Методы управления организацией

Трендовый прогноз дает следующие результаты: в 2012 г. прогнозируется реализовать 1 140 туров (1 140 = 111,4 ´ 6 + 474,4) по средней цене 24,15 тыс. руб. (24,15 = 1,6933 ´ 6 + 13,986). Таким образом, прогнозная величина выручки от реализации туров тура ООО «Экстра Тур Байкал» на 2012 г. составляет 27 521 тыс. руб. (прирост на 18,6% по сравнению с фактическим результатом за 2011 г.).

2.3 Анализ организационной структуры управления

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Однако коммуникация и информация — различные, хотя и связанные между собой понятия. Коммуникация включает и саму информацию, и способ ее передачи.

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуникационную структуру, которая может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например подразделению.

В коммуникационной структуре  компании ООО «Экстра Тур Байкал»  выделяются вертикальные и горизонтальные связи, которые связаны с разделением труда. Специализированное разделение труда — это закрепление данной работы за специалистами, то есть теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Горизонтальное разделение труда — это разделение всей работы на составляющие компоненты, то есть расчленение общего трудового процесса на различные частные, непрерывные, обособленные виды деятельности со специализацией производства и исполнителей. Горизонтальное разделение труда осуществляется по функциональному и квалификационному признакам. Функциональное разделение труда — это специализация работников по видам деятельности. В данном случае обособляются отдельные функции и выделяются соответствующие работники для их выполнения (менеджер по рекламе, менеджер транспортного отдела). Квалификационное разделение труда основывается на том, что при определении видов трудовой деятельности исходят из сложности работ и необходимой для их выполнения квалификации.

Как именно осуществить  разделение труда в организации  — один из существенных управленческих вопросов. На практике чаще всего распространены две организационные схемы горизонтального разделения труда: по туристскому направлению и по содержанию работы.

В ООО «Экстра Тур Байкал» горизонтальное разделение труда осуществляется на основании содержания работы, выполняемой теми или иными менеджерами (см. рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 — Организационная структура ООО «Экстра Тур Байкал»

В организационной структуре ООО «Экстра Тур Байкал» присутствует туроператорский отдел (который занимается только разработкой туристского продукта, работой с поставщиками туристских услуг и т.д.), турагентский oтдел (занимающийся соответственно работой с туристскими агентствами, реализующий через них путевки, контролирующий отправку туристов и т.д.), финансовый отдел. Положительными чертами данной организационной структуры является, помимо профессионализма работающих на узком направлении деятельности менеджеров, также и более индивидуализированный подход работников туроператора к его партнерам и агентам. И отель, и авиакомпания, и туристское агентство сотрудничают с одним менеджером, который непосредственно отвечает за ту или иную сферу деятельности.

Функции генерального директора. Помимо чисто директорских функций — стратегия и тактика развития фирмы и работа с кадрами, работа в самом тесном контакте с финансовым менеджером, то есть подготовка всех документов для аудиторов, формирование бюджета, контроль за его исполнением, контроль заявок, решение вопросов по претензиям, анализ отдачи рекламы, работа с наиболее важными клиентами. Он также занимается поиском и заключением договоров с корпоративными клиентами, работой по привлечению к совместной деятельности периферийных агентств.

Функции финансового  менеджера. Ведет аналитический  учет поступления и расхода средств, контролирует работу менеджеров с клиентами, оплатившими тур, следит за правильностью расчетов за туры. Он также выполняет функции кассира, то есть принимает деньги и координирует работу курьера.

Функции менеджеров по туроператорской  и турагентской работе. Работа в  отделе продаж, информирование клиентов о предоставляемых услугах, прием документов, разрешение всех текущих вопросов, связанных с оплатой туров, получение полного пакета документов на тур, контроль за качеством этих документов, то есть, правильно ли выписаны билеты, ваучеры, страховки. Они работают в тесном контакте с финансовым менеджером, осуществляют необходимую помощь в работе с клиентами, чьи туры находятся в обработке, а также выполняют хозяйственную работу по офису.

Эти сотрудники находятся  в штате.

Помимо постоянных работников, есть такие, которые выполняют некоторые  временные поручения. К ним относятся:

• уборщица. По трудовому соглашению она убирает офис через день.
• юрист. По договору с юридической службой будет заключен договор на обслуживание и получение необходимых нам юридических консультаций.

В ближайшее время, в  связи с активным продвижением различных  туристических направлений, организационная структура ООО «Экстра Тур Байкал» должна приобрести следующий вид (см. рисунок 2.4).

 

Рисунок 2.4 — Планируемая организационная структура ООО «Экстра Тур Байкал»

Данный вид структуры  управления предполагает создание отделов, отвечающих как за определенное туристическое направление работы, так и за определенный вид текущей деятельности.

Не менее важно и  то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда — это связи подчинения, и необходимость в них возникает при наличии нескольких уровней управления.

Вертикальное разделение труда в ООО «Экстра Тур  Байкал» осуществляется по следующим направлениям:

• общее руководство — выработка и воплощение главных, перспективных направлений деятельности предприятия;
• технологическое руководство — разработка и внедрение прогрессивных технологий;
• экономическое руководство — стратегическое и тактическое планирование, анализ экономической деятельности, обеспечение рентабельной работы организации;
• оперативное управление — составление и доведение до исполнителей оперативных планов, расстановка исполнителей по рабочим местам, их инструктирование, организация систематического контроля за ходом производственного процесса;
• управление персоналом — подбор, расстановка и развитие трудовых ресурсов организации.

Следует отметить, что  руководители на всех уровнях осуществляют не только чисто управленческие, но и исполнительские функции. Однако с повышением уровня руководства удельный вес исполнительских функций снижается.

Узкий диапазон контроля в ООО «Экстра Тур Байкал» ведет к тому, что руководитель имеет возможность поддерживать постоянные контакты с подчиненными, обмениваться с ними необходимой информацией, более качественно управлять ими; в то же время здесь есть опасность того, что он будет излишне вмешиваться в их дела и ограничивать свободу поведения.

2.4 Специфика методов управления ООО «Экстра Тур Байкал»

В организации ООО  «Экстра Тур Байкал» выделяют следующие методы управления:

1. В основе административно-распорядительных методов лежат безвозмездные отношения субъекта и объекта управления, прямое воздействие на исполнителей путем управленческих команд, обязательных для нижестоящих органов.

Этот метод используется в работе организации ООО «Экстра Тур Байкал» для выполнения работы, команда поступает от руководства служащим, служащие приступают к делу.

2. С точки зрения  государства и общества экономическое  воздействие на участников хозяйственной деятельности может выражаться в проведении определенной политики финансирования, кредитования, ценового регулирования, рационального налогообложения, в поддержке производства путем субсидирования определенных программ, стимулирования научно — технического прогресса, в социальной защите населения.

Экономический метод также используется в организации ООО «Экстра Тур Байкал», руководство выделяет денежные премии своим сотрудникам, выдаются кредиты на обучение, на путевки в санаторий.

3. К правовым методам  относят выработку и подчинение  выработанным правилам деятельности, соблюдение которых гарантируется принудительной государства. При этом используется совокупность юридических средств воздействия на связи и отношения, возникающие в сфере управления: правовые нормы, правоотношения, правовые акты и др.

На данном предприятии все права работников соблюдаются, работают по трудовому договору, есть социальный пакет.

4. Социально-психологические  методы управления регулируют  характер взаимоотношений между  работниками предприятия, воздействуют  на сознание управления.

Руководство ООО «Экстра Тур Байкал» заботится о своих работниках, создается благоприятная обстановка для работы, если в коллективе намечается конфликт стараются это дело уладить мирным способом.

Также отметим, что в  организации ООО «Экстра Тур  Байкал» существуют следующие методы мотивации:

1. поощрение денежной  премией;

2. возможность карьерного  роста;

3. улучшение условий  труда (расширение помещения,  установка ионизаторов).

В данной организации  преимущественно используется прямой экономический вид стимулирования (заработная плата).

При этом, наряду с денежным, большую роль в стимулировании работников ООО «Экстра Тур Байкал» приобретают  и способы неденежного стимулирования их деятельности.

Прежде всего, к таким  способам относится одобрение, которое  зачастую более мощный стимул к труду, чем денежное вознаграждение.

Весьма эффективная  мотивация, применяемая в ООО  «Экстра Тур Байкал», — использование  методов группового принятия управленческих решений.

Существенным фактором мотивации персонала является также  стимулирование свободным временем, что позволяет сотруднику ООО «Экстра Тур Байкал» больше времени затрачивать на себя и семью, справляться с работой раньше отведенного на нее срока.

Взаимопонимание и проявление интереса к работнику — способ стимулирования, наиболее значимый в отношениях руководителей с высококвалифицированным персоналом. Он требует от менеджеров развития и неформальных контактов с подчиненными, знания того, что составляет круг их интересов.

Продвижение по служебной  лестнице и профессиональный рост — одна из самых действенных мотиваций управленческого персонала ООО «Экстра Тур Байкал», хотя и требует серьезных финансовых затрат.

На основании проведенного анализа можно сделать вывод  о том, что причины, побуждающие  персонал ООО «Экстра Тур Байкал» работать с той или иной степенью эффективности, многообразны, тесно связаны с изменением и развитием потребностей и ценностных представлений.

 

Глава 3 Направления совершенствования  системы методов управления в ООО «Экстра Тур Байкал»

Для совершенствования системы управления так же можно использовать такие методы управления как: систематизация процесса нахождения идей по развитию системы управления персоналом внедрение гибкого рабочего времени и гибкого рабочего места, разделение должностей, специальные программы стимулирования работников организации.

Использование такого метода, как систематизация процесса нахождения идей по развитию системы управления персоналом, в организации ООО  «Экстра Тур Байкал» окажет существенное положительное влияние.

В этом методе каждый из шести членов экспертной группы излагает на бумаге по три идеи и передает их остальным членам группы, те в свою очередь на основе уже предложенных вариантов пишут еще по три и т.д. По окончании этой процедуры на каждом из 6 листов будет записано по 18 вариантов решений, т.е. всего 108. Процедура найма работника в системе управления персоналом должна обеспечивать уменьшение текучести кадров и снижение у работников уровня неудовлетворенности работой и разочарования.

Начало этой процедуры  — проведение интервью, где 80% времени следует отводить выяснению профессионального уровня кандидата, при этом требования и суть предстоящей работы должны быть четко сформулированы. Например, должностная инструкция менеджера по продажам туров содержит следующие должностные обязанности:

• консультирование клиента по вопросам оказания туристской услуги;
• прием заказа от туриста;
• бронирование тура;
• оформление договора на оказание туристской услуги.

В турфирме ООО «Экстра  Тур Байкал» практикуется принятие решения о приеме на работу на основе личных симпатий или антипатий руководителя, но это далеко не всегда правильно.

В процедуре отбора необходимо принимать объективные решения, используя различные тесты и  профдиагностику, например тесты Айзенка, автоматизированную систему «Оценка уровня профессионализма работника» и т.д.

При приеме на работу в  организацию, особенно на должности  технического персонала, целесообразно  требовать рекомендации с прежних мест работы (чтобы исключить прогулы, пьянство и т.п.). Система мотивации персонала является важной частью системы управления персоналом. Руководитель, делая замечание подчиненным, высказываясь одобрительно в их адрес, распределяя премии, должен помнить, что в этот момент он оказывает воздействие на будущий результат.

Метод внедрение гибкого рабочего времени и гибкого рабочего места дает возможность для самореализации работника. Гибкое рабочее место в дополнение к скользящему графику, разделение обязанностей одной штатной единицы между двумя работниками позволит увеличить число рабочих мест, что должно привести к росту занятости населения, а также даст возможность работникам выполнять задания дома (это особенно актуально для руководящих работников и специалистов, которые вынуждены оставаться на рабочем месте допоздна) или на другом рабочем месте, если обязанности работника требуют постоянных разъездов.