Место и роль службы по управлению персоналом в общей системе организационной структуры

 

В настоящее время  работа службы управления персоналом начинает качественно изменяться. Увеличившаяся текучесть кадров заставляет руководство уделять больше внимания к подбору персонала, и сохранению имеющихся квалифицированных специалистов.

Так, прием на работу осуществляется на конкурсной основе. Организация  поиска кандидатов и первичный отбор осуществляется службой управления персоналом, личное собеседование проводится с участием заинтересованного руководителя подразделения, либо с использованием заранее подготовленного контрольного задания для соискателя. Прием высококвалифицированных сотрудников на безальтернативной основе проводится только по согласованию с директором организации. Таким образом, уменьшается вероятность протекционизма, когда предпочтение отдавалось родственнику или знакомому, а не профессионалу.

Больше внимания уделяется  мотивации сотрудников. В частности, введения системы премирования за рационализаторские предложения, удачные решения сложных задач. Применение нематериальных видов стимулирования: торжественное объявление благодарностей от заказчиков и руководства, вручение памятных знаков на корпоративных мероприятиях.

 В организации досуга  преимущество отдается оздоровительным  мероприятиям: поездки на природу с привлечением членов семей, посещение горнолыжного комплекса. Стимулирование занятий спортом через компенсацию 50 процентов стоимости абонементов. Оказание помощи в организации отдыха детей сотрудников в летних оздоровительных лагерях.

 В целях повышения  профессионального мастерства, организация  направляет на специализированные  курсы (профессиональные, изучения  иностранного языка), семинары, при необходимости отправляет на обучение в различные образовательные центры. Получение профессиональных сертификатов поощряется материально.

Однако работа ведется  не систематически из-за отсутствия специалиста  по управлению персоналом с профессиональным образованием. Отсутствует система  адаптации новых сотрудников, обычно, этим занимаются коллеги по работе вновь принятого сотрудника и как следствие – отсутствие у новичка полной информации о внутренних правилах, сложившихся обычаев.

Кадровая работа с  персоналом ведется слабо. Характеристики на работников составляются по шаблону, либо пишутся самим сотрудником. В результате получаются характеристики с общими формулировками, отсутствием информации каких-либо личных, присущих только данному сотруднику качествах, что сказывается на качестве предоставляемой информации. Кадровый резерв не ведется из-за отсутствия необходимой информации. Имеющаяся в распоряжении службы управления персоналом информация о трудовой деятельности, полученных навыках работы не позволяет составить полную картину и провести анализ с целью определения более достойного кандидата на вышестоящую должность. И как следствие вышеназванных факторов – отсутствие информации о кадровом резерве предприятия, что не позволяет вести работу по управлению карьерой сотрудников. Это приводит к тому, что механизм выдвижения на вышестоящую должность не прозрачен, зачастую решение выносится на основании личных предпочтений.

Кадровый учет ведется  с использованием устаревшего программного обеспечения. Реквизитный состав хранимой информации не позволяет в полной мере удовлетворять потребности специалиста по управлению персоналом. Часть информации хранится в бумажном виде, что сводит на нет все попытки ее обработки анализа.

Учет рабочего времени  на предприятии ведется в бумажном виде. Составление табелей, подсчет  и контроль отработанного времени  ведется вручную, что занимает большую часть рабочего времени табельщиков и зачастую приводит к механическим ошибкам. Такая система также, не позволяет проводить какие-либо исследования по использованию рабочего времени (например, проследить динамику потерь рабочего времени от болезней сотрудников или командировок).

 

 

2.2 Анализ трудовых ресурсов

Обеспеченность предприятия  трудовыми ресурсами (таб. 2).

 

Таблица 2. - Динамика численности  работающих ООО «Кубань-автоматизация»
Наименование показателя	2008 год	2009 год	2010 год	Изменение 2009 к 2008 году		Изменение 2010 к 2009 году
				абс.	%	абс.	%
Количество работающих из них:	310	320	328	10	3,23	8	2,25
Руководители	35	37	38	2	5,71	1	2,70
Специалисты	265	272	279	7	2,64	7	2,57
Рабочие	10	11	11	1	10,00	0	0,00

 

Из таблицы видно, что за исследуемый период численность работающих в организации увеличивалась в среднем на 2,5 процента в год. Это может свидетельствовать либо о том, что организация испытывает трудности в своем развитии, либо о том, что организация заняла определенную нишу на рынке и не стремится выйти на новые рынки. На рисунке 1 в наглядном виде представлена структура работающих.

 

Рисунок 1 - Структура категорий работающих по состоянию на конец 2010 года

 

Как видно из диаграммы, основную часть работающих составляют специалисты, что для организации, работающей в сфере информационных технологий, является нормой. Подробнее состав специалистов в разрезе квалификаций отражен в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1 - Динамика уровня квалификации специалистов ООО «Кубань-автоматизация»
Наименование показателя	2008 год	2009 год	2010 год	Изменение 2009 к 2008 году		Изменение 2010 к 2009 году
				абс.	%	абс.	%
Инженер-программист	105	103	104	-2	-1,90	1	0,97
Инженер-программист II категории	63	65	64	2	3,17	-1	-1,54
Инженер-программист I категории	42	45	48	3	7,14	3	6,67
Наименование показателя	2008 год	2009 год	2010 год	Изменение 2009 к 2008 году		Изменение 2010 к 2009 году
				абс.	%	абс.	%
Ведущий инженер-программист	35	37	40	2	5,71	3	8,11
Другие специалисты	20	22	23	2	10,00	1	4,55
Всего	265	272	279	7	2,64	7	2,57

 

Динамика уровня квалификации специалистов показывает незначительное повышение квалификации, что говорит о трудностях в профессиональном росте молодых специалистов. На рисунках 1.1, 1.2 и 1.3 в наглядном виде представлена структура уровня квалификации работающих на 2008, 2009 и 2010 года соответственно.

 

Рисунок 1.1 - Структура уровня квалификации специалистов на 2008 год

Как видно из рисунка, на начало исследуемого периода, основную часть специалистов составляли инженеры-программисты низших квалификаций. Это свидетельствует о том, что в периоде, предшествующем анализируемому было принято большое количество молодых специалистов с низкой квалификацией.

 

Рисунок 1.2 - Структура уровня квалификации специалистов на 2009 год

 

Как видно из рисунка, на второй год исследуемого периода  существенного изменения в структуре уровня квалификации не произошло. Это может свидетельствовать о том, что работники не заинтересованы в повышении квалификации.

Рисунок 1.3 - Структура уровня квалификации специалистов на 2010 год

 

Как видно из рисунка, на третий год исследуемого периода  также не произошло существенного  изменения в структуре уровня квалификации. На этом основании, можно  сделать вывод, что на предприятии  наблюдается текучесть кадров в среде специалистов с низшим уровнем квалификации, то есть, молодых специалистов. Это может свидетельствовать о том, что работники не видят перспектив профессионального роста, либо их не удовлетворяет уровень заработной платы.

Проанализировав структуру и качество обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами в динамике за три года, можно сделать общий вывод в слабой работе службы управления персоналом с молодыми специалистами.

Полученный результат  был вполне предсказуем, так как  в штате службы нет квалифицированного специалиста по управлению персоналом, а штатные работники полностью загружены выполнением своих служебных полномочий.

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Совершенствование работы  службы управления персоналом  ООО “Кубань-автоматизация”

Проведя анализ хозяйственной деятельности организации, проанализировав работу, проводимую с персоналом, выработан ряд предложений по совершенствованию работы службы управления персоналом.

Совершенствование учетной  политики в управлении персоналом.

В организации учет персонала производится с использованием устаревшего программного обеспечения, которое не может обеспечить ввод, хранение и обработку информации, необходимой для управления персоналом на современном уровне. Часть информации, вообще, хранится в бумажном виде. Учет использования рабочего времени производится вручную с заполнением бумажных бланков. Это негативно сказывается на работе специалистов службы, т.к. они вынуждены долгое время тратить на заполнение или поиск необходимой информации.

В тоже время, на предприятии разработана система управления персоналом, отвечающая всем современным требованиям, предъявляемым к учету персонала, соответствует всем требования законодательства, а также учитывает множество нюансов учета персонала на производстве. Подсистема документооборота многоуровневая, рассчитана на совместное использование в отделах кадров, труда и заработной платы, юридическом, охраны труда.

Использование данной системы  для нужд малых предприятий, особенно с непроизводственным персоналом, является нецелесообразным из-за жесткого разграничения полномочий по вводу и обработке информации.

В связи с этим, предлагается разработать собственными силами и  внедрить облегченный вариант системы управления персоналом.

Краткая характеристика предлагаемой системы. Система предназначена для оперативного управления количественными и качественными характеристиками трудовых ресурсов с целью предоставления информации для принятия управленческих решений в области управления персоналом.

Предлагаемая структура системы:

• ведение штатного расписания
• ввод документов (приказов, распоряжений) о персонале
• учет кадров
• учет рабочего времени
• формирование отчетности
• запросная подсистема

Подсистема «Ведение штатного расписания» должна позволять:

• создавать описание структуры предприятия в виде иерархического «дерева подразделений»
• формировать и вести штатное расписание и историю его изменений
• формировать печатную форму штатного расписания
• создавать с помощью запросной системы произвольные отчеты.

Подсистема «Ввод документов (приказов) о персонале» должна позволять:

• ввод и хранение в электронном виде различных документов (приказов, распоряжений), касающихся персонала
• печать введенных документов
• автоматическую разноску информации из документов в электронное личное дело работников
• оповещать пользователей о необходимости принятия тех или иных мер в связи с наступлением каких либо событий. Например, оповещение кадровика, об окончании срока действия контракта
• осуществлять поиск и просмотр в архиве утвержденных документов

Подсистема « Учет кадров» должна обеспечивать:

• ведение информации о сотрудниках по разделам: общая информация; образование; служебная информация; личная информация; военно-учетный стол; прочая;
• ведение истории изменения личных данных
• формирование различных справок по требованию сотрудника
• формирование списков сотрудников по произвольной комбинации признаков
• формирование различной отчетности.

Подсистема «Учет рабочего времени» должна позволять:

• формировать табель учета рабочего времени в разрезе подразделений, сотрудников на основании месячных планов-графиков рабочего времени, приказов и документов о неявках
• формировать данные для передачи на расчет заработной платы.

Подсистемы «Формирование  отчетности» и «Запросная подсистема»  предназначены для автоматизации анализа наличия и использования трудовых ресурсов, предоставления руководству актуальной и достоверной информации для принятия управленческих решений. Должна выполнять следующие функции:

• предварительную аналитическую обработку данных
• расчет итоговых показателей
• составление аналитических таблиц, графиков и диаграмм
• обобщение результатов и их оформление в выходных формах.

Техническая реализация. Система должна быть разработана  по технологии клиент-сервер. Серверная часть должна функционировать с использованием сервера средней производительности с характеристиками не ниже: Pentium 3 –700, RAM 256, HDD – 20Gb. Система управления базой данных : MSSQL Express.

Экономический эффект от внедрения системы. Отличительные  особенности предлагаемой системы  от уже существующей:

• упрощенная система ввода информации;
• отсутствие необходимости учета персонала в производстве;
• упрощенная система разграничения полномочий, что исключает необходимость администрирования всей системы;
• использование бесплатной СУБД.

Основная цель разработки и внедрения предложенной системы  – увеличение производительности труда  специалистов службы управления персоналом за счет уменьшения времени на ввод необходимой информации и ее поиск. Как результат – сокращение одного табельщика, что позволит ввести должность специалиста по управлению персоналом.