Организационная структура управления персоналом (на примере ОАО "АГРОН")

Анализ и обобщение  существующих точек зрения как отечественных, так и зарубежных специалистов по вопросу сущности понятий "производительность" и "эффективность" управленческого  труда, показателей и методов  определения последней позволил прийти к следующим выводам.

"Эффективность" и  "производительность" управленческого  труда - понятия не тождественные.  Во-первых, потому, что не тождественны  понятия "эффект труда" и  "продукт труда". Эффект труда  не всегда исчерпывается его  количественным выражением, очень  часто отдельные элементы эффекта  не могут быть измерены. Однако  последнее не является свидетельством  того, что неизмеримые элементы  эффекта труда не должны быть  приняты во внимание при определении  результата трудовой деятельности. Во-вторых, "эффективность труда"  по сравнению с "производительностью  труда" является понятием более  широким, независимо от того, идет  речь о физическом или умственном  труде. Так, производительность  труда вообще представляет собой  отношение количества продукции,  выраженной в соответствующих  единицах, к затраченному на ее  производство труду. При определении  же эффективности труда полезный  эффект не может измеряться  только количеством продукции,  поскольку продукт труда может  быть полезным и бесполезным,  необходимым и излишним. Следовательно,  понятие "производительность  труда" применимо не ко всем  видам труда вообще и в сфере  управления в частности. Производительность  труда, как показатель, приемлема  только для тех видов труда, результаты которых поддаются количественному измерению. Однако невозможно судить о результатах труда того или иного руководителя исходя из объема переработанной им информации, количества изданных приказов и устных распоряжений. Следовательно, здесь результаты труда не могут характеризоваться лишь его производительностью. В третьих, при определении производительности труда затраты учитываются в виде затрат рабочего времени, как правило в сфере материального производства. При определении же эффективности труда затраты выражаются в стоимостной форме как в сфере материального производства, так и в сфере обслуживания, научно-технической подготовки.

Эффективность труда от его  экономической эффективности отличается тем, что в качестве величины эффекта  при определении последней учитывается  лишь экономический результат деятельности, в то время как эффективность  включает в себя как экономическую, так и социально-политическую стороны  результата деятельности.

Таким образом, эффективность  управленческого труда представляет собой отношение полученного  полезного результата (эффекта) к  затратам живого и овеществленного  труда в сфере управления и  определяется не только величиной экономического эффекта, но и социально-политическими  результатами управленческой деятельности. Производительность управленческого  труда является одним из важнейших, но не единственным показателем его  эффективности. Производительность управленческого  труда характеризует взаимосвязь  между результатами управленческой деятельности, выраженными выполненным  объемом работ, и затратами управленческого  труда (живого труда).

 Рациональная  организация управленческого труда

 

Основные направления, которые  будут рассмотрены в этом параграфе, являются важными составляющими  в организации работы менеджера. Необходимо отметить также, что все советы носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает менеджер. В процессе организации работы менеджера не нужно доходить до абсурда - труд менеджера очень специфичен и неповторим. При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

Организация рабочего места. Если рассматривать рабочее место менеджера, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то, как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.

Внутренний объем и  форма кабинета. В зависимости  от ранга менеджера приемлемая площадь  будет от 20 до 50м² и высота кабинета минимум 3,5м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место, где он непосредственно работает, но и, как правило, место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1: 2;

Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

антропометрические показатели (имеется в виду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

обеспечение удобного положения  тела человека, что создает условия  для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы  движения и другого;

рациональная планировка и компоновка мебели;

мебель должна выглядеть  эстетично.

Оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь:

Канцелярские принадлежности.

Два телефона. Один телефон  должен быть внутренний (имеется в  виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что  на звонок по нему должен отвечать сначала  секретарь, а если необходимо переключать  звонок на менеджера. Это позволит меньше отвлекать менеджера.

Компьютер. В настоящее  время без компьютера нельзя представить  нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать  работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении  дел на рынке, в-третьих, он позволяет  быть в курсе дел на предприятии  и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться  возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие  компьютерной сети внутри организации.

Ежедневник. Необходимая  вещь, позволяющая менеджеру не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают  объем кабинета. Важно также, чтобы  все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для  здоровья.

Санитарно-гигиенические  условия работы.

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится  на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы  и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача менеджера составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит с  входящими документами. В зависимости  от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру  просто немыслимо просматривать  всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное  подразделение, в обязанности, которых  входит:

регистрация поступающей  корреспонденции.

сортировка в зависимости  от предназначения.

отбор документов, которые  адресованы менеджеру или находятся  в его прямой компетенции.

сортировка корреспонденции  по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу  оценить степень важности. Для  этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные  цветные папки. На столе у менеджера  должен стоять специальный лоток  для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию  в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Менеджер, просматривая корреспонденцию  в порядке важности, должен поставить  резолюцию.

Хранить документы в кабинете менеджера нет никакой необходимости  и поэтому в обязанности секретаря  или специального отдела вменяется  ведение архива. Хранимые документы  должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит  время на их поиск и место.

Телефон - важное средство эффективности управленческой работы, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает менеджеру  правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого менеджеру  удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами.

Длительность деловых  телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное  количество времени, нужно его тщательно  спланировать, предварительно составить  короткую наметку и подобрать  необходимые материалы, продумать  разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут  возникнуть в ходе беседы.

Недостающую зрительную связь  люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к  разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут.

В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который  перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на менеджера, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время менеджера.

Каждый день, утром менеджер проводит планерки, конференции. Они, как  правило, носят кратковременный  характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная  работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность  планеркам, более долговременны  и не носят, как правило, столь  повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и  принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной  формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно оно  проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания  помогают уменьшить потери времени  и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию  необходимо:

четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;

определить: можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;

тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут  обсуждаться в ходе дискуссии;

как можно раньше послать  приглашение участникам;

выбрать помещение для  заседаний (кабинет менеджера или  специальная комната) с хорошей  вентиляцией и нормальной температурой.

Участникам совещания  выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

Для эффективности деловой  беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен  при обсуждении вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что  слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания.

Менеджер располагает  определенным фондом рабочего времени  в течение дня. Продолжительность  рабочего дня менеджера, как уже  отмечалось ранее, строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо сбалансировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 - 15 часов.

Менеджер должен тщательным образом планировать свой рабочий  день. Для этого лучше всего  подходят графики работы. В таких  графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9⁰⁰ продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13⁰⁰ до 14⁰⁰ и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Менеджер должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате менеджер лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

Для проведения приема лучше  выделить определенное время в течение  рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14⁰⁰ и 16⁰⁰. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, позволит менеджеру подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.