Оптимизация информационного обеспечения подготовки и принятия управленческих решений в организации

В информационном обеспечении деятельности агрохолдинга как у любой социально-экономической системы есть ряд особенностей.

Первая особенность состоит в том, что агрохолдинг как социально-экономическая категория – это обобщенная динамическая система. Будущее состояние такой системы изменчиво (законодательство, новые цели развития), и это состояние можно определить только с определенной долей вероятности. Это означает, что компьютерные информационные системы должны создаваться с учетом расширяемости их функций (состава задач, информационной базы, прикладных программ и т.д.) и постоянной готовности программно-технического комплекса и информационной системы в целом к возможным преобразованиям или модернизации отдельных подразделений организации.

Второй особенностью является пороговая зависимость эффективности деятельности агрохолдинга от степени интеграции информационных ресурсов. Влияние информатизации на эффективность управления «БЭЗРК - Белгранкорм» становится заметным лишь тогда, когда преодолен некоторый пороговый уровень интеграции первичных информационных ресурсов, используемых для принятия управленческих решений.

Для преодоления порогового уровня интеграции информационные технологии должны удовлетворять двум базовым требованиям. Первое: простота интеграции низовых подсистем в единое информационное пространство данных на сети территориально-разнесенных узлов и возможность корпоративного использования базовых реестров. Второе: оперативная доступность любых информационных срезов по всей совокупности данных для подготовки и принятия управленческих решений.

Третья особенность информации в управлении – корпоративность. Несмотря на стремление единичных организационных структур к независимости и к монополии на «свою информацию», существует объективная заинтересованность в создании и использовании единой системы данных. Корпоративность достигается на сети взаимодействующих по телекоммуникационным каналам информационных подсистем отдельных структурных подразделений. При этом положительные стороны корпоративности проявляются в полном объеме только благодаря электронным технологиям.

Четвертая особенность касается условий востребования автоматизированной информационно-аналитической системы. Пользователь должен применять те же приемы и ту же логику работы с данными, которые присущи не компьютеризованному органу управления. В частности, формы документов должны с минимальными отличиями от бумажного оригинала воспроизводиться на экране и выводиться на бумагу, пользователь имеет возможность самостоятельно создать какую-либо новую форму для отчета или справку, формируя на экране компьютера, как на листе, нужную конфигурацию документа и имея возможность обращаться к нужной группе данных.

Пятая особенность – разнообразие типов данных при малой интенсивности потоков информации. Количество полей данных, фиксируемых в первичной документации (карточках, книгах, актах, справках, балансах, в статистических отчетах) и, следовательно, в автоматизированной информационно-аналитической системе является очень большим - до 800 форм.

Сохранение целостности и единства деятельности организации с учетом изложенных особенностей связано с необходимостью неукоснительного исполнения ряда принципов информатизации, имеющих прямое отношение к ответу на вопрос о том, будет ли управление эффективным, или этих целей будет невозможно добиться при использовании самых совершенных компьютеров и средств телекоммуникаций[22].

Специфической проблемой в развитии информационного обеспечения управления, носящей психологический характер, является необходимость последовательного перехода первых руководителей к обоснованному использованию в собственной практике управления возможностей современных информационных, аналитических, экспертных технологий. На начальном этапе это могла бы быть работа с электронной почтой, поисковыми, справочными, правовыми системами, подготовка презентационных материалов для выступлений. От преодоления сложившихся традиций работы первых руководителей с информацией в существенной мере будет зависеть уровень культуры и эффективности управленческой деятельности агрохолдинга.

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

К организации информационного обеспечения подготовки и принятия управленческих решений в «БЭЗРК - Белгранкорм» предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю холдинга для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. В «БЭЗРК - Белгранкорм» постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока в агрохолдинге, – это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Одно из требований к качеству информации агрохолдинга «БЭЗРК - Белгранкорм» – это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной
(эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система в агрохолдинге «БЭЗРК - Белгранкорм» формируется и совершенствуется с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности подготовки и принятия управленческих решений решений.

Информация – важнейший стратегический ресурс для «БЭЗРК - Белгранкорм». Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается.

При недостатке необходимой информации в удобной форме в агрохолдинге обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Иногда оказывается, что для управления отдельными отраслями холдинга недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из них.

В агрохолдинге «БЭЗРК - Белгранкорм» существует достаточно развитая система информационного обеспечения управленцев всех уровней.

Процессы информационного обеспечения подготовки и принятия управленческих решений сотрудниками агрохолдинга «БЭЗРК - Белгранкорм» происходят следующим образом:

1. На этапе подготовки управленческих решений, перед сотрудниками агрохолдинга ставится задача от руководства, для выполнения, которой сотрудникам необходимо  оценить и выбрать наиболее оптимальный вариант для решения поставленной задачи. Например, позитивным шагом подключение агрохолдинга к всемирной сети Internet. Это дает возможность работникам отдела маркетинга и рекламы агрохолдинга «БЭЗРК - Белгранкорм» получать больше информации о современном состоянии на рынке, современные методы и тенденции поступления товаров на рынок – в целом увеличило приток информации, которая применяется в управлении, то есть процессе разработки и принятия решений.

2. На стадии принятия управленческих решений сотрудниками агрохолдинга осуществляется разработка и оценка альтернативных решений, выбор и принятие наиболее выгодного решения. Например, с помощью программы 1С: Бухгалтерия, сотрудникам рассылаются электронные письма с заданиями, которое они должны выполнить. Также сотрудники с помощью этой программы могут отслеживать выполнение заданий другими сотрудниками агрохолдинга, могут оценивать их работу, вносить коррективы.

3. На стадии реализации управленческого решения принимаемого сотрудниками выбираются меры для конкретизации решения, осуществляется контроль за ходом его выполнения, делается оценка его результата. Сотрудники выполняют работу с помощью специальных информационных программ. Результаты работы оформляются в отчеты, и отдаются на проверку руководству агрохолдинга «БЭЗРК - Белгранкорм», которое оценивает выполненную работу. 

В агрохолдинге «БЭЗРК - Белгранкорм» существует ряд проблем по по оптимизации информационного обеспечения подготовки и принятия управленческих решений. Уровень подготовки персонала агрохолдинга не в полной мере соответствует требованиям процесса информации, отсутствие внедрения новейших информационных технологий в производственный процесс агрохолдинга, все это приводит к медленной и противоречивой разработки и принятия управленческих решений.

Для решения проблем агрохолдинга «БЭЗРК - Белгранкорм», можно предложить ряд рекомендаций:

1. Для эффективного влияния процессов информационного обеспечения на подготовку и принятие управленческих решений необходимо осуществление подготовки персонала информационным технологиям, используемым в агрохолдинге. Информатизация  позволит значительно улучшить материально-техническую базу агрохолдинга «БЭЗРК-БЕЛГРАНКОРМ»;

2. Внедрение новейших информационных технологий значительно упростит производственную коммуникацию и освободит менеджеров высшего руководящего звена для осуществления их первоочередных задач по сохранению конкурентоспособности на рынке, повышению производительности труда, рационализированному ведению дел;

3. Применение методов статистики для определения той или иной ситуации на производстве. Заблаговременное прогнозирование и анализ возможных результатов деятельности послужат более качественной разработки и принятия управленческих решений;

4. Создание на официальном сайте агрохолдинга «БЭЗРК-БЕЛГРАНКОРМ» взаимодействие и обратную связь с посетителями, например, в виде форума сайта. Это позволит менеджерам агрохолдинга тщательно и детально разрабатывать управленческие решения, так как в полной мере смогут узнавать о недостатках выпускаемой продукции.

По данному разделу можно сделать следующие выводы:

          1. Среди некоторых недостатков применения современных информационных технологий при разработки и принятия управленческих решений следует отметить необходимость в освоении компьютерной грамоты управленческих кадров в сфере современных технологий в агрохолдинге «БЭЗРК-БЕЛГРАНКОРМ». Современному руководителю необходимо оценивать различные варианты и возможности применения комплекса информационных технологий с точки зрения целей и интересов организации в целом;

          2. Применение статистических методов, новейших разработок в сфере компьютерных технологий дает новые возможности для решения ряда задач, которые стоят перед менеджерами агрохолдинга. Возможность переложить часть рутинных обязанностей связанных с документооборотом на электронные средства информационного обеспечения освобождает значительную часть рабочего времени руководителя, которое он может грамотно использовать для подготовки и принятия управленческих решений по другим важным вопросам агрохолдинга «БЭЗРК-БЕЛГРАНКОРМ»;

          3. Создание взаимодействия и обратной связь с посетителями на официальном сайте агрохолдинга «БЭЗРК-БЕЛГРАНКОРМ» необходимо, так как посетители форума  смогут обсуждать как положительные так и отрицательные стороны выпускаемой продукции, что в свою очередь поможет менеджерам агрохолдинга более тщательно и детально разрабатывать и принимать управленческие решения.