Коммуникативные барьеры в организации и способы их преодоления

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………….3

 

I. Теоретические основы коммуникации в организации

1. Теоретическое обоснование проблемы возникновения коммуникативных барьеров в деловом общении

1.1 Основные характеристики делового общения…………………………………5

1.2 Специфика  делового общения …………………………………………………6

1.3 Виды коммуникативных барьеров в деловом общении……………………. ..9

2. Способы преодоления коммуникативных барьеров в деловом общении

2.1 Межличностный конфликт как следствие коммуникативных барьеров и способы его преодоления ………………………………………………………….13

2.2 Обзор и характеристика методов

 преодоления  барьеров в деловом общении ……………………………………...17

2.3 Навыки и умения, необходимые для успешного делового общения ………19

 

II. Проблема коммуникативных барьеров в организации на примере Управления Федерального Казначейства по Липецкой области

1. Факт-лист: описание Федерального Казначейства 24

2. Определение и исследование возникшей проблемы………………….…….25

3. Рекомендации по преодолению проблемы…………………………………….28

 

Заключение ……………………………………………………………………29

 

Библиографический список….………………………………………....30

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Понятие коммуникации насчитывает достаточно много определений, каждая наука определяет коммуникацию по-своему в контексте своих постулатов. В более широком смысле, коммуникация - это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут взаимодействовать, вместе работать, формулировать задачи и решать их. То есть, одно из определений коммуникации – это общение.

Данная работа рассматривает коммуникативные барьеры в контексте делового общения. Сужения поля исследования необходимо чтобы сделать его более полным, так как представить объект исследования (коммуникативные барьеры) полностью не позволит достаточно малый объём работы. 

Актуальность данной работы объясняется самой природой рассматриваемого предмета. Коммуникативные барьеры не являются лишь однажды решаемой проблемой, они возникают всегда. Поэтому для успешного ведения дел и функционирования как субъекта производства нужно владеть всеми методами по их преодолению.

Объектом исследования являются коммуникативные барьеры, а предметом – способы их преодоления.

Цель данной работы – определить коммуникативные  барьеры в деловом общении и описать способы их преодоления.

В задачи работы входит:

1. Уточнить содержание  исследуемой проблемы в контексте делового общения.

2. Обосновать  особенности барьеров коммуникации 

3. Определить способы преодоления этих барьеров.

Структура работы включает теоретическую и практическую часть, а также введение и заключение. Теоретическая часть состоит из двух глав. В первой даётся теоретическое обоснование причин возникновения коммуникативных барьеров, обусловленных природой делового общения, перечисляются их виды.

Вторая глава  посвящена непосредственно методам преодоления барьеров и возникающего как следствие межличностного конфликта, а также описываются навыки и умения, необходимые для успешного делового общения в качестве предупреждения конфликта.

В практической части рассматривается проблема коммуникативных барьеров на примере Отделения Управления Федерального Казначейства по Липецкой области: исследуется возникшая в организации проблема и предлагаются способы ее решения.

В заключении работы указан список использованной литературы.

 

 

 

I. Теоретические основы коммуникации в организации

 

 

1. Коммуникативные барьеры и особенности делового общения

 

 

1. Основные характеристики деловой коммуникации

 

Все мы постоянно  находимся в ситуациях общения. Огромное количество контактов, в которые ежедневно вступает человек, требует от него выполнения целого ряда условий и правил, позволяющих ему общаться, сохраняя личное достоинство и дистанцию по отношению к другим людям.

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс  развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Общим требованием  считается приветливое и предупредительное  отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

Регламентированность  делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик. Очевидно, что в деловом общении важную роль играет правильная речь.

Правильная  речь - это манера говорить, складывающаяся из верного тона, артикуляции, произношения, громкости и точного подбора слов. Речь - центральный элемент имиджа человека, поскольку воспринимается в совокупности с манерой одеваться, а в телефонном разговоре и вовсе является тем единственным каналом, через который можно внушить собеседнику представление о себе. Голос и используемые выражения - это ещё один компонент образа человека как профессионала.

Общение как  взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с  другом, обмениваются определенной информацией  для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество.

Служебные контакты должны строиться на партнерских  началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором процесса производства, бизнеса.

 

1.2 Специфика делового общения

 

Если исходить из такого понимания «деловой» ситуации, можно заметить, что она предполагает достаточно широкий круг ситуаций, как в профессиональном общении, так и повседневной жизни. Тем не менее, оно оказывается созвучным и современному пониманию делового общения. Под деловым общением обычно имеется в виду процесс речевого взаимодействия двух или нескольких лиц, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели. Это определение является достаточно широким, так как под него попадают такие виды деятельности, как обучение (общность целей и достижение определенного результата), трудовые отношения (коллега/коллега), интервью, публичное выступление, экзамен, консультация и т.п. Все вышеперечисленные ситуации могут характеризоваться в структурном и содержательном планах рядом признаков делового стиля. Более того, в последнее время в связи с развитием информационных технологий и расширением границ коммуникативного пространства, а также возрастающей роли бизнеса в общественной жизни любой страны, деловой стиль постоянно и охотно расширяет сферу своего функционирования.

Таким образом, коммуникация как совокупность речевых  актов может быть направлена на решение  конкретной проблемы или достижение необходимого результата, исходя из общих  интересов и целей коммуникантов. Такого рода коммуникация составляет основу деловых отношений как в бизнесе, так и в повседневной жизни, и называется деловой.

Деловая коммуникация существует в двух формах: письменной (деловая корреспонденция и документация) и устной (деловая речь). Последняя  является основой коммуникации в  деловом общении.

Однако деловая  коммуникация может трактоваться и  в более узком смысле - как деятельность, предполагающая достижение определенных интересов, целей в профессиональной сфере.

Деловое общение  всегда целесообразно. А значит и  использование языковых средств в деловой речи четко подчинено личностной позиции по определенной проблеме и достижению позитивного результата в решении конкретной проблемы.

Деловое общение, как в своей письменной (деловая  корреспонденция и документация), так и устной (деловая речь) формах отличается высокой степенью конвенциональности, то есть жесткому следованию ряду общепринятых норм и правил, как речевого плана, и тогда мы говорим о речевом этикете, так и общеповеденческого (деловой этикет). Это обусловливает наличие постоянных формулировок, повторяющихся в одной и той же ситуации, например, при открытии совещаний, установления контактов на переговорном процессе и т.д., которые являются характерным признаком этого вида речевой деятельности.

Деловая коммуникация всегда возникает в определенном контексте и оказывается зависимой от него. Конкретная ситуация, в том числе и количество участников, характер поставленных целей, уровни взаимодействия с реципиентами, наделяет ее характерными особенностями, позволяющими выделить несколько форм ее проявления. К ним относятся: деловая беседа, деловое совещание, деловое публичное выступление, или презентация.

Целесообразное  и незатрудненное применение языка  в целях общения обеспечивают качество речи: точность, чистота, логичность, выразительность, богатство, уместность [2, с. 45].

• Точность - соответствие смыслового содержания речи и информации, которая лежит в её основе. Точность речи связывается с точностью словоупотребления, с правильным использованием многозначных слов, синонимов, антонимов, омонимов. Важнейшее условие точности речи - это соблюдение лексических норм.
• Речь является точной, если говорящий отбирает те слова и конструкции которые точнее других передают оттенки смысла, существенные именно для данного высказывания.
• Чистота означает отсутствие в речи чуждых литературному языку элементов (диалектных, профессиональных, жаргонных и др.)
• Логичность - это выражение в смысловых связях компонентов речи связей и отношений между частями компонентами мысли.
• Выразительностью речи называется качество, возникающее в результате реализации заложенных в языке выразительных возможностей. Выразительность может создаваться языковыми единицами всех уровней. Кроме того, существуют специфические изобразительные свойства языка (тропы, стилистические фигуры), делающие высказывание ярким, образным, эмоциональным. Экспрессия создаёт также употреблением крылатых слов, пословиц и поговорок.
• Богатство - это широкое и свободное использование языковых единиц в речи, позволяющие оптимально выразить информацию.
• Уместность - это употребление в речи языковых единиц, соответствующих целям, ситуации, условиям, содержанию общения.

Наиболее распространенной и чаще всего применяемой формой деловой коммуникации является деловая  беседа. Обычно под деловой беседой  понимают межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. Одной из функций деловой беседы является поддержание деловых контактов и стимулирование деловой активности. Это предполагает формирование межличностных связей у партнеров.

Особой формой общения является общение по телефону.

Главные требования культуры общения по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность  не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.

Деловые беседы и переговоры осуществляется в вербальной форме (англ. verbal - словесный, устный). Это  требует от участников общения не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь (невербальное общение). Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии.

 

1.3 Виды коммуникативных барьеров в деловом общении

 

Под барьерами  общения подразумевают те многочисленные факторы, которые служат причиной конфликтов или способствуют им. Ведь у партнеров  по общению часто разные, в нередко  и противоположные желания, стремления, установки, характеры, манеры общения, разное самочувствие.

Коммуникативными  барьерами называют препятствия  и помехи, нарушающие процесс передачи информации и снижающие его эффективность. Количество явлений, оказывающих негативное влияние на коммуникацию, огромно. По этой причине из целого барьерного «рифа» имеет смысл выбрать и кратко проанализировать наиболее заметные образования и их составляющие.

Личностные  барьеры – процессы и явления, обусловленные индивидуальными  характеристиками отправителя и получателя информации. Наиболее распространенными барьерами данного типа выступают: психологическая несовместимость индивидов из-за различий темперамента, характера, уровня образования, интересов, а также пола, возраста, профессионального и жизненного опыта; неумение слушать собеседника и/или оппонировать ему; негативное психическое состояние обоих или одного из собеседников.

Культурные  барьеры – факторы более широкого контекста, формирующиеся исторически  и связанные с национальной самобытностью, традициями и нормами поведения в отдельных странах и регионах; их незнание или игнорирование (например, специфика организации быта, брака и семьи, религиозного культа, гостевой этикета) может осложнить коммуникацию, а в некоторых случаях и привести к разрыву деловых отношений.