Контроль как функция управления

Содержание 

Введение

1. Характеристики контроля (устранение неопределенности, предупреждение возникновения кризисных ситуаций, поддержание успеха, широта контроля).
2. Виды контроля (предварительный, текущий, заключительный).
3. Основные этапы процесса контроля. Принцип исключения, его применение.
4. Условия эффективности контроля. Характеристики успешного контроля.

Заключение

Список используемой литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Актуальность  данной темы:

     Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует  достичь цель в какое-то время, точно  зафиксированное как день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе  и много неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять  свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие подход, который избрало  руководство. На рынке может появиться  новый сильный конкурент, который  значительно затруднит организации  реализацию ее целей. Или просто люди могут совершить ошибку при выполнении ими своих обязанностей.

     Такие непредвиденные обстоятельства могут  заставить организацию отклониться  от основного курса, намеченного  руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным  найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем  организации будет нанесен серьезный  ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под  угрозу.

     Поэтому тему контроля как функции управления мы считаем актуальной в наши дни, ведь не зря во многих изданиях авторы упоминают о тех неопределенностях, которые сопровождают процесс управления, и о необходимости рассматривать  управление как своего рода бесконечный  процесс. Планы не всегда выполняются  так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права  и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Вы, быть может, уже начали удивляться, как же руководству  организации удается, в конце  концов, определить, достигло ли оно  своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала  и как оно определяет, когда  организации должны начинать процесс  адаптации. Ответ прост. Все это  достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство  организации определяет, правильны  ли его решения и не нуждаются  ли они в известной корректировке.

     Цели  данной работы:

     В данной курсовой работе нам хотелось бы изучить функцию контроля подробнее, а также поставить целью желание:

     1. выявить сущность контроля и  понять его необходимость;

     2. узнать какие существуют виды  контроля;

     3. изучить, как проходит процесс  контроля и характеристики его  эффективности.

     1) Характеристики контроля (устранение  неопределенности, предупреждение  возникновения кризисных  ситуаций, поддержание  успеха, широта контроля).

     КОНТРОЛЬ  — это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки  стандартов, измерения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

     Слово «контроль» как и слово «власть» рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. — в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, — это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе — это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, — означало бы упустить из виду основную задачу управления.

     Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и создали  организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация  функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации  определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или  иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание  Дитеру Друкеру заявить: «Контроль  и определение направления —  это синонимы».

     НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ. Планы и организационные структуры — это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Только представьте себе последствия, которые оказали на американские автомобильные корпорации в течение последних 10 лет введение новых экологических стандартов и норм безопасности, усиление конкуренции с японскими и европейскими автомобильными фирмами и энергетический кризис в сочетании с теми изменениями, с которыми они столкнулись в предшествующие десятилетия. Для того чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них этих перемен.

     Кроме того, даже самые лучшие организационные  построения имеют свои изъяны. Специализация  и разделение труда, например, могут  породить проблемы координации, трения между отдельными бригадами и  рабочими группами, скучную работу с отсутствием мотивации. Структура, выглядящая привлекательно на бумаге и успешно использовавшаяся в  другом месте и в другое время, может и не оправдать всех надежд, возлагающихся на нее руководством данной организации.

     Еще одним фактором неопределенности, постоянно  присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство работ  в любой организации. Люди не компьютеры. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Несмотря на многочисленные недавние успехи в понимании механизма  поведения людей в процессе трудовой деятельности, менеджеры еще очень  далеки от того, чтобы сколько-нибудь связно и детально прогнозировать ответную реакцию работников на введение новых  инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей.

     ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ  ВОЗНИКНОВЕНИЯ КРИЗИСНЫХ  СИТУАЦИЙ. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации» переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. По аналогии с этим, если вы ошиблись при подсчете ваших доходов и расходов, то из-за этого вы можете затем допустить еще более серьезную ошибку, неправильно выписав чек, и тем самым нанести серьезный ущерб своим друзьям, деловым партнерам или своей репутации в банковских кругах. Вероятность такого переплетения ошибок в организации весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости видов деятельности.

     Особенно  яркий пример из области предпринимательства, иллюстрирующий феномен сочетания  различного рода ошибок, представляет история создания реактивного гражданского самолета «Конвер 880» в фирме «Дженерал  Дайнемикс». Планы создания этого  нового авиалайнера зародились еще  в те времена, когда фирму возглавлял ее основатель, Джей Гопкинс. Талантливый  лидер и во многих отношениях замечательный  руководитель, Гопкинс создал огромную децентрализованную компанию, основой  которой служили военные заказы, и управлял ею, пользуясь только авторитетом своей личности. Ему не удалось создать, однако, какой-либо формальной информационно-управляющей системы контроля, хотя без такой системы трудно представить себе гигантскую фирму, действующую в динамичной и высокотехнологичной отрасли промышленности. Фактически получение Гопкинсом сведений о реальных результатах деятельности по всему обширному спектру работ его фирмы зависело только от его феноменальной энергии и личной преданности ему руководителей отделений. Такая система успешно работала в «Дженерал Дайнемикс», пока Дж. Гопкинс не умер от рака в 1957 г.

     Естественно, что работы над проектом «Конвер 880» не прекратились со смертью Гопкинса. Руководство соответствующего отделения  продолжало развивать этот проект. Первое из многочисленной серии рискованных  и неоправданных решений этих менеджеров было связано с оценкой  затрат на новый самолет. Их оценки основывались на предположении о  возможности продаж крупных партий «Конвер 880» таким авиатранспортным компаниям, как «Дельта», «Юнайтед Эрлайнз» и «Америкой Эрлайнз», хотя единственный твердый заказ поступил от «Трансуорлд  Эрлайнз» Говарда Хьюза, фирма которого сама, однако, вскоре попала в беду. По мере развития работ по проекту  становилось очевидным, что оценки объема продаж нового самолета сильно завышены, а оценки затрат занижены. Кроме того, руководители проекта  «Конвер» пришли к заключению, что  для достижения необходимых эксплуатационных характеристик самолета необходимо внести существенные изменения в  конструкцию и двигателя, и фюзеляжа.

     Таким образом, в результате сочетания  нескольких, в общем-то, случайных  событий, руководство отделения  «Конвер» пришло к заключению о необходимости  увеличить капиталовложения в этот проект, чтобы не потерять все, что  было туда уже вложено до этого. «Конвер», таким образом, стал фишкой в игре, где нужно было либо терять все, что  уже было поставлено на кон, либо удваивать  ставки, а ставкой служили сотни  миллионов долларов, принадлежавшие акционерам «Дженерал Дайнемикс».

     В случае с «Конвер» дело было не только в том, что принятое решение было сопряжено с чрезмерным риском и  основывалось на ошибочных предпосылках, но и в том, что оно не было должным  образом доведено до высшего руководства  фирмы. Из-за отсутствия эффективной  системы контроля, Френк Пейс, заменивший Джея Гопкинса на посту президента, даже и не знал, что же фактически происходит в отделении «Конвера». Когда информация все же доходила до него, сделать что-либо обычно было уже поздно. Высшее руководство «Дженерал  Дайнемикс» зачастую обнаруживало, что  оно находится в идиотском  положении и должно одобрить расходы, которые уже сделаны.

     Последней каплей, переполнившей чашу, было решение  руководства отделения «Конвер» начать разработку уже совершенно иного  самолета «Конвер 890» — в качестве усовершенствованного варианта потерпевшего неудачу «Конвера 880». Это решение  было принято без согласия совета директоров корпорации. Последовавшие  вслед за этим затраты ясно дали понять руководству фирмы, что оно  утратило контроль над событиями. Были разработаны и введены новые, существенно более эффективные  системы информации и контроля. Но было слишком поздно. В 1961 г. руководство  «Дженерал Дайнемикс» имело сомнительное удовольствие зафиксировать рекордные  за всю историю фирмы убытки, составившие  почти полмилларда долларов.

     Злоключения фирмы «Локхид», вынужденной прибегнуть к помощи федерального правительства, банкротство У.Т. Гранта, о котором  мы поговорим позже, также во многом связаны с плохой системой контроля. Гораздо меньше читателям известно о бесчисленных банкротствах мелких фирм. Стоявшие во главе их предприниматели  не понимали важности функции контроля, и допущенные ошибки накладывались  и нарастали, пока не происходило  банкротство фирмы или она  не начинала нести серьезные финансовые потери.

     Еще более распространенной является ситуация, при которой организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит  из одного кризиса в другой. Поразительно большое число достаточно опытных  руководителей считает, что в  их бизнесе такое состояние неизбежно. Они, конечно, чувствуют, что другие фирмы решают аналогичные проблемы как-то проще, без крайнего напряжения сил, но их собственные дела мчатся как дикий мустанг по краю пропасти, и нет ни времени, ни сил остановиться, оглянуться и отвернуть от края. На самом деле ничто не может быть более обманчивым, чем эта картина. 'Конечно, время от времени некая  случайная ситуация может развиваться  слишком быстро, чтобы организация  сразу могла зафиксировать ее и выработать линию поведения, но в большинстве случаев нет  никакой необходимости постоянно  прибегать к методам кризисного управления.