Определение менеджмента и его задачи

Модель организации  как открытой системы состоит из трех компонентов:

-вход;

-преобразования;

-выход.

Под входом понимаются информация, материалы, капитал, трудовые ресурсы. Обработка и преобразование входов зависит от эффективности  управления. Если организация управления эффективна, то на выходе процесса преобразования образуется продукция или услуги, добавочная стоимость. В результате появляются дополнительные выходы: социальная ответственность, доля рынка, рост организации, удовлетворенность работников.

Однако теория систем сама по себе не говорит руководителям (менеджменту), какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления, не говорит, как окружающая среда влияет на результаты деятельности организации. Очевидно, что руководители должны это знать для того, чтобы применять теорию систем к процессу управления. Определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, который явился логическим продолжением подхода системного.

Ситуационный подход. Ситуационный подход внес большой вклад в теорию менеджмента за счет создания возможности  прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям. Его центральным  понятием является ситуация как конкретный набор обстоятельств, максимально влияющих на организацию в данное время. Исследование конкретной ситуации позволяет руководителю лучше понять, какие приемы будут наиболее эффективны при достижении цели организации. Сама идея ситуации впервые введена в менеджмент Мэри Фоллет, которая еще в 20-е годы говорила о «законе ситуации». Она отмечала, что различные ситуации требуют различных типов знаний, а человек, обладающий знаниями применительно только к одной ситуации, стремится быть в хорошо управляемых деловых организациях, при прочих равных условиях, халифом на час.

Как и системный, ситуационный подход признает, что хотя общий  процесс одинаков, специфические  приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, могут значительно  варьироваться. Например, все организации должны создавать структуры, чтобы добиться своих целей. Существует множество различных способов построения организационных структур, а структура организации является логическим завершением функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения целей организации.

Ситуационный подход стремится  связать конкретные приемы и концепции  с реальной ситуацией для того, чтобы наиболее эффективно достичь  целей организации. Он концентрируется  на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций, пытается определить значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность организации.

Методологию ситуационного  подхода можно рассмотреть как  четырехшаговый процесс:

1.Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования и контроля, количественных методов принятия решения.

2.Каждая из управленческих концепций и методик в конкретной ситуации имеет свои сильные и слабые стороны или сравнительные характеристики. Руководитель обязан уметь предвидеть вероятные последствия (положительные и отрицательные) от применения данной методики или концепции.

3.Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Для этого нужно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.

4.Руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы с конкретной ситуацией, обеспечивая достижение целей организации самым эффективным в условиях существующей обстановки путем.

Успех ситуационного подхода  в значительной мере зависит от правильности выполнения 3-го шага. Иначе невозможно полностью оценить сравнительные характеристики или приспособленность метода к ситуации. Менеджеры в состоянии рассмотреть только те факторы, которые наиболее значимы для организации, которые скорее влияют на ее успех.

3. Характеристика  подходов

Практика управления имеет древнюю историю, но научной  дисциплиной управление стало лишь в ХХ веке. Школа научного управления (видные представители - Ф.У.Тейлор, Френк  и Лилия Гилбрст, Г. Гант) сконцентрировала свое внимание на проблеме изменения организации работ для повышения производительности труда на конкретном рабочем месте. Классическая или административная школа управления - 1920 - 1950 гг. - пыталась определить более широкие и универсальные принципы управления организацией (видные представители - Анри Файоль, Линдалл Урвик, Джеймс Д. Муни). Точка зрения бихевиаристской школы (или школы человеческих отношений, видными представителями которой в 1930 - 50 гг. были Мери Паркер Фолетт и Элтон Мэйо и др., а исследования Абрахама Маслоу и других психологов помогли им понять причины основных проблем) заключается в том, что понимание человеческих потребностей и социальное взаимодействие имеет ключевое значение для достижения успеха организацией.

Эти школы внесли ощутимый вклад в развитие менеджмента, но, отстаивая «единственный лучший способ», рассматривали только часть  внутренней среды организации или игнорировали внешнюю среду. Ни одна из них не гарантировала полного успеха.

Школа науки  управления (1950г. и по н.в.), использующая количественные методы, никогда не претендовала на свою исключительность и ставила цель оказать помощь в принятии решения. В настоящее время ощущается возрастание ее влияния на управленческую мысль

Процессный  подход в управлении, возникший в  рамках классической школы, применим для  всех организаций. Основными функциями  в процессном подходе считаются  функции планирования, организации, мотивации и контроля. Основной недостаток - полная зависимость организации от личности руководителя и полноты информационного поля, сосредоточение внимания только на каком-либо одном важном элементе, неумение видеть целое за частным.

Системный подход рассматривает организацию как  открытую систему, состоящую из нескольких взаимосвязанных подсистем. Организация  получает ресурсы из внешней среды, обрабатывает их и выдает товары и  услуги во внешнюю среду. Теория систем помогает руководителю понять взаимосвязь между отдельными частями организации, между организацией и средой. Эта теория помогла также интегрировать вклады всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике управления. Основной недостаток - теория систем не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления, не говорит о влиянии окружающей среды на результаты деятельности организации.

Ситуационный  подход расширил практическое применение теории систем, определив основные внутренние и внешние переменные, влияющие на организацию. Он утверждает, что методики и концепции управления должны быть адекватны конкретной ситуации. Основной недостаток данного подхода - в расчет могут быть взяты только те факторы, которые наиболее значимы для организации и ее руководителя. Но, как известно, идеальных людей, так же, как и идеальных отношений, не существует. Поэтому возможны проблемы морального плана.

Заключение

Можно сделать  вывод, менеджмент - это синтез науки (теории, концепции, принципы) и искусства (опыт и навыки). Зачем отрицать достижения науки и «изобретать велосипед», используя уже устаревший метод проб и ошибок. Молодому руководителю всегда необходимо начинать с анализа, отбора и применения на практике знаний, а умение и опыт - при желании - дело наживное. Метод проб и ошибок допустим только при инновациях, но при этом всегда должен быть оправдан с точки зрения целеопределения. Конечно, у некоторых имеются, как говорится «природный дар», которые чисто интуитивно выходят на действенные результаты, но в основном искусство управления - умение выбирать единственно правильное решение и прогнозировать результаты деятельности. И это приходит с годами, на основе применения достижений науки и практического опыта. Американский менеджмент создал двенадцать заповедей хорошего руководителя, которые можно найти в любом практическом руководстве по менеджменту. Природные данные, личный опыт, большая или меньшая приверженность той или иной менеджерской заповеди, оптимальный стиль своей деятельности - это те элементы мозаики, из которой строится неповторимый облик незаурядного управленца.

Руководителю  малого и среднего бизнеса (учреждений) в своей работе приходится выполнять  множество функций. Ему необходимо спланировать, организовать, скоординировать, проконтролировать и дать оценку определенному виду работы. Все это можно выполнить более качественно, если применить функции мотивации, коммуникации и подбора персонала. На каждом этапе работы необходимо принять решение, представить проект и провести переговоры, при необходимости заключить сделку. Для того чтобы выполнить все эти функции качественно и в срок, руководителю необходимо иметь не одну голову и работать 25 часов в сутки. Поправить такое положение можно при условии делегирования части своих прав и ответственности наиболее подготовленным сотрудникам.

Например, при  составлении бюджета руководитель прогнозирует уровень объема доходов  и расходов, анализирует и проверяет  предложения по бюджету, распределяет ресурсы внутри организации.

Отделы занимаются подготовкой оперативных смет и корректируют их после анализа и проверки руководством, готовят итоговые бюджеты с постатейным учетом ресурсов и использованием фондов. Окончательно эти подробные расчеты сопоставляются с производительностью конкретного работника или отдела, чтобы определить возможности руководства выполнить контрольные показатели. Практически все функции менеджмента в той или иной степени применяются для решения поставленной задачи.

Здесь приведен процесс управления с точки зрения открытой системы, которой и является организация. Структура организации, состоящая из отделов (подсистем), поведение руководителя и типы поведения в группах позволяют прогнозировать функционирование всей организации.

Ситуационный  подход заключается в стремлении связать конкретные приемы и концепции с реальной ситуацией для более эффективного достижения целей организации. Для этого необходимо определить наиболее важный в данной ситуации фактор и спрогнозировать вероятный эффект от изменения переменных. Некоторые ситуационные переменные могут быть вычленены, но все выделить невозможно. Буквально каждая грань человеческого характера, каждое предыдущее управленческое решение и все, что происходило во внешнем окружении организации, определенным образом влияет на решение и ход его выполнения. Например, при составлении бюджета выяснилось, что расходная часть значительно превышает доходную. Следовательно, возникает дефицит бюджета и, соответственно, ставится вполне определенный вопрос: «За счет каких источников будет закрыт дефицит?». Вариантов ответа может быть несколько, но только при согласованности управленческих решений многих руководителей, правильном прогнозировании дальнейших действий с учетом разноплановых факторов можно быть уверенным в том, что принято единственно правильное решение. Руководитель (менеджмент) обязан предвидеть последствия своих поступков.

Успехи и  неудачи коллектива, в первую очередь, зависят от личности руководителя. Если он, имея определенные знания и  стремление к совершенствованию, большое  значение придает стратегическому планированию работы организации, четкому и действенному контролю, постоянно анализирует состояние внешней и внутренней среды, сильные и слабые стороны организации, владеет алгоритмом управления - то его организация должна быть успешной. Но «один в поле не воин» - гласит русская пословица. Главное - люди! Менеджмент - это синтез технологии, денежного расчета и психологии трудовых отношений, а потому в деятельности хорошего управленца всегда присутствуют два начала - организационно-техническое и социально-поведенческое. Выдающийся менеджер современной Америки Ли Якокка говорит вполне определенно: «Все хозяйственные операции можно, в конечном счете, свести к обозначению тремя словами: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надежной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать». Питер Дракер, оценивая причины успеха японских предпринимателей, сделал такой вывод: «Я научил их тому, что люди - это ресурсы, а не издержки производства, и что, следовательно, управляя ими, надо нести ответственность за них в той же мере, что и за цели компании, за производство… Современное предприятие или учреждение - это прежде всего человеческая, социальная организация. И менеджмент, как наука и, как практика имеет дело с человеческими и социальными ценностями». Поэтому от руководителя члены коллектива вправе требовать создания необходимых условий и благоприятной атмосферы для труда, но и от коллектива руководитель вправе требовать подчинения личных целей целям организации, вправе осуществлять подбор команды, ибо «никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей». Неудачи возможны по субъективным и объективным причинам, а их исправление зависит от слаженности работы команды.

Выводы на будущее

В рыночной экономике  ценность образования растет, и место  в жизни обеспечивается не столько  связями, сколько состязанием умов, трудолюбием и инициативой. Студенческая скамья - отличное время для подготовки к будущей деловой и предпринимательской работе. Бесполезных знаний нет, тем более что человек должен определить их, исходя из поставленных перед собой целей, и это уже важно само по себе. А процесс получения этих знаний - прекрасное условие для развития интеллекта и мира чувств.

Известен закон управления, который гласит: ни одна организация не может работать лучше, чем ее лидер. Коллектив и менеджер - сообщающиеся сосуды, и индивидуальная работа второго автоматически отражается на работе первого. Одному из зарубежных специалистов по вопросам менеджмента принадлежит никем пока еще не оспоренный вывод: после того, когда вы научитесь организовывать свой труд, все остальное, чему вам предстоит научиться в области управления, будет казаться детской забавой. Эти слова - менеджерский вариант сентенции: «Самая большая победа человека - это его победа над самим собой», о чем говорил еще великий русский полководец Александр Суворов, не проигравший ни одного сражения. Культура работы лидера за письменным столом наедине с собой неизбежно определяет культуру труда в коллективе.