей, имеющих аналитический ум и владеющих техникой быстрого чтения. Чтение составляет около 15% времени межличностных отношений.