Коммуникации в системе управления

          Содержание

1.        Введение

1.1. Обоснование и актуальность выбранной темы........1

1.2. Развитие коммуникаций в системе управления.........2

2.   Теоретическая часть: «Коммуникации в системе управления»

2.1. Коммуникации: понятие, виды, их характеристика......4

2.2. Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы,

этапы, их характеристика...................6

2.3.   Информации в коммуникационном процессе..........8

2.4.  Межличностные и организационные коммуникации: понятие, преграды,

их характеристика...................9

2.5. Эффективность коммуникаций в менеджменте........11

3.    Практическая часть

Характеристика и опыт работы российской

фирмы ЗАО «РАССТАЛ»..................15

4.    Заключение

Выводы, предложения и рекомендации, направленные на дальнейшее

совершенствование системы коммуникаций в управлении.....17

5. Библиографический список..................19

 

 ВВЕДЕНИЕ

              1.1. Обоснование и актуальность выбранной темы             

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха

деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем

менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная  система»  единого

организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто

эффективен в коммуникациях.  Менеджеры должны в совершенстве владеть

искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу

«чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и

корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий

зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке,

но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и

благополучие всей страны в целом.

Опыт как Российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность

коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива.

Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность

и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность

труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные

сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому

кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те

или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и

т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не

совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать

на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и

стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения

процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем

будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести

какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены.

Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в

стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу

пережить трудности.

Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные менеджеры. Но

как добиться эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение

управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые

беспокоят современных российских руководителей.

В  рамках  вышесказанного  актуальность  выбранной  темы подчеркивается

опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в

изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

             1.2. Развитие коммуникаций в системе управления            

Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций (как и всего

менеджмента) произошло не так давно (10 лет - это небольшой период), то

огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению

опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей.

В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-

командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше

управление предприятием   в основном заключалось в том, что от руководства к

подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить,

инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли

продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к

организации  работы с подчиненными.  Инициативность теперь приветствуется,

проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы

развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются

не только моральные, но и материальные поощрения. Естественно в обоих

описанных мной ситуациях есть исключения. Так при командно-административной

системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в

основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д.

Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на

низком уровне, ошибочно построены коммуникации.

В   данной   работе   характеризуются   как   плохие   коммуникации   (для

того,   чтобы   понимать,   как    не   нужно   руководить   предприятием),

так   и   эффективные    коммуникации,    налаженные    потоки    и

обратные   связи.

    2. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ: «КОММУНИКАЦИИ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ»   

           2.1. Коммуникации - понятие, виды, их характеристика          

     Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или

«разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и

информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Цели коммуникаций:

·     Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и

объектами управления.

·     Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

·     Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными

сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

·     Регулирование и рационализация информационных потоков. Коммуникации

подразделяются на следующие виды:

     межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

     коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

     формальные или официальные. Данные Коммуникации определяются политикой,

правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются

по формальным каналам;

     неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной

организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных

отношений между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за

опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и

повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем

совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

     вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

     горизонтальны  между  различными  подразделениями, предназначающиеся для

координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

     восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на

высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров

для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

     нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций

непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят также на:

     вербальные (словесные);

     невербальные,          призванные осуществить      обмен      информацией

без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и

т.д.

Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно

исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания

строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесть! и выражения

лица. которые сопровождают слова передающей стороны.

     2.2. Коммуникационный процесс, понятие, основные элементы,

                          этапы, их характеристика                         

     Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или

более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся

предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не

состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

     Коммуникационный процесс -- это взаимодействие совокупности элементов.

Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1.   Отправитель -- лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и

передающее ее;

2.   Сообщение - непосредственно информация;

3.   Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания,

телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты,

электронная почта, компьютерные сети);

4.   Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена

информация и которое интерпретирует её.

Коммуникационный процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

1.   Зарождение идеи или отбор информации;

2.   Выбор канала передачи информации;

3.   Передача сообщения;

4.   Интерпретация сообщения.

Например, генеральный директор торговой фирмы решил обсудить с менеджерами

магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания

населения на совещании. В данном случае генеральный директор - отправитель, у

которого зародилась идея; информация о состоянии и улучшении качества

торговли - сообщения; совещание -- это канал информации; получатели --

менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же

совещания дают обратную связь генеральному директору.

При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать

специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов

коммуникационного процесса.

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов

коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его

организационной структуры в соответствии с выбранной  сферой   деятельности,

принятой производственной программой и структурой менеджмента.

Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных  процедур,

должны устанавливаться            для каждого иерархического уровня

менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

               2.3. Информации в коммуникационном процессе              

     Информация - предмет труда в процессе управления; является средством

коммуникации между людьми.

Информация,  используемая  для  коммуникационного управления, подразделяется

на:

     базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи;

     текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной

управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

     документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных,

бухгалтерских и других документах);

     недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные

контакты, сплетни и т. д.)

По  аспектам  коммуникационного  управления   информация классифицируется    на   

экономическую, организационную, социальную, техническую. Развитие

информационных потребностей организаций существенно видоизменило   требования

к   информационному   обеспечению коммуникационных процессов.

     2.4. Межличностные и организационные коммуникации, понятие, преграды, их

                               характеристика.                              

     Межличностные коммуникации - это коммуникации, протекающие между людьми.

     Организационные коммуникации - это коммуникации, протекающие внутри

организации между ее сотрудниками.

Межличностные коммуникации могут быть как между сотрудниками одной фирмы, так

и между сотрудниками различных фирм, например, фирм-партнеров.

Организационные  коммуникации  затрагивают  только  одну конкретную фирму и

включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между

сотрудниками данной фирмы.

В тоже время межличностные коммуникации включают в себя организационные

коммуникации.

Таким образов, преграды, возникающие при межличностных и организационных

коммуникациях, по своей сути практически ничем не отличаются друг от друга.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её

содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е.

Менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.