Организационная структура процесса управления предприятием

 
 

 

 

3.Функции управления 

Функция - широко распространенное слово, имеющее множество значений. Функция - это обязанность, круг деятельности, назначение, роль. Данное понятие используется во всех областях знаний и во всех сферах деятельности. 

(Субъект управления- специалист  менеджер, объект - хозяйственная деятельность предприятия). 
 
Несмотря на отсутствие единого подхода к классификации функций, большинство авторов выделяют общие, специальные и конкретные функции управления. 
 
При рассмотрении процесса управления были выделены его основные этапы, которые в той или иной степени присутствуют в деятельности каждого руководителя независимо от его места в управленческой иерархии и свойств объекта управления. Этими этапами являются прогнозирование, планирование, организация, координация, стимулирование, учёт и контроль, анализ. 
 
Все эти этапы объединяются общими функциями управления. 
 
Поскольку в своей деятельности любая организация использует различные ресурсы, то имеет смысл говорить об управлении этими ресурсами. По виду деятельности работников аппарата управления, связанной с использованием ресурсов предприятия, могут выделяться конкретные функции управления. Наиболее часто встречаются следующие конкретные функции: управление финансами; управление недвижимостью; управление материальными ресурсами; управление персоналом и пр. 
 
Поскольку в работе предприятия можно выделить различные сферы или области деятельности (например, такие, как основное и вспомогательное производство, охрана окружающей среды, сбыт продукции и пр.), то имеет смысл говорить об управлении каждой сферой деятельности. 
 
Функции управления, выделенные по этому критерию, называются специальными функциями управления. 
 
Функциональная задача управления - это определённый этап (планирование, организация и т.д.) управления определённым ресурсом (финансы, персонал и пр.) в определенной сфере деятельности. 
 
Конкретные функции управления тесно связаны со спецификой предприятия и основными сферами его деятельности (общее управление, финансовое управление, производство, НИОКР, маркетинг). 
 
Общее управление предприятия состоит в его структуризации, организации деятельности, планировании, управлении персоналом, контроле, учете и анализе результатов деятельности. 
 
При управлении производством решаются задачи экономики производства (издержки, цены) и планирования производства продукции. К задачам планирования производства относят: 
1.выбор технологического процесса;

2.планирование программы производства;

3.планирование последовательности производства (оперативное планирование);

4.формирование производственных систем (систем оборудования);

5.содержание и эксплуатация оборудования;

6.организация материально-технического снабжения.

 
При управлении НИОКР (инновациями) реализуются  следующие конкретные функции управления: 

1.организация инновационного процесса;

2.выбор и реализация стратегии НИОКР;

3.оптимальное распределение ресурсов на НИОКР;

4.внедрение результатов НИОКР;

5.защита результатов НИОКР.

 
Реализация функций в области  маркетинга включает: 

1.организацию сбора и обработки маркетинговой информации;

2.выбор целевых рынков и их сегментирование;

3.применение маркетинговых решений по продукту;

4.выбор и взаимодействие с каналами товародвижения;

5.продвижение товара;

6.выбор и реализация ценовой политики;

7.планирование и анализ эффективности маркетинговой деятельности.

 
 
Финансовое управление предприятием включает: 

1.приобретение финансовых средств;

2.использование финансовых средств;

3.управление ликвидностью;

4.структурирование капитала и имущества;

5.управление платежными средствами и проведение платежного оборота;

6.финансовое планирование и финансовый контроль.

 
Таким образом, конкретные функции  управления фирмой можно рассматривать  как системные компоненты ее менеджмента. 
В  ООО ресторане “Buono Chibo” общие функции управления осуществляют следующие подразделения: экономический отдел. 
Конкретные функции управления: инженерно-эксплуатационный отдел, отдел снабжения. 
Специальные функции: зал обслуживания, цеха. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1.Методы управления 

К главным методам воздействия  можно отнести: экономические, экономико-математические, социально-психологические и прочие. 
Экономические методы управления - это способы воздействия, имеющие в своей основе экономические отношения и экономические интересы людей. 
Экономические интересы делятся на четыре большие группы: интересы государства, интересы отрасли, интересы коллектива (организации), интересы личности. 
Между этими интересами существуют противоречия. Искусство руководителя - разрешать данные противоречия, находить приемлемые компромиссы. 
Возможные экономические рычаги управления: себестоимость (затраты), производительность труда, фондоотдача, цена, заработная плата. 
Один из важнейших экономических рычагов управления - заработная плата работников. 
Экономико-математические методы - это методы, основанные на поиске экстремумов аналогичных оптимизационных кривых не только для заработной платы, но и для других.  
 Социально-психологические методы -это методы, использующие индивидуальное и общественное (групповое) сознание и психологию, основывающиеся на общественно-значимых морально-этических категориях, ценностях и воспитании. Социальные процессы идут на четырёх уровнях: 
Всего общества (государства), коллектива, рабочей группы, индивида (личности). 
Основные факторы, определяющие ход социальных процессов: демографические факторы, возраст, этническая принадлежность, 4уровень образования и квалификация, размер рабочей группы, психологический климат. 
 
Организационно-распорядительные методы. Ориентированы на такие мотивы поведения как осознанная необходимость человека трудиться в определённой организации, чувство долга. В систему этих методов входят: 

1.Правовые нормы и акты. 

2.Методы организационного воздействия, действующие внутри организации.

3.Распорядительные методы, использующиеся в процессе оперативного управления.

Можно применить следующие  способы улучшения управления производством: 

1.Организационно-распорядительные  методы: разукрупнение производства  для оптимизации структуры производства.  
2.Социально-психологические: для оптимизации действия социальной политики можно использовать т.н. систему “ кафетерия”, в которой сотрудник получает возможность выбрать из общего перечня предлагаемых предприятием те, которые для него наиболее предпочтительнее. Возможность партисипативного управления.  

Воздействие на основе лидерства. Проблемы лидерства являются ключевыми для достижения организационной эффективности. Метод управления на основе лидерства в коллективе позволяет быстро решать наиболее срочные задачи и оперативно реагировать в неожиданных ситуациях. Лидерство – это процесс преимущественно несилового воздействия в направлении достижения группой или организацией своих целей. Лидерство в основном строится на отношениях типа «лидер - последователи», а не «начальник - подчиненный». Не всякий менеджер может быть лидером; в коллективе может появиться и неформальный лидер.

Автоматизированные  методы управления – это методы, в которых используются электронно-вычислительные, телекоммуникационные средства и сети в системе управления организацией, ее связей с внешней средой и реализации основных функций менеджмента: анализа, прогнозирования, планирования, оптимизации и принятия решений, учета, контроля, мониторинга. Построение автоматизированной системы управления организацией (АСУО) включает в себя следующие восемь составляющих: разработку модели организации, информационного обеспечения АСУО, математического обеспечения АСУО, лингвистического обеспечения АСУО, программного обеспечения АСУО, сетевого обеспечения АСУО, технического обеспечения АСУО, организационного обеспечения АСУО, методического обеспечения АСУО. 
 
Цели функционирования АСУО:

 
1.минимизация времени на коммуникационные процессы в организации, повышение оперативности управления;

2.учет и контроль производственных процессов, что снижает общие издержки;

3.обеспечение оптимального планирования, оптимального распределения ресурсов и управление запасами;

4.составление расписаний движений ресурсов в организации и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. Информационное обеспечение процесса управления 

Передача информации о  положении и деятельности фирмы  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между подразделениями  фирмы осуществляется на базе современной  электронно-вычислительной техники  с применением различных информационных решений. В менеджменте к информации предъявляются определённые требования: краткость, чёткость формулировок, своевременность поступлений, точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, непрерывность сбора сведений. Для современных предприятий характерно применение высокоэффективных систем информации, основанных на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки информации, объединённых в единую сеть. Управленческая информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов её передачи, собственно информации.

Информационные системы  последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путём  применения технических средств  сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических  расчётов. Весь информационный процесс  направлен на получение научно-технической, плановой, контрольной, учётной и  аналитической информации. 
 
Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции: определение потребности каждого конкретного менеджера в объёме и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью фирмы, определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого менеджера в отдельности для обеспечения необходимой информацией, централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду, использование технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы, обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации, разработка программных средств, прикладных программ. 
 
В производственно-хозяйственном подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации “ снизу вверх”, а также конкретизация информации “ сверху вниз”. 
 
Важную роль в использовании информации играют способы её регистрации, обработки, накопления и передачи, систематизированное хранение и представление информации в требуемой форме. 
 
Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения любого рода задач. Оперативность и качество формирования документов, слаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом. 
 
Уменьшение времени, которое тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов, является одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников. Потребность в централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом. 
 
Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации. 
 
Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы. 
 
В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т. д. При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных. 
 
Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы. 
 
ООО ресторан “Buono Chibo” широко использует в своей работе компьютеры. С помощью компьютеров администраторы и менеджер могут обмениваться информацией между собой, использовать местную базу данных и сеть для поиска информации. Менеджер может узнавать информацию о конкурентах, давать рекламу, общаться с на предмет улучшения качества и ассортимента предоставляемых рестораном услуг.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Система оперативного  управления предприятием.

Оперативное управление производством  характеризуется принятием управленческим персоналом решений в реально  складывающейся или сложившейся  производственной ситуации. В этих условиях разработанные плановые задания  или решения руководителей производственных подразделений должны обеспечить строгий  и чёткий во времени порядок выполнения запланированных работ. Этому соответствует  разработка оперативно-календарных  планов (графиков запуска-выпуска деталей) и сменно-суточных заданий на уровне цехов, участков и рабочих мест.

На межцеховом уровне оперативное  управление осуществляется для решения  принципиальных вопросов снятия, замеры выпущенных в программу выпуска  новых изделий, обеспечения внешних  поставок комплектующих изделий, использования  внутренних ресурсов. 

В современных условиях повседневно  выполняемые управленческим персоналом функции по оперативному учёту, контролю и анализу хода производства являются основой для выработки вариантов  регулирующих воздействий на ход  производства. Отсюда, оперативное  управление производством осуществляется на основе непрерывного слежения за ходом  производства, оказывая целенаправленное воздействие на коллективы цехов, участков, рабочих для обеспечения выполнения утверждённых производственных программ. Это достигается: 
 
1.Строгим распределением работ на короткие периоды времени в цехах, на производственных участках; 
2. Чёткой организации сбора и обработки информации о ходе производства; 
3. Комплексным использованием средств вычислительной техники для подготовки вариантов управленческих решений;

4. Повседневным анализом  и владением со стороны управленческого  персонала производственной ситуацией  в каждом звене предприятия; 
5.Своевременным принятием решений и организацией работы по предупреждению нарушений в ходе производства или для быстрого его восстановления в случае отклонения от запланированной траектории развития. 
В  ООО ресторане “Buono Chibo” обязанности по оперативному управлению поделены между метрдотелем и заведующим производством. Эти люди постоянно согласовывают свои действия друг с другом. Метрдотель контролирует работу зала. 
 
ООО ресторан “Buono Chibo” является малым предприятием, следовательно функции оперативного управления производством осуществляет заведующий производством. Он осуществляет координацию и контакты между производством и залом и служит источником информации, поступающей в подразделения или, наоборот, направляемой заказчикам через отдел сбыта.