Контроль как функция управления

 

МОСКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КОЛЛЕДЖ

 

Курсовая работа

По дисциплине «Менеджмент»

Контроль как функция  управления

 

 

Выполнила:

Студентка группы

Преподаватель:

 

 

 

 

 

 

Москва 2012г.

 

 

 

Содержание

Введение………………………………………………………………….........3

Глава 1. Общая характеристика контроля как функции управления..…....5

1.1. Понятие контроля………………………………………………………...5

1.2.Сущность и виды контроля………………………………………………8

1.3. Поведенческие аспекты  контроля………………………………..…….11

Глава 2. Контроль и функции  управления в гостинице «Холидей Инн»…………………………………………………………………………..20

2.1. Характеристика деятельности  гостиницы «Холидей Инн» Симоновский Москва………………………………………………………..20

      2.2 Анализ контроля в гостинице «Холидей Инн»………………...…...…22

Глава 3. Предложения по повышению эффективности контроля «Холидей Инн » отеле…………………………………………………………..………26

Список использованных источников и литературы……………………...31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность данной  темы контроль как функция управления очень важна для нас в последнее время. Управленческий контроль - это важнейшая функция управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Без полноценного контроля деятельности организации, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной  деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных  тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать  принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного  подразделения.

Важной функцией управленческого  контроля является разработка стандартной  системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля опирается в  первую очередь на организацию системы  учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Объект исследования - гостиница  «Холидей Инн» Симоновский Москва.

Предметом исследования –  контроль в системе управления гостиницей.

Целью данной курсовой работы является изучение организации контроля в практике гостиницы «Холидей Инн» и разработка рекомендаций по их совершенствованию.

В соответствии с целями, поставленными в данной работе, определены следующие задачи:

1) рассмотреть теоретические основы контроля;

2) проанализировать проведение контроля в гостинице «Холидей Инн»;

3) разработать рекомендации по совершенствованию процесса и качества контроля в гостинице «Холидей Инн».

Данная тема рассматривалась  в трудах таких авторов как  Захаров М.И.Б, Круглов Д.М. и др.

Структура работы:

1. Введение.
2. 3 главы.
3. Заключение.
4. Список использованной литературы.

 

 

 

 

 

Глава 1. Общая характеристика контроля как функции управления

1.1 Понятие контроля

Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный  документ, оформленный в двух экземплярах  или в двух записях.

В течение длительного  времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей  в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с  деятельностью главным образом  бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

В словарях и энциклопедиях  контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех  или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью  проверки; учреждение или тот, кто  занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или  ответственного лица.

Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости  и достоверности документов. Следующим  этапом стало представление о  контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил  в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Классики науки управления Ф.У. Тейлор, А. Файоль, Г. Эмерсон, Г.Черч. подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А. Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами¹. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Рассматривая контрольную  деятельность в управлении предприятие, А. Файоль разделял ее на шесть основных групп:

- с точки зрения административной необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;

- с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;

- с точки зрения технической нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования;

- с точки зрения финансов необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;

- с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемы для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.);

- с точки зрения учета необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.

Таким образом, по А. Файолю контроль соотносится со всеми основными  функциями управления и реально  сам становится особой функцией.

В настоящее время под  термином “контроль” подразумевают: процесс, обеспечивающий достижение целей  организации, необходимый для обнаружения  и разрешения возникающих проблем  раньше, чем они станут слишком  серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.¹

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, изменения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы  организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже  сами по себе цели, планы и структуры  организации определяют ее направления  деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя  выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой  сущности всей организации.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том, что  контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого  не поручал.¹

Планы и организационные  структуры - это лишь идеал того, каким хотелось бы видеть будущее  руководству. Множество разнообразных  обстоятельств может воспрепятствовать  тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции  и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто  совершенно недостижимое. Для того чтобы подготовиться и отреагировать  должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный  механизм оценки воздействия на них  этих перемен.²

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация  безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они  повредят достижению целей организации.

Положительная сторона контроля состоит во всемерной поддержке  всего того, что является успешным для деятельности организации. Сопоставляя  реально достигнутые результаты с запланированными, т. е. отвечая  на вопрос " Насколько мы продвинулись к поставленным целям? ", руководство  организации получает возможность  определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы  определить, какие именно направления  деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее целей. Именно так мелкие фирмы  определяют, в каких областях им расширяться и заключать контракты, какая из входящих в их состав фирм должна получить большую долю ресурсов, а какую следует продать или  расформировать. Определяя успехи и  неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к  динамичным требованиям внешней  среды и обеспечить тем самым  наибольшие темпы продвижения к  основополагающим целям организации.

1.2 Сущность и  виды контроля

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен для того, чтобы  организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и  объединить деятельность каких-либо групп  становится невозможно.

Управленческий контроль не является разовой акцией. Это  процесс непрерывный, включающий наблюдение и регулирование разных видов  деятельности организации с целью облегчения выполнения управленческих задач.

Эффективный управленческий контроль создаётся на основе его  соединения с процессом стратегического  планирования. Он обеспечивает наблюдение за осуществлением стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры  могли определить, насколько хорошо они выполняются и где необходимо сделать изменения или применить  регулирующие меры.

Планы и организационные  структуры - это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее  руководству. Множество разнообразных  обстоятельств может воспрепятствовать  реализации задуманного. Изменения  законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды  могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через  некоторое время в нечто совершенно недостижимое.¹ Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм оценки и воздействия на эти переменные. Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Специализация и разделение труда, например, могут породить проблемы координации, трения между отдельными бригадами и рабочими группами, скучную работу с отсутствием мотивации. Структура, которая выглядит привлекательно на бумаге и успешно использовавшаяся в другом месте и в другое время, может и не оправдать всех надежд, возлагающихся на неё руководством данной организации.

Ещё одним фактором неопределённости, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство  работ в любой организации. Люди - не компьютеры, их нельзя запрограммировать  на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Несмотря на многочисленные недавние успехи в понимании механизма  поведения людей в процессе трудовой деятельности, менеджеры ещё очень далеки от того, чтобы сколько-нибудь связно и детально прогнозировать ответную реакцию работников на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей.

Ошибки и проблемы, возникающие  при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их не исправить, с  ошибками в оценке будущих условий  окружающей среды и поведения  людей. По аналогии с этим, если ошибиться  при подсчёте доходов и расходов, то из-за этого можно затем допустить  ещё более серьёзную ошибку, например, неправильно выписав чек, и, тем  самым, нанести серьёзный ущерб  своим друзьям, деловым партнёрам  или своей репутации в банковских кругах. Вероятность такого переплетения ошибок в организации весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости  видов деятельности. Конечно, время  от времени некая случайная ситуация может развиваться слишком быстро, чтобы организация могла сразу  же зафиксировать её и выработать линию поведения, но в большинстве  случаев нет никакой необходимости  постоянно прибегать к методам  кризисного управления.