Материально- техническое обеспечение технологии обслуживания в ГКТК

1. Материально- техническое обеспечение технологии обслуживания в ГКТК.

Для того чтобы обеспечить гостиницу  необходимыми ей материалами в соответствии с выявленными потребностями, организуется материально-техническое снабжение гостиницы.

Его задача заключается в определении  потребности гостиницы в материальных и технических ресурсах, изыскании  возможностей покрытия этой потребности, а также в проведении контроля за правильным использованием материально-технических ресурсов и содействия в их экономии. Все эти функции выполняет отдел материально-технического обеспечения гостиницы.

Во времена ценрализовано-плановой экономики МТС представляло собой процесс планового обеспечения народного хозяйства. В то время предприятия ( в частности гостиницы) не самостоятельно планировали материально-техническое обеспечение в соответствии со своими потребностями, а   планы по снабжению всех предприятий в стране разрабатывались централизованно специальными государственными органами – «Госплан, Госкомитет СССР по материально-техническому снабжению». Это происходило следующим образом: гостиницы начинали разрабатывать планы материально-технического снабжения до начала планового периода на основе сообщений вышестоящих организаций предварительных лимитов.

Планы состояли из предварительных  расчетов (заявок) на все виды потребностей: эксплуатацию, текущий и капитальный  ремонт, капитальные работы. Заявки представлялись в вышестоящую организацию, которая составляла сводные заявки по всем подведомственным ей предприятиям и организациям и направляла их в  местные плановые органы и управление материально-технического снабжения  исполкома местного Совета народных депутатов, а также министерству жилищно-коммунального хозяйства  союзной республики. Окончательные  плановые расчеты составлялись после  получения от вышестоящей организации  задания по объему услуг и данных о выделенных фондах на фондируемые  и планово распределяемые ресурсы.

При такой системе планового  распределения ресурсов зачастую гостиницы  неполучали тех материалов, которые им были необходимы, случалось также, что те материалы,которые были им распределены, не находили применения, так как в гостинице не было в них реальной необходимости. Также все материальные ресурсы, поступавшие в гостиницу, были более ли менее типовыми, то есть точно такая мебель, постельные принадлежности, посуда и т.д. поступали и в другие гостиницы. И если гостиница хотела  и имела материальную возможность закупить более качественные материалы в соответствии со своими действительными потребностями, она не могла этого сделать без соответствующего распоряжения «сверху». После распада СССР,распалась и система планового материально-технического снабжения.

Гостиницы получили хозяйственную  самостоятельность  и в настоящее  время в понятие «планирование» вкладывается иной смысл. Потребность  в планировании в современных  гостиничных предприятиях вытекает из большого количества конкурентных предприятий все увеличивающегося в период рыночной экономики,разнообразия возможных форм управления предприятием наличия многочисленных структурных подразделений в рамках предприятия, тесных межфирменных связей с поставщиками различных товаров (продукты, оборудование и проч.)и фирмами-агентами, включенными в процесс обслуживания клиентов, а также из требований научно-технического прогресса - быстро учитывать и осваивать новейшие достижения науки и техники. Также в условиях рынка у гостиничных предприятий возникло право выбора поставщика, а значит, и право закупки более эффективных материальных ресурсов. Это заставляет снабженческий персонал гостиницы внимательно изучать качественные характеристики продукции, изготовляемой различными поставщиками.

Планирование материально-технического обеспечения (снабжения) гостиниц на современном  этапе призвано решать следующие  задачи:

1)оно должно обеспечить непрерывность  работы гостиничного предприятия,  что достигается путем правильной  организации поставок материалов  в  гостиницу в необходимом  количестве и соответствующего  качества;

2)способствовать повышению технического  уровня производства услуг,способствовать внедрению автоматизации, новых технологий, а также расширению ассортимента дополнительных услуг, которые, в свою очередь,являются важнейшим фактором увеличения прибыли гостиницы;

3)МТО должно быть направлено  на повышение качества обслуживания  путем закупки товаров высокого  качества для наиболее полного  удовлетворения клиента;

4)МТО должно быть направлено  на повышение производительности  труда;

5)план МТО  должен быть  направлен на экономию материальных  ресурсов

6)а также план МТО должен  быть направлен на выполнение  плана прибыли;

План материально-технического снабжения  гостиницы разрабатывается специальным  отделом при бухгалтерии отеля, который включает в себя два основных подразделения – управление закупками, и управление складами. Перед ними ставятся следующие задачи: организация контроля над снабжением по объему и ассортименту в соответствии с заключенными договорами; соблюдение норматива и структуры товарных запасов;  нахождение путей снижения товарных потерь при хранении и транспортировке. Но следует отметить, что важнейшей обязанностью этого отдела является разработка плана материально- технического обеспечения отеля.

План  МТО гостиничного предприятия

План МТО гостиничного предприятия  является его материальным балансом, в котором сведены все расчеты  потребности в материальных ресурсах,необходимых для обеспечения производственного процесса (расходная часть),наличие остатков на планируемый период, а также определены источники снабжения ( приходная часть). Основные показатели плана МТО, а также связь между ними можно отобразить следующим уравнением:

                    Рпэн + Знор = Оож + Э +В, где

Рпэн –потребность в материальных ресурсах на производствен-  но эксплутационные нужды;

Знор – запасы нормированные;

Оож – остатки ожидаемые, т.е. фактические запасы, которые существуют в гостинице на какой-то определенный период;

Э – экономия

В – план ввоза.

В левой части уравнения отображается общая потребность в материальных ресурсах, в правой его части –  источники покрытия этой потребности.

Процесс разработки плана МТО включает в себя следующие этапы:

• расчет потребности в материальных ресурсах на производственно-эксплутационные нужды;
• исходя из существующих потребностей рассчитываются нормы запасов ресурсов,необходимых для бесперебойного функционирования гостиничного предприятия;
• затем определяются источники покрытия потребности в материальных ресурсах, разрабатывается план ввоза материалов со стороны.

План материально-технического обеспечения  гостиницы является его материальным балансом, в котором сведены все плановые расчеты потребности в материальных ресурсах, необходимых для обеспечения производственного процесса (расходная часть), наличие остатков на планируемые период, а также определены источники снабжения (приходная часть).

    Сводный  план  материально-технического  снабжения,  учитывающий  общую потребность в материалах для всех нужд   гостиничного  предприятия,  включая образование запасов, а также источники покрытия  потребности  предприятия  в материалах, приобретает обычно следующий вид :

  Таблица1. План материально-технического обеспечения по  гостинице

Перень материалов и оборудования

Еденица измерения

Ожидаемый остаток на начало планируемого периода

Потребносты в планируемом периоде

Плановые запас в планируемом периоде на конец года

Подлежит заготовке на планируемый  период

Источник снабжения

Цена

Сумма, тыс.грн

Всего на год

В том числе по  кварталам

Всего

По кварталам

1

2

3

4

1

2

3

4

 

 

Расчет потребности в различных видах материальх  ресурсов.

Одним из наиболее ответственных этапов разработки плана МТО является определение потребности в материальных ресурсах на предстоящий плановый период. Расчеты потребности в материальных ресурсах составляют на основе удельных норм расхода. Под удельной нормой расхода материалов, топлива,воды подразумевают максимально допустимый расход на единицу измерения. В зависимости от видов и назначения материальных ресурсов за единицу измерения принимают единицу продукции (услуг), мощности объекта, объема здания.

Часть материальных ресурсов, используемых в эксплуатационной деятельности гостиницы, не поддается точному нормированию из-за разнообразия их видов и использования в незначительных количествах. Это смазочные, обтирочные и другие эксплуатационные вспомогательные материалы. При их планировании руководствуются данными о фактическом расходе за предыдущий период, а также учитываются факторы, способствующие уменьшению расходов и снижению стоимости их за счет использования новых, более эффективных синтетических материалов.

Общие потребности гостиницы в  материальных ресурсах на производственно-эксплуатационные нужды рассчитывается по следующей  формуле:

                       Рпэн = Росн + Рпц +Ррэн+Ркап.стр.,

Росн – потребности основного производства гостиничного предприятия. Сюда входят материальные ресурсы необходимые для оказания гостиницей комплекса основных услуг клиентам. Это мебель, электроосветительные приборы, ковровые покрытия, постельные принадлежности, посуда, моющие средства, предметы гостеприимства и многое другое.

Рпц – потребности подсобных цехов гостиницы. К ним относятся парикмахерская, косметический кабинет, бассейн, сауна, оранжерея и т.д.

Ррэн – потребности в материальных ресурсах на ремонтно-эксплуатационные нужды. Сюда включаются потребности в воде, строительных материалах,запасных частях и электроэнергии

Ркап.ст.  – потребность в материалах для осуществления капитального ремонта(если в этом есть необходимость).

Существует несколько  методик расчета потребностей гостиницы  в материальных ресурсах.

Метод прямого счета – при  использовании данного метода потребность  в материально-технических ресурсах рассчитывается исходя из удельных нормативных расходов материалов на единицу эксплуатационных услуг. Расчет производится по следующей формуле:

                                 Рi = Ni* B ,

Рi – потребность в i-том материале;

Ni  - норма расхода i-того продукта на единицу услуги;

B – обьем выполняемых услуг.

В гостиницах топливо расходуется  на отопление помещения и для  обеспечения горячего водоснабжения. Его расход исчисляют , исходя из наружного объема здания гостиницы и установленной нормы расхода на 1 м і здания по формуле:

                                R = HУ,

Н – норма расхода условного  топлива на 1 м і здания на весь отопительный сезон для данной местности:

У – объем отапливаемого здания по наружному обмеру, мі.

Нормы расхода топлива на отопление  дифференцированы в зависимости  от градации кубатуры здания и местности.

Потребность и стоимость воды рассчитывают так же, как и топлива, на основе действующих удельных норм расхода на одну услугу. Нормы расхода воды в гостиницах установлены в зависимости от размещения умывальных установок (или кранов).Необходимое общее количество воды на планируемый период определяют умножением соответствующей удельной нормы расхода воды на запланированный объем место-дней.

Стоимость воды рассчитывают умножением необходимого на планируемый период ее количества на действующий тариф, суммированный с тарифом на канализацию.

Электроэнергия в гостиницах используется для освещения (осветительная), а также для работы электрических двигателей (силовых установок) и электроприборов. Потребность ее рассчитывают раздельно по каждому виду. При расчете потребности в осветительной электроэнергии учитывают количество светоточек и их мощность (в ваттах), а также среднее число часов горения в планируемом периоде.Умножив суточное потребление электроэнергии на число дней работы гостиницы,определяем ее потребность на весь планируемый период ( год, квартал,месяц). Для точного определения потребности в осветительной электроэнергии по отдельным кварталам расчет ведут по каждому кварталу, учитывая разную продолжительность горения ламп в зависимости от времени года.

Потребность гостиницы в силовой  электроэнергии определяют так же, как и осветительной, учитывая, что обьектом расчета являются установленные двигатели и их мощность. Потребность в электроэнергии для работы электроприборов (пылесосов, утюгов, фенов, телевизоров, компьютеров и т.п.),рассчитывают, исходя из числа пользования ими и нормы расхода электроэнергии для их работы.

Стоимость электроэнергии определяют умножением необходимого на планируемый период количества осветительной и силовой электроэнергии в киловатт-часах на действующий тариф.

Удельные нормы расхода вспомогательных  материалов (мыла, порошка, пасты,щеток) разрабатывают в каждой гостинице отдельно на основании отчетно-статистического метода, т.е. исходя из фактических затрат в предыдущем периоде с учетом их возможного снижения. Нормы устанавливают на единицу работы, услуги. В соответствии с установленными таким методом нормами рассчитывают потребность во вспомогательных материалах на планируемый период. Для более правильного определения ее необходимо аналитически изучить данные о расходе за ряд лет, что позволяет выявить возможные резервы экономии вспомогательных материалов.