Методы исследования и проектирования функций и целей управления

 

Таким образом, рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.

 

 

3. Методы исследования систем управления

 

Метод, который используется для диагностики внутренних проблем  объекта исследования, называют управленческим обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить пять функциональных зон:

• маркетинг;
• финансы (бухгалтерский учет);
• производство;
• персонал;
• организационную культуру;
• имидж организации.

При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов: сбыт, реклама, продвижение товара.

При исследовании кадрового  потенциала анализируется кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего  руководства предприятия; система  мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.

Исследования в области  организационной культуры и имиджа фирмы дают возможность оценить  неформальную структуру организации; систему общения и поведения  работников; последовательность предприятия  в своей деятельности и достижении целей; положение предприятия по сравнению с другими организациями: способность привлекать высококвалифицированных  специалистов.

Анализ внешней среды  служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности. Анализ внешней среды позволяет своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.

При анализе экономических факторов рассматриваются темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий.

Анализ политических факторов дает возможность наблюдать современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и торговле между странами; протекционистскую таможенную политику, направленную против других стран; нормативные акты федерального правительства и местных органов власти, уровни развития правового регулирования экономики, отношение государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитную политику властей и т.д.

Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стратегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия деятельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость.

При анализе социальных факторов учитывают обостренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение общественных ценностей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок.

Анализ факторов конкуренции предполагает постоянный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяются четыре диагностические зоны:

• анализ будущих целей конкурентов;
• оценка их текущей стратегии;
• оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли;
• изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

Контроль деятельности конкурентов  позволяет руководству организации  постоянно быть готовым к потенциальным угрозам [3.С. 186].

 

 

4. Характеристика этапов проведения исследования

 

Процесс исследования системы  управления на любом предприятии  осуществляется в несколько этапов (Таблица 1.2.). 

 

Таблица 1.2

Этап исследования	Содержание этапа исследования
Первый этап	Необходимо выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования.
Второй этап	Это закономерное продолжение  первого. Это выявление объекта  и предмета исследования. Объектом исследования является система управления организации, а предметом - выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную работу организации.
Третий этап	Необходимо выбрать методологию  проведения исследования, под которой  понимаем совокупность целей, методов, приемов управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации.
Четвертый этап	Проводится анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования. К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим  для успешного проведения исследования и достижения его результатов.
Пятый этап	Предполагает выбор методов  проведения исследования с учетом имеющихся  ресурсов и целей исследования.
Шестой этап	Заключается в организации  проведения исследований. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность  и отразить это в регламентирующих документах. Здесь же необходимо уточнить или определить технологию подготовки и утверждения управленческих решений  при проведении исследований.
Седьмой этап	Следует зафиксировать и  проанализировать полученные результаты.

 

Результатами исследования могут быть отдельные рекомендации, новая модель системы управления, улучшенные нормы управляемости, более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы [11.С.213].

Таким образом, необходимо предварительно подсчитать эффективность исследований, т.е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты, а уже потом приступать к процессу исследования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОСОБЕННОСТИ МЕТОДОВ ИССЛЕДОВАНИЯ И ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЦЕЛЕЙ И ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ

 

1. Характеристика методов исследования и проектирования целей и функций управления

 

В данном пункте работы будут  даны определения, рассмотрены основные положения  методов исследования и проектирования целей и функций управления.

Сначала определим характеристику методов исследования и проектирования целей управления.

Любая система управления по определению есть целенаправленная система, имеющая иерархическое  строение и организованная для достижения целей, называемых целями функционирования системы управления.

Значение целей функционирования велико. Во-первых, потому, что в организациях должны приниматься только такие  решения, которые реализуют ее цели функционирования. Во-вторых, во избежание  «паразитной» деятельности организации, т.е. деятельности, мешающей достижению цели функционирования организации, глобальная цель должна быть доведена до каждого  руководителя и исполнителя. Для  этого необходим постоянный контроль реального состояния системы  и сравнение его с целями, задачами функционирования системы.

Отсюда следует, что любая  организационная деятельность в  системе оправдана только в том  случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе  говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся организационная деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых  она создавалась.

Цели - это конкретизация  миссии организации в форме, доступной  при управлении процессам их реализации. Для них характерны следующие  черты и свойства:

• четкая ориентация на определенный интервал времени;
• конкретность и измеримость;
• непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;
• адресность и контролируемость.

Предназначение организации  образует фундамент для установления целей организации в целом, ее подразделений и функциональных систем (маркетинг, нововведения, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует свои цели, логически вытекающие из общей цели предприятия.

Определение целей функционирования является одним из наиболее важных этапов проектирования системы управления. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех организационно-административной деятельности. Неправильное или нечеткое формулирование цели функционирования приведет к тому, что система управления, даже если она должным образом устроена, работает не с полной отдачей, не эффективно, так как усилия аппарата управления расходуются не целенаправленно. В реальных организациях, как правило, приходится иметь дело с целой совокупностью целей. Задача руководителя организации любого уровня - суметь учесть все многообразие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценить ситуацию и выработать оптимальные решения.

В ряде случаев для характеристики целей функционирования употребляется совокупность параметров, что затрудняет оценку степени достижения цели и требует  выбора критериев, по которым можно судить о степени достижения цели. Если нет критериев выбора или оценки степени достижения целей функционирования, нет  самих целей функционирования.

Наряду со стратегическими  целями и задачами приходится решать огромное количество текущих и оперативных. Кроме экономических — стоят социальные, организационные, научные и технические задачи. Наряду с регулярно повторяющимися, традиционными проблемами менеджеры должны принимать решения по непредвиденным ситуациям и т.д. Классификация целей позволяет конкретизировать задачу целеполагания и использовать соответствующие механизмы и методы, наработанные для разных групп целей. Один из возможных вариантов классификации целей представлен в Таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Классификация целей

Критерии  классификации	Группы целей
Период установления	Стратегические  Тактические	Оперативные
Содержание	Экономические Организационные Научные	Социальные Технические Политические
Функциональная	Маркетинговые Инновационные Кадровые	Производственные Финансовые Административные
Среда	Внутренние	Внешние
Приоритетность	Особо приоритетные Приоритетные	Прочие
Измеримость	Количественные	Качественные
Повторяемость	Постоянные (повторяющиеся)	Разовые
Иерархия	Цели организации	Цели подразделений
Стадии жизненного цикла	Проектирование и создание объекта Рост объекта	Зрелость объекта Завершение жизненного цикла  объекта

 

На каждом уровне организации  возникают частные цели, причем только их совокупность необходимо рассматривать как некоторую цель определенного уровня управления. Отсюда возникает необходимость структуризации целей и построения дерева целей.

Следовательно, в теории организации понятие цели является одним из основных. Без определения  этого понятия, без выявления  соотношений цели, средств достижения целей, оценки эффективности путей достижения целей нельзя решать проблему проектирования организации. Это означает, что без четкого формулирования целей функционирования нельзя комплексно решить ни одной проблемы, связанной с построением организации, с планированием их деятельности, оценкой эффективности [5.С.87].

 Теперь прейдем к  рассмотрению методов исследования  и проектирования функций управления.

Исследование и проектирование функций управления является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как  любое их изменение приводит к  изменению структуры управления.

Нечеткое распределение  функций неизбежно деформирует  структуру и снижает качество и эффективность управления, именно поэтому функциональное содержание управления имеет первостепенное значение. Кроме того, с развитием новых  форм экономического сотрудничества и  расширением взаимосвязей управление дифференцируется, а функции управления развиваются, в частности, появляются функции технического, коммерческого  управления и другие.

Следовательно, повышение  эффективности управленческой деятельности в значительной степени зависит  от правильного понимания функций  управления. Сущность работы по управлению организацией (предприятием или компанией) заключается в том, чтобы исследовать  каждую отдельно взятую функцию в  каждом отдельно взятом подразделении. Взаимосвязь этих функций определяет функциональное содержание управления.

Именно эта важная задача - исследование каждой отдельной функции  и их взаимосвязей — позволяет  вскрыть существо работы по управлению в отдельных подразделениях и  организации в целом.

Выделение функций управления вызвано еще и многообразием  управленческой деятельности, т.е. процессами принятия решений. Именно поэтому к  их определению предъявляются повышенные требования и определить однозначно, что понимается под функцией управления, весьма сложно.

Дадим определение. Функция управления — это однородный вид деятельности, объективно необходимой для реализации целей функционирования и выделенной по определенному признаку.