Контрольная работа по "Основы менеджмента"

• Диагностический – контроль, включающий такие категории как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что–то не в порядке;
• Терапевтический – позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

4. Текущий  контроль – осуществляется в ходе проведения работ. Это регулярные проверки подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию планов, инструкций.

Объектом текущего контроля являются подчиненные, а субъектом – их начальники.

Задача этого контроля - своевременно выявить и скорректировать отклонения от заданных параметров, возникающие в ходе работы.

Текущий контроль основан на обратных связях (начальник обнаружил ошибки в работе подчиненных и сообщил им, что их работа неудовлетворительна, в результате подчиненные исправили ошибки и усилили внимание к выполнению операций).

Таким образом, контроль дает возможность своевременно реагировать на меняющие факторы.

Пример: Поступают жалобы от покупателей на  имеющиеся сбои в продаже молочной продукции. Директор магазина, проведя текущий контроль, приходит к выводу, что зав. отделом неправильно составляла заявки поставщику, предлагает её больше внимания уделить этому вопросу.

Заведующему отделом изучает спрос покупателей по отдельным наименованиям данной группы товаров, и появляются более обоснованные заявки. Покупатель благодарен, работники отдела должны быть вознаграждены.

Появились конкуренты, приняты новые законы, изменилась технология – все это отклонения, на которые система должна реагировать. Другое название текущего контроля  – оперативный.

5.  Промежуточный  - контроль  в середине выполнения задачи  или работы.

6.  Заключительный  (финальный) – осуществляется после выполнения работы. Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Этот вид контроля предупреждает повторение ошибок в будущем, позволяет, сравнить, насколько реальны были планы и определить результативность. Роль заключительного контроля – дает информацию для дальнейшего планирования, способствует мотивации.

7.  Плановый – контроль, осуществляемый в плановом порядке (например, ежемесячно, ежеквартально)

8.  Внезапный – при  поступлении негативных сигналов  из внутренней среды предприятия (жалобы на опоздания сотрудников, они не выполняют свои должностные обязанности, чаепития, перекуры в рабочее время).

9.  Внутренний контроль  – обеспечивающий нормальную  работу предприятия, осуществляемый  его силами. ( Достижение плановых  показателей, бухгалтерский контроль – соблюдение правил отчетности, точное отражение в ней операции, строгое соблюдение сотрудниками  решений руководства).

10. Внешний контроль осуществляют  специалисты со стороны и сторонние  организации (Роспотребнадзор, Аудит, Налоговая инспекция  и другие).

 

В процессе контроля выделяются следующие этапы:

 

1.Выработка стандартов и критериев (в качестве стандартов используются цели, которые являются конкретными, поддаются измерению и имеют временные границы). Такие цели разрабатываются в форме показателей результативности, которые позволяют сопоставить реально сделанную работу с запланированной – например, по прибыли ( в 2005 получить прибыль в 1 миллион рублей, повысить производительность труда на 15 % в течение 6 месяцев), объему продаж.

Показатели результативности – точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей.

Некоторые важные цели не поддаются количественному выравниванию напрямую, например, повышение степени удовлетворенности работой. В таком случае проводится различные обследования и опросы, происходит косвенное выражение целей через другие показатели, - в нашем примере это количество увольнений.

 

2.Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Данный этап включает 4 стадии.

1стадия. Определение масштаба достигнутых отклонений и принцип исключения.

Контроль должен быть экономически эффективным, т.е. преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на её функционирование ( затраты состоят из затрат времени менеджера и др. работников на сбор, передачу, анализ информации; на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля; затрат на хранение, передачу и поиск информации). Это достигается использованием метода управления по принципу исключения – его суть система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого руководство решает важную задачу - устанавливает масштаб допустимых отклонений (если обнаруживаются отклонения, которые не выходят за рамки этого масштаба, то такие отклонения не вызывают тревоги).

Пример. Универсам, совершающий продажи на сотни млн. руб. Предположим, что его цель в наступающем году добиться уровня продаж 365 мил. Руб., или 7 млн. руб. в неделю. Если объем продаж во вторую неделю января составит 6,8 млн. руб., то у него мало поводов для тревоги, т.к. для него это всего лишь незначительное отклонение от стандарта. Но такая нехватка (200 тыс. руб.) сделала бы банкротом обычного среднего торговца. Определение Масштаба отклонений – вопрос  кардинально важный. Если взят слишком большой Масштаб – это плохо, если слишком маленький – тоже, т.к. если организация начнет реагировать на очень маленькие отклонения, то это будет разорительно и потребует много времени. Устанавливает Масштаб отклонений руководство высшего звена.

2 стадия. Измерение результатов

  Самый трудный и  дорогостоящий элемент контроля, позволяющий установить, насколько  удалось соблюсти установленные  стандарты. Важно правильно выбрать  единицу измерения, установить частоту измерений. Это определяется спецификой вида деятельности, подлежащей контролю. Единица измерения должна быть такой, чтобы  её можно было преобразовать в единицы в которых выражен стандарт (если стандарт – прибыль, то измерение в денежных единицах или в %. В зависимости от формы выражения стандарта; увольнения с работы – измерения в %)

3 стадия. Передача и распространение информации.

Необходимо довести до сведения соответствующих работников фирмы установленные стандарты и достигнутые результаты. Информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться в удобной форме. Стандарты должны быть поняты сотрудниками.

4 стадия.  Оценка информации о результатах.

Менеджер определяет степень нужности и важности полученной информации.

 

3 этап. Принятие необходимых корректирующих действий.

Такими действиями могут быть:

• Невмешательство в работу (ничего не нужно предпринимать – т.к. фактические результаты совпадают со стандартами). «Кашу маслом не испортишь – не для менеджера».
• Установление отклонений (установить причины отклонений и добиться возвращения к правильным действиям. Это происходит через изменение некоторых внутренних переменных).

Пример: Избегать решений с кратковременной выгодой и преимуществами, но в перспективе с большими  потерями . Синица в руках вместо журавля в небе не самое лучшее.

• Изменение стандартов в результате их пересмотра.

Предусматривает пересмотр планов, а, следовательно, и стандартов, которые могут оказаться нереальными, т.к. они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы на будущее. Бывает так, что в процессе  реализации плана становиться ясно, что планы составлены слишком оптимистично и требования стандартов выполнить практически невозможно, это сводит на нет мотивацию. Поэтому стандарты пересматриваются в сторону понижения. Контроль может выявить необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения – в успешно работающих организациях.

Виды контроля в моей организации

• Управленческий контроль - проверки, проводимые руководством Банка и руководителями подразделений или по их инициативе

Представление на регулярной основе руководству Банка (подразделения Банка) в соответствии с установленной им периодичностью в установленном порядке информации: о соответствии фактических показателей плановым, прогнозным, прошлым показателям; достижении поставленных целей; соблюдении установленных параметров и ограничений; результатах деятельности комитетов и комиссий; ходе и результатах реализации основных проектов, программ; иной информации о результатах деятельности подразделений, выявленных недостатках контроля, нарушениях, ошибках

• Подотчетность

Представление регулярных отчетов (в соответствии с установленной периодичностью) и (или) иной информации (по запросу) должностному лицу и (или) подразделению, по отношению к которому в соответствии с нормативными и иными актами Банка, актами подразделений Банка работник Банка или подразделение Банка является подотчетным

• Контроль соответствия (комплаенс)

Проверки соблюдения законодательства Российской Федерации, нормативных и иных актов Банка, актов подразделений Банка

• Материальный (физический) контроль

Проверки физических ограничений доступа к ценностям, пересчет ценностей (денежных средств и ценностей, ценных бумаг в документарной форме и т.п.), разделение ответственности за хранение и использование материальных ценностей, обеспечение охраны помещений для хранения ценностей

• Проверки соблюдения лимитов и ограничений

Проверки соблюдения установленных лимитов на осуществление операций и сделок, заключение договоров путем получения соответствующих отчетов и (или) сверки установленных лимитов с данными первичных документов

• Контроль обоснованности, целевого и экономного расходования средств

Контроль за использованием средств Банка при осуществлении операций, совершаемых в целях Банка, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Контроль за исполнением сметы расходов на содержание Банка и сметы капитальных затрат Банка; за формированием и использованием Социального фонда Банка и формированием плана капитального строительства и капитального ремонта объектов Банка; за выбором контрагентов при заключении договоров Банком. Создание и использование провизий и резервов

• Согласование (утверждение) операций

Система согласования (утверждения) операций, договоров, решений и иных документов, в том числе при превышении установленных лимитов и полномочий, предусматривающая своевременное информирование уполномоченных лиц о таких операциях или сложившейся ситуации, визирование и подписание документов уполномоченными лицами, контроль за их надлежащим отражением в учете и отчетности

• Контроль качества данных

Проверки арифметической точности записей; проверки наличия ошибок при вводе данных путем сверок сумм, введенных вручную или автоматически, с контрольными суммами; контроль применения заданного перечня допустимых для ввода данных; контроль соблюдения формата ввода числовых или алфавитно-цифровых данных; сравнение данных, полученных из различных внутренних и внешних источников информации; логический контроль, сверка с эталонными данными (образцами) и др.

• Контроль в бухгалтерии подразделения Банка

Контроль своевременности исполнения распоряжений подразделений, клиентов на перечисление (выдачу) средств; перечисления и зачисления средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в расчетных и кассовых документах, принимаемых к исполнению.

Визуальные проверки соблюдения требований к оформлению документов на бумажном носителе (бланке), с последующей сверкой счетным методом равенства оборотов по дебету и кредиту. Ведение и проверка аналитических счетов и оборотных ведомостей. Проверки своевременности составления баланса и отчетности. Контроль за надлежащим хранением документов, хранением и использованием печатей, штампов и бланков. Последующие проверки бухгалтерских и кассовых операций

• Контроль в сфере информатизации и телекоммуникаций

Контроль хода и результатов процессов информационно- технологического обеспечения деятельности Банка, а также определения, приобретения, установки, конфигурирования, интеграции и технического обслуживания информационно- технологических систем, включающий средства контроля общего характера, обеспечивающие надлежащее функционирование программных комплексов, и встроенные в прикладное программное обеспечение операции, обеспечивающие контролируемую обработку информации.

Разделение функций разработки, тестирования и эксплуатации программного обеспечения

• Контроль информационной безопасности

Проверка и оценка информационной безопасности проводится путем выполнения мониторинга и контроля защитных мер, самооценки информационной безопасности, аудита информационной безопасности, анализа системы обеспечения информационной безопасности (в том числе со стороны руководства) в порядке, установленном нормативными актами Банка, регулирующими вопросы обеспечения информационной безопасности

• Контроль исполнения документов

Проверки и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей Банка и подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, а также другие действия по контролю, предусмотренные нормативными актами Банка, регулирующими вопросы документационного обеспечения управления

• Контроль исполнительской дисциплины и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка

Контроль надлежащего исполнения работниками Банка своих должностных обязанностей, соблюдения этических норм делового поведения служащего Банка, соблюдения ограничений, связанных со службой в Банке, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и других требований к работникам Банка