Механизм оптимизации системы внутреннего контроля в ТЦ «Башкортостан»

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому  виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию. Для того чтобы контроль был эффективным, он должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его поведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Помимо этой, важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективного контроля – это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и план, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают, сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

Как правило, наиболее эффективный контроль-это  простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют  меньше усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают её, такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведёт к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих её. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.

Когда организации  осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает  дополнительную степень сложности. Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом  из-за большой организации и за границей. Особенно важно не возлагать  на иностранных управляющих ответственность  за решение тех проблем, которые  от них не зависят.

Глава 2. Механизм оптимизации системы внутреннего контроля в ТЦ «Башкортостан»

2.1 Общая характеристика  ТЦ «Башкортостан»

Торговый  центр «Башкортостан» - одно из крупнейших торговых предприятий в Республике Башкортостан, которое на протяжении более чем 20 лет остается привлекательным для уфимцев и гостей столицы, потому что не устает их удивлять и радовать. Ежедневно услугами центра пользуются 30-60 тысяч человек, а в народе его любовно называют главным магазином республики. Торговый центр «Башкортостан» - единственный из крупных объектов города Уфы, сохранивший классическую форму универмага. В нем можно купить все - от башкирского меда до пылесосов и ковров, отдохнуть и пообедать. Перемещение покупателей с этажа на этаж производится при помощи эскалаторов, созданы комфортные условия покупок, микроклимат поддерживается современной системой кондиционирования.                                                                                                                                   «Торговый центр «Башкортостан» является открытым акционерным обществом, который был открыт в ноябре 1987года. Эта организация арендует помещение 1го  и 2го этажей универмага и  помещение общепита у ООО «Управляющая компания «Торговый центр». Генеральным директором управляющий компании является Званитайс  Аркадий Валентинович. Генеральным директором торгового центра является Фарахов Тагир Гемалиевич. Заместитель генерального директора по коммерческой работе Лялькина Наталья Владимировна. Исполнительный директор торгового центра Щербунов Станислав Вячеславович. Финансовый  директор Марышева Нина Бруновна. Председатель профкома Насибуллина Марина Павловна.

По устройству Торговый центр является  отдельно стоящим зданием, по специализации  торговый центр. Этот магазин городского значения, потому что является  торговым центром, находится на главной автомагистрали, имеет огромную площадь, торгует всеми группами товаров и обслуживает не только местное население, но и жителей всего города и иногородних. 

Торговый  центр концентрирует товары сложного ассортимента и удовлетворяет комплексный спрос покупателей. Розничная торговля осуществляется через торговые залы, расположенные на  двух этажах. Общая площадь ТЦ 35000м². Площадь   торгового зала универмага 6155м². Форма продажи: индивидуальное обслуживание через прилавок, обслуживание с открытой выкладкой и по образцам. Для наиболее полного изучения спроса покупателей и  получения прибыли  в ТЦ применяют активный метод продаж: рекламные акции, выездная торговля, ярмарки, презентации, скидки, розыгрыши и сезонная распродажа.

ТЦ представляет покупателям около 50 дополнительных услуг: кафе, кафетерии, ремонт обуви, ключей, банкоматы, ксерокопии, аптечный киоск, продажа цветов, авиабилетов, туристических путевок, продажа билетов на концерт, срочное фото, компьютерный подбор причесок, наращивание ногтей и другие. Также ТЦ оказывает услуги и для своих работников: библиотека, комната отдыха, спорт и тренажерный залы, медицинский пункт.

В ТЦ организована рекламная работа: печатная реклама (плакаты, листовки, буклеты), уголок для покупателей с информацией о правилах торговли, номера и адреса  вышестоящих организаций; указатели отделов, название отделов, ценники, бейджи; рекламные объявления по радио и телевидению, через городскую печать и через местное информационное бюро.

Торговый  центр «Башкортостан» работает для  покупателей с  10:00 часов до 21:00 часа, без выходных и обеденного перерыва.

В современную  эпоху бурного роста торговых центров «Башкортостан» сумел сохранить  свое лицо благодаря тому, что вовремя  провел сначала масштабную реконструкцию, а затем внедрил эффективную систему менеджмента.

2.2 Исследование и анализ системы внутреннего контроля в ТЦ «Башкортостан»

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Осуществление функции контроля опирается в  первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

В ТЦ «Башкортостан» используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого  контроля) и административный.

Финансовый  контроль реализуется на основании  сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. Финансовое положение предприятия обуславливается в немалой степени его деловой активностью. В критерии деловой активности включаются показатели, отражающие качественные и количественные стороны развития деятельности предприятия.

Без анализа  финансового состояния сегодня  становится невозможным функционирование какого-нибудь субъекта экономической  деятельности, включая и тех, что  по определенным причинам не преследуют цель максимизации прибылей. Если эффективность ведения хозяйства является добровольным делом субъекта экономической деятельности, то финансовая отчетность - обязательной.

 Рассмотрим основные показатели деятельности на примере таблицы 2 (Приложение 2). По данным таблицы мы видим, что розничный товарооборот в ТЦ «Башкортостан» в 2010 году вырос на 2,9% по сравнению с 2009 годом. А среднесписочная численность уменьшилась на 3,1%. Среднемесячный товарооборот на одного работника увеличился на 6,2%, среднемесячная зарплата увеличилась на 12,1%. Таким образом, в целом за период 2009-2010 гг. наблюдается тенденция роста основных показателей деятельности торгового центра.

Административный  контроль осуществляется за соответствием  хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным товарам и сегментам рынка. По данным таблицы (Приложение 3) можно сделать анализ финансового состояния предприятия. Выяснилось, что предприятие смогло организовать управление денежными потоками так, чтобы в любой момент в распоряжении фирмы было достаточное количество наличных денежных средств. Отчет о движении денежных средств составляется для того, чтобы наглядно увидеть воздействие текущей, инвестиционной и финансовой деятельности организации на состояние ее денежных средств за определенный период и позволяет объяснить изменения денежных средств за этот период. Отчет о движении денежных средств является очень важной информацией как для руководства организации, так и для ее инвесторов и кредиторов.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции (Приложение 4), положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п. В данной организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Но как показала проверка, должностные инструкции прописаны нечетко, формулировки целей до подчиненных доводятся не эффективно.

Контроль  материальных ресурсов осуществляется путем выработки ряда требований минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающего товара этим требованиям. Весь товар поступает посредством прямых поставок в магазин. Приемка товара осуществляется по качеству и по количеству, т.е. доставленная продукция должна соответствовать требованиям:

• наличие всей необходимой документации;
• правильная маркировка;
• целостность упаковки товара;
• соответствие сроков производства товаров на общей и единичной     упаковке датам, которые указаны в документах.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который  позволяет также осуществить  функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. Контроль за исполнением бюджетов в ТЦ «Башкортостан» осуществляется экономическим отделом и бухгалтерией. Для этого разрабатываются система контроля и процедура его реализации, определяются полномочия и ответственность должностных лиц по осуществлению данной работы.

Текущий контроль. Как это собственно следует  из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в  ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль за деятельностью продавцов осуществляется менеджерами залов и заведующими секциями, за деятельность заведующих - заместителем генерального директора и т.п. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам и т.д.

Экономический отдел Торгового центра в процессе контроля сравнивает плановые бюджеты  с фактическими. Выполненными считаются бюджеты, не входящие за рамки допустимых отклонений (обычно это 2-3%). Также экономический отдел анализирует причины неоправданных отклонений и устанавливают лиц, допустивших неэффективное расходование финансовых средств.

Руководители  функциональных служб еженедельно  представляют генеральному директору отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы.