Организационная структура гостиничного предприятия

 

Задача состоит в том, чтобы кадровые службы постепенно превращались в центры по разработке и реализации стратегии трудовых отношений в  гостинице. Это значит, что они  должны оказывать помощь в развитии бизнеса посредством найма высококвалифицированных  работников, планирование их карьеры, оценки производственной деятельности и совершенствование оплаты труда. Кадровая работа уже не рассматривается  как чисто административная структура, существующая независимо от других управленческих звеньев. Теперь надо знать хозяйственные  потребности организации и в  связи с этим рассматривать деятельность кадровой службы интегрировано с  другими структурами. Результатом  этого должны стать большая вовлеченность  людей в бизнес, знание своих обязанностей и ответственности, развитие трудового  потенциала, благоприятный психологический  климат. Функция управления персоналом изменится: от пассивного содействия кадровая служба переходит к активному  участию в хозяйственных решениях. Основными задачами кадровых служб  являются: формирование кадров организации (планирование, отбор и наем, высвобождение, анализ текучести и т.д.); развитие персонала (профессиональная ориентация и переподготовка, аттестация и оценка, организация продвижения по службе); совершенствование организации  труда и его стимулирование.

 

При сохранении прежних функций  служб управления персоналом особое значение приобретает тщательная разработка методов стимулирования всех участников трудового процесса, дифференцированный подход к трудовому потенциалу при  выработке общих для организации  принципов и правил работы с персоналом. В связи с этим с особой остротой стоит вопрос о координации деятельности всех структур организации, проведение единой кадровой политики, подборе  менеджеров, способных возглавить самые  сложные участки работы.

 

1.3 Служба приема и размещения

 

Занимается решением вопросов, связанных с бронированием номеров, приемом гостей, прибывающих в  гостиницу, их регистрацией и размещением  по номерам, оказанием различных  услуг, а также отправкой домой.

 

Состав службы: заместитель  директора (менеджер по размещению), служба администраторов, портье, операторы  механизированного расчета, работники  паспортного и справочного столов, швейцары, носильщики, служба безопасности и др.

 

Процесс обслуживания гостей в гостиницах всех категорий можно  представить в виде следующих  этапов: предварительный заказ мест в гостинице (бронирование); прием, регистрация  и размещение гостей; предоставление услуг проживания и питания (уборка номера); предоставление дополнительных услуг проживающим; окончательный  расчет и оформление выезда.

 

Функции службы приема и  размещения. Служба приема и размещения является первым подразделением, с  которым знакомится гость, приезжая в гостиницу. Впечатления, полученные от этого знакомства, во многом формируют  отзывы гостей о качестве обслуживания в целом.

 

Основными функциями службы приема считаются: бронирование мест в  гостинице, регистрация и размещение туристов, оформление расчетов при  выезде гостя, предоставление различной  информации. Должностные обязанности  работников службы, а также навыки и знания, требуемые для их выполнения, определены профессиональным стандартом.

 

В большинстве гостиниц работники  службы приема работают по 24ч. с 9ч. утра. Начиная работу, администратор должен просмотреть журнал с записями предыдущей смены. В этот журнал записывается информация о том, что произошло за смену, о потребностях гостей, обратившихся в службу в этот период времени, но не удовлетворенных по каким-либо причинам. Перед началом работы необходимо также просмотреть информацию о наличии свободных мест и заявки на текущие сутки. На основании документов администратор ведет учет использования номерного фонда.

 

Служба приема и размещения должна обеспечивать максимальную загрузку гостиницы, не допуская необоснованных простоев. При регистрации и оформлении выезда производятся расчеты за проживание в гостинице и дополнительные услуги. При выписке проверяют  счет гостя, уточняют все его расходы  за время проживания и принимают  оплату. Очень важен контроль за выездом, чтобы не допустить отъезда  гостей, которые не заплатили по счету.

 

Портье отвечает за хранение и выдачу ключей от номеров проживающим  по предъявлении визитной карточки. Кроме  того, в службу приема и размещения часто обращаются гости, чтобы получить какую-либо информацию или услугу.

 

Оператор механизированного  расчета (кассир) контролирует своевременную  оплату всех видов услуг, получает оплату за проживание при наличном расчете  и составляет кассовые отчеты для  бухгалтерии.

 

Работник паспортного  стола проверяет данные паспорта, правильность их занесения в регистрационную  карточку, контролирует сроки действия виз.

 

Порядок бронирования мест и номеров в гостинице. Бронирование - предварительный заказ мест и  номеров в гостинице. С этого  процесса начинается обслуживание гостей. Бронированием номеров занимаются менеджеры отдела бронирования или  службы приема и размещения. Именно в эти подразделения поступают  заявки на бронирование от клиентов, Кроме  формального сбора заявок отдел  бронирования должен изучать спрос  на гостиничные места. Изучая многолетний  опыт работы гостиницы, учитывая план мероприятий, которые будут проходить  в данном регионе (спортивные соревнования, карнавалы, съезды, фестивали и т.п.), прогнозируя спрос на места и анализируя загрузку номеров в прошедший и настоящий периоды, отдел бронирования совместно со службой маркетинга планирует деятельность гостиницы.

 

Загрузка гостиницы зависит  от сезона, деловой активности в  данном районе, экономической и политической ситуации. Во времена политической нестабильности интерес туристов к  данной местности снижается из-за невозможности обеспечить безопасность пребывания. Для туристских фирм, которые  регулярно поставляют клиентов, гостиница  устанавливает скидки на оплату проживания, питания и некоторые услуги.

 

 

 

1.4 Служба обслуживания номерного фонда

 

Обеспечивает обслуживание туристов в номерах, поддерживает необходимое  санитарное состояние номеров и  уровень комфорта, занимается оказанием  бытовых услуг.

 

Состав службы: заместитель  директора (менеджер) по эксплуатации, поэтажный персонал, старшая горничная, горничные, уборщицы, дежурные по этажу, кастелянши, работники прачечной  и др. С точки зрения гостей служба обслуживания является важнейшей в  гостинице, так как персонал именно этой службы работает с клиентами  в постоянном контакте и выполняет  все функции, связанные с их непосредственным обслуживанием.

 

Возглавляет службу обслуживания менеджер, которому подчинены швейцары, коридорные, подносчики багажа, лифтеры, консьержи, рассыльные, водители.

 

В связи с важностью  первых впечатлении клиентов о гостинице  на персонал службы обслуживания возлагается  особая ответственность. Как правило, первыми встречают гостей швейцары, которые стоят у входа в  гостиницу. Они должны поприветствовать гостей, помочь им выйти из машины. Швейцары должны владеть информацией об услугах, имеющихся в гостинице, о гостиничных  мероприятиях (конференциях, банкетах), о месте расположения гостиницы  и ее окрестностях. Сопровождением гостей в номера, а также доставкой  багажа занимаются коридорные. Во время  сопровождения им рекомендуется  поддерживать с гостями разговор. При этом особенно важно дать информацию по имеющимся в гостинице услугам: наличии и режиме работы ресторана, кафе, бара, прачечной, химчистки, бассейна, спортзалов и т.д. По прибытии в номер  коридорный должен в некоторой степени  помочь гостю разместиться: объяснить (и одновременно проверить исправность), что и как работает (освещение, радио и ТВ-приемники, кондиционеры, телефон и т.д.). Если у гостя  не возникло дополнительных вопросов, коридорный должен вежливо попрощаться (например, сказать следующее: "Я  желаю Вам приятного пребывания в нашей гостинице") и покинуть номер.

 

Множество важных услуг оказывают  гостям консьержи:

приобретение и доставка билетов в театры;

заказ столика в городских  ресторанах;

резервирование мест в  парикмахерскую;

заказ и доставка авиа-, ж. - д., автобусных билетов, справки о  работе международного, междугородного и внутреннего транспорта;

информация о местных  достопримечательностях, работе музеев, выставок, магазинов;

помощь в экстренных случаях (например, вызов врача, юриста, нотариуса);

выполнение сугубо личных поручений клиентов (осуществление  покупок, оформление виз и т.д.).

 

Для того чтобы качественно  выполнять вышеназванные услуги, консьержам необходимо во всех деталях  знать жизнь отеля в целом  и его многочисленных служб в  отдельности, говорить на нескольких иностранных  языках, быть коммуникабельными, при любых обстоятельствах демонстрировать дипломатический такт и сохранять прекрасное расположение духа.

 

Служба эксплуатации номерного  фонда. Важнейшей функцией является поддержание необходимого уровня комфорта и санитарно-гигиенического состояния  гостиничных номеров, а также  общественных помещений (холлов, фойе, переходов, коридоров). По численности  занятого персонала эта служба является самой крупной службой гостиницы. Как правило, здесь работает до 50% всех служащих отеля.

 

Службу эксплуатации номеров  возглавляет менеджер, которому подчинены  горничные, дежурные по этажу, супервайзеры, стюарды и некоторые другие категории  работников.

 

Основной обязанностью горничных  является уборка номеров, независимо от того, заняты они или свободны. Уборка номеров бывает ежедневная; после  выезда проживающего; генеральная. Каждый день горничная выполняет текущую  и промежуточную уборку номеров. Уборка номерного фонда осуществляется в следующей последовательности: вначале работы ведутся в забронированных  номерах, затем убираются номера, только что освободившиеся от проживающих  гостей, в последнюю очередь выполняется  уборка в занятых помещениях. Уборку следует производить в отсутствии гостя. Если же гость находится в  номере, необходимо прежде получить у  него разрешение на уборку. Процесс  текущей уборки состоит из проветривания  помещения, уборки и мытья посуды, уборки кроватей, тумбочки, стола, удаление пыли, уборки санитарного узла. В  обязанности горничной также  входит проверка сохранности оборудования номера.

 

Если номер состоит  из нескольких комнат, процесс уборки всегда начинается в спальне, затем  продолжается в гостиной и других помещениях. Завершается работа уборкой  санитарного узла.

 

Ежедневная промежуточная  уборка в номерах производится по мере надобности и при наличии  условий для уборки.

 

При уборке номера после  выезда гостя в дополнительные функции  горничной входит: приемка номера, смена постельного белья и  полотенец, замена информации, имеющейся  в номере.

 

Генеральная уборка номерного  фонда и всей жилой части гостиницы  производиться не реже одного раза в 10 дней.

 

В некоторых гостиницах имеется  должность сменного супервайзера, который  осуществляет контроль за работой смены  горничных, с тем чтобы быть полностью  уверенным, что помещения убраны в соответствии со стандартами. В  обязанности супервайзера также  входит передача в службу приема информации о свободных и занятых номерах. В гостиницах высоких категорий  обслуживания (отелях люкс) имеются  стюарды, которые начинают свою работу во второй половине дня. В обязанности  стюарда входит обеспечение каждого  номера свежими полотенцами, приданию номера нарядного вида.

 

 

1.5 Служба общественного питания

 

Обеспечивает обслуживание гостей в ресторанах, кафе или барах  гостиницы, решает вопросы по организации  и обслуживанию банкетов, презентаций  и т.д.

 

Состав службы: менеджеры, повара, работники кухни, администраторы зала и официанты зала и службы банкетинга.

 

Служба питания гостиницы, или пищевой комплекс отеля - это  отдельное структурное подразделение, которое возглавляет директор, подотчетный  управляющему отелем (директору гостиницы). Директор пищевого комплекса контролирует следующие виды работ: работу кухни, работу буфетов, банкетную деятельность, организацию обслуживания в ресторане, обслуживание в номерах, снабжение  мини-баров, обслуживание в комнатах или зонах отдыха, обслуживание гостей в барах, работу уборщиков и мойщиков посуды. Кухню гостиницы возглавляет  шеф-повар, ответственный за организацию  работы кухни, руководство группой  заместителей, количество и качество приготовляемой пищи. Шеф-повар должен стремиться к тому, чтобы удовлетворить  не только требования клиентов, но и  их ожидания относительно качества пищи и ее подачи.

 

Шеф-повар играет значительную роль при выборе концепции относительно питания в ресторане, а также  при планировании меню. Меню - важное условие успеха в ресторанном  деле. Существуют разные типы меню.

 

Меню фирменных блюд или  каталог шеф-повара - этот тип меню характерен для дорогих эксклюзивных ресторанов при фешенебельных отелях.

 

Меню "А ля карт" указывает  порционные блюда с индивидуальной ценой на каждое. Это меню также  называют заказным со свободным выбором  блюд.

 

Меню "Табль д'от" предлагает выбор одного или более вариантов  каждого блюда по фиксированным  ценам. Этот тип меню часто используется в гостиничных ресторанах, в основном в Европе. Преимущества его в том, что гости считают его более  экономичным.

 

Меню "Дю жур" перечисляет  дежурные блюда, т.е. дневные, а также  популярные, дешевые, как правило, быстрого приготовления. Туристское меню строится так, чтобы привлечь внимание туристов, делая акцент на дешевизне и питательных  качествах. Туристское меню планируется  как меню рациона дня и предлагает 4-, 3 - и 2-разовое питание в день.