Коммуникации в системе управления (на примере ООО «Издательство «ЮжУралПечать»)

Тип личности человека имеет также большое значение в процессе коммуникации. Своевременное  распознавание типа личности собеседника  позволит вам адаптировать свои предложения  и даст дополнительную возможность  добиться успеха в переговорах.[12. с. 254]

Коммуникации —  жизненно важное звено между руководителем  и подчиненными, они являются инструментом внутрисистемной координации, помогают получать информацию на всех уровнях  управления. Исследования различных  организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован  в улучшении коммуникации. С помощью  коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения  авторитета и воли руководителя.

 

1.2. Виды коммуникаций  и их использование 
в управлении организацией

Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного  информацией о самой организации, ее целях и задачах.[14. ст.188]

 Межличностные коммуникации  – устное общение людей в  одном из перечисленных видов.  Природа межличностных отношений  существенно отличается от природы  общественных отношений, так как  их важнейшая специфическая черта  – эмоциональная основа. Поэтому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

 

Виды коммуникаций

 

Организационные коммуникации

Межличностные коммуникации

 

Внешние           коммуникации

Внутрение коммуникации

 

Неформальные коммуникации

Формальные коммуникации

 

Рис. 1. Виды коммуникаций в  организации

 Внешние коммуникации  – это коммуникации между организацией  и средой. От факторов внешней  среды зависят коммуникационные  потребности организации. Если  нужно было бы проанализировать, о чем говорят, пишут и читают  в действительности люди в  организации, основное внимание  пришлось бы сосредоточить на  каких-то вопросах, которые были  бы связаны с потребностями  информационного взаимодействия  с внешним окружением, которое  влияет или будет влиять на  организацию. Внутренние коммуникации  – это коммуникации внутри  организации между различными  уровнями и подразделениями.

 Формальные коммуникации  – это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, т.к. каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения  слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая  слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80—99% слухов точны  в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда  речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие  положительным или отрицательным.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.[11. с. 84]

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях  по восходящей. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей - это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получили название «кружков качества». Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.[3. с. 96]

 Некоторые из многочисленных  разновидностей обмена информацией  между руководителем и подчиненным  связаны с прояснением задач,  приоритетов и ожидаемых результатов;  обеспечением вовлеченности в  решение задач отдела; обсуждением  проблем эффективности работы; достижением  признания и вознаграждением  с целью мотивации; совершенствованием  и развитием способностей подчиненных;  со сбором информации о назревающей  или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем  изменении, а также получением  сведений об идеях, усовершенствованиях  и предложениях. В дополнение  к обмену информацией между  руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

Горизонтальные коммуникации – коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Глава 2. Совершенствование системы коммуникации и организационное развитие в «Издательство «ЮжУралПечать»

 

2.1. Общая характеристика  «Издательство «ЮжУралПечать»

 

Характеристика предприятия: Россия, Республика Башкортостан, г. Сибай, Заки Валиди улица, 22. ООО “Издательство “ЮжУралПечать”.

 Вид собственности:  частное предприятие.

 Характер деятельности: издательская деятельность, то есть  выпуск газет: рекламная газета  “реклама в “Кому Что..?” и  газета бесплатных объявлений  в “Кому что..?” 

Сфера деятельности: выпуск газет. Основная отрасль компании - «Редакции и издательства».

 Цель функционирования: помощь населению в продаже,  покупке через объявления в  газете.

Сфера полиграфических услуг  включает в себя множество различных  элементов. ООО “Издательство “ЮжУралПечать” предоставляет следущие виды услуг:

-офсетная одноцветная  печать;

-изготовление многоцветной  и полноцветной готовой печатной  продукции;

-разработка оригинал-макетов;

-выполнение переплетных  работ (мягкий и твердый переплет)

-выполнение полного цикла  полиграфических работ от оригинал-макета  до готовой полиграфической продукции;

Особенностями организации является работа не только на рынке Сибая и Баймакского района, но и с партнерами и заказчиками по всей территории Республики Башкортостан. В основном ООО “Издательство “ЮжУралПечать” специализируется на печати периодических изданий, таких как газеты.

Организация управления — совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач. По сути дела, организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде органиграммы - графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции).

            Данное предприятие имеет линейную организационную структуру управления - это наиболее распространенный тип иерархической структуры. Многоуровневая иерархическая система управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю.

Директор

 

Бухгалтер

Экономист

Кассир

 

Отдел приема объявлений

Отдел    рекламы

Отдел верстки

Отдел туризма

 

Рис. 2. Организационная структура ООО «Издательства «ЮжУралПечать»

В виду того, что в ООО “Издательство “ЮжУралПечать”отсутствует отдел маркетинга, а профессиональные маркетинговые исследования требуют затрат значительных денежных средств, то возможность изучения рынка сводится к обработке поступающей информации руководством фирмы, ее отсеву (т.е выполнению необходимой и важной информации в общем информационном потоке), оценке информации и личному прогнозированию для принятия решений. При этом не в лучшую сторону сказывается несвоевременность и разрозненность поступления информации, недостаточная оперативность ее обработки и нехватки маркетингового опыта и знаний. Это негативно влияет на эффективность принимаемых решений.

Преимущества линейной структуры  управления:

-четкая система взаимных  связей функций и подразделений;

-четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает  в своих руках руководство  всей совокупностью процессов,  имеющих общую цель;

-ясно выраженная ответственность;

-быстрая реакция исполнительных  подразделений на прямые указания  вышестоящих.

-согласованность действий  исполнителей;

-оперативность в принятии  решений;

-простота организационных  форм и четкость взаимосвязей;

-минимальные издержки  производства и минимальная себестоимость выпускаемой продукции.

В таблице 1 представлен объем  выпускаемой продукции за 2010год.

 Таблица 1

Среднегодовой объём  выпускаемой продукции за 2010год                                                                                                                 

№	месяц		Наименование товара			Единица измерения		Количество	Цена	Сумма
1	февраль		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2800	3-10	8680
2	март		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2600	3-10	8060
3	апрель		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2600	3-10	8060
4	Май		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2600	3-10	8060
5	июнь		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2600	3-10	8060
6	июль		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2600	3-10	8060
7	август		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2900	3-10	8990
8	сентябрь		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2700	3-10	8370
9	октябрь		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2800	3-10	8680
10	ноябрь		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2800	3-10	8680
11	декабрь		Газета “Кому Что..?”			экземпляр		2500	3-15	7875
Итого:		29500			91575