Организационное планирование. Организация, регулирование, контроль как функции управления.

Под планированием работы РТУ понимается деятельность по определению целей и задач на предстоящий период работы, способов их достижения, последовательность их решения и сроков выполнения. Основу системы планирования составляют стратегические, организационные и разовые планы.

Стратегические планы разрабатываются на региональном уровне и включают в себя, в основном, долгосрочные целевые программы решения наиболее актуальных проблем развития таможенной службы (например, Программа развития РТУ в рамках Федеральной целевой программы развития таможенной службы РФ).

Организационные планы включают в себя годовые, полугодовые, квартальные и месячные планы работы таможенного органа, его структурных подразделений. Основным документом является план работы таможенного органа на год. К организационным планам относятся также полугодовые планы работы коллегии РТУ, ежемесячные планы основных мероприятий РТУ, планы профессионального обучения, графики инспекторских проверок, планы служебных командировок сотрудников таможенных органов.

Разовые планы составляются по мере необходимости. К ним относятся:

• планы, разрабатываемые РТУ и таможенными органами региона по выполнению решений федеральных органов представительной и исполнительной власти (например, календарный план реализации Межведомственного плана по пополнению доходной части федерального бюджета);
• планы, предусматривающие комплексное участие ряда подразделений в решении отдельных задач (например, комплексный план по укреплению служебной дисциплины);
• планы по проведению оперативно-поисковых мероприятий и широкомасштабных специальных операций;
• планы проведения семинаров, совещаний.

Исходными документами  для планирования деятельности РТУ  являются:

• Таможенный кодекс РФ;
• указы Президента РФ и постановления Правительства РФ (в части, касающейся деятельности таможенных органов);
• Закон Российской Федерации «О службе в таможенных органах РФ»;
• нормативные и иные документы вышестоящих таможенных органов;
• аналитические материалы, сформированные по методике анализа и оценки деятельности таможенных органов РФ.

Планирование деятельности подразделения включает в себя:

• оценку оперативной обстановки в регионе деятельности, ее изменения и динамику;
• оценку результатов ранее запланированных и проведенных мероприятий;
• определение основных направлений и задач таможенного органа (подразделения) на планируемый период;
• определение основных организационных, оперативных и иных мер, необходимых для решения основных задач, рациональное распределение и использование имеющихся сил и средств;
• определение форм взаимодействия отдельных подразделений при выполнении планируемых мероприятий;
• установление конкретных сроков исполнения мероприятий и лиц, ответственных за их выполнение.

Все мероприятия плана  должны соответствовать целевой  установке вводной части и  содержать практические меры, направленные на безусловное выполнение заданий  ФТС России по пополнению доходной части федерального бюджета, совершенствованию процедур таможенного оформления и таможенного контроля, усилению правоохранительной деятельности таможенных органов, укреплению кадрового состава подразделений таможенных органов, наращиванию материально-технической базы и т.д.

Основное место в  плане необходимо уделять решению  проблемных и ключевых вопросов, требующих  проведения комплекса мероприятий. План должен быть реальным, равномерно распределенным по полугодиям, кварталам (месяцам), предусматривать резерв времени для решения внеплановых вопросов. При планировании работы необходимо особое внимание обращать на тесную взаимосвязь всех мероприятий и четкую расстановку всего личного состава подразделения (определение конкретной задачи каждому сотруднику).

Планирование не должно носить эпизодический характер. После  утверждения плана работы и начала его реализации сбор предложений  на перспективное планирование должен продолжаться. Подготовка планов работы РТУ возлагается на организационно-инспекторский отдел РТУ, а в структурных подразделениях аппарата управления – на руководителей подразделений.

Исходя из изложенного  разработанный проект плана должен отвечать следующим основным требованиям:

• обоснованность и реальность плана – это учет анализа обстановки и конкретных задач, стоящих перед таможенным органом, его структурным подразделением, конкретным сотрудником, вытекающих из особенностей основных функций (функциональных обязанностей), а также требований нормативных и иных документов ГТК России;
• преемственность или непрерывность. План должен исходить из результатов выполнения предыдущего плана и иных ранее принятых решений, а также включать мероприятия, предусмотренные другими планами и программами;
• стабильность плана. Устойчивость намечаемых мероприятий достигается, прежде всего, правильным определением актуальных задач, включающих необходимость разработки многочисленных планов и выполнение уже запланированных мероприятий. Отмена или перенос планового мероприятия является исключительной мерой. Корректировка плана может осуществляться только при наличии серьезных изменений обстановки в регионе деятельности или прямых предписаний вышестоящих таможенных органов;
• конкретность плана. В плане должны содержаться четкие и ясные формулировки с определением точных сроков. Нельзя включать в план мероприятия, которые носят «дежурный» характер, и выполнение которых известно заранее, а также механически переносить требования приказов и указаний вышестоящих таможенных органов.

Руководители таможенных органов и структурных подразделений несут персональную ответственность за обеспечение действенного контроля и проверку фактического исполнения предусмотренных мероприятий.

Таким образом, планирование в таможенных органах – это вид научного предвидения, предвосхищения будущего объекта управления. Планирование является необходимым элементом организации управленческой деятельности таможенных органов.

Второй учебный  вопрос

Организация процесса управления в системе таможенных органов.

Организация процесса управления как одна из общих функций управления является практическим связующим звеном между утвержденным планом (принятым решением) и его реализацией. Функцию организации процесса управления следует рассматривать как совокупность действий по подготовке к реализации утвержденного плана, которая включает:

• разработку и переработку (корректировку) технологии запланированного процесса;
• создание или приведение в соответствие с утвержденным планом организационной структуры для реализации обновленной технологии процесса;
• обеспечение объекта управления финансовыми ресурсами, компетентными кадрами и основными средствами;
• организация снабжения процесса деятельности по реализации таможенной службы предметами труда (материалами и информацией);
• разработку или корректировку мотивационного механизма обеспечения реализации утвержденного плана;
• подготовку системы рабочего управления предстоящим процессом деятельности.

Все это в совокупности представляет собой проект организации  выполнения плана, который в зависимости  от характера плана (стратегический, оперативный, тактический) и вида деятельности является более или менее масштабным документом.

Разработка (корректировка) технологии процесса. Основу этапа организации составляет разработка процедур (технологий) реализации принятых планов. Способ реализации задач, поставленных перед таможенным подразделением, представляет собой технологию, т. е. процесс, с помощью которого исходные предметы труда преобразуются на выходе в запланированный продукт. Технология всегда индивидуальна и должна быть такой, которая наилучшим образом соответствует достижению определенных задач и поставленных целей. Всесторонне разработанная технология (процедура) реализации плана содержит баланс (бюджет) распределение ресурсов.

При обеспечении качества результатов таможенной деятельности таможенные технологические процессы становятся основным объектом управления. Технология таможенной деятельности должна реализовываться на основе комплекса внутренних нормативно-правовых актов и другой документации (стандартов, положений, технологических схем, должностных и рабочих инструкций), технического оснащения таможенных процессов и компетентных кадров, гарантирующих в совокупности проверку соответствия предъявляемых участниками ВЭД к таможенному оформлению товаров и транспортных средств и информации о них требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

Для создания современной  таможенной технологической схемы  необходимо четко представлять весь спектр контактов и эффективного взаимодействия таможни с участниками ВЭД: финансовыми, налоговыми и правоохранительными.

Прямые контакты таможенного  органа с заказчиком  и потребителем результатов его деятельности являются важным источником информации для процессов  непрерывного повышения их качества. Руководство таможенного органа должно создавать условия для регулирования анализа и совершенствования этих контактов.

Характер конечного  результата технологического процесса заключается в придании перемещенному  через таможенную границу товару определенного статуса в таможенном отношении. Это привело к созданию таможенных режимов.

Таможенный  режим – это совокупность ряда таможенных процедур, определяющих для таможенных целей статус товаров, перемещаемых через таможенную границу. Таможенного союза с определенной целью и объединенных  в отдельный таможенный институт. Практически все таможенные процедуры реализуются в рамках соответствующих таможенных режимов.

Исходя из сложности  новых плановых заданий обязательно  должна быть дана оценка действующих  технологических приемов и принято решение – соответствует ли имеющаяся технология уровню новых задач и, если нет, то предусмотрена корректировка или разработка новой технологии.

Оценка соответствия таможенных технологий современным  требованиям может быть осуществлена также на основе их сопоставления с требованиями международных стандартов ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества», рекомендациями Всемирной таможенной организации и рекомендациями концепций и программ развития таможенной службы.

Если корректировка  действующих технологий не решает проблему качественной реализации плана, то в этом случае должна быть разработана новая технология, основанная на инновациях и учитывающая применение новых, а значит адекватных ситуации технологий.

В процессе совершенствования  таможенных технологий или проектирования новых технологий должна быть решена задача предупреждения таможенных рисков и освоения требований международных стандартов ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества».

Основными показателями качества таможенных технологий являются:

• степень соблюдения таможенного законодательства;
• продолжительность реализации процесса;
• трудоемкость реализации процесса (суммарная и в расчете на одного работающего);
• уровень автоматизации;
• уровень компьютеризации;
• уровень стандартизации;
• уровень метрологического обеспечения;
• эргономические и санитарно-гигиенические характеристики рабочих мест инспекторского состава.

Количественные значения приведенных характеристик должны быть составной частью технических  заданий на проектирование новых  таможенных технологий или их модернизацию.

Совершенствование действующей  или разработка новой технологии таможенного оформления и таможенного  контроля завершается разработкой  комплекса технологической документации, позволяющей обеспечить качество технологии реализации вида деятельности в соответствии с утвержденным планом. В таможенной практике используются, как правило, один вид технологических документов – технологические схемы.

Корректировка организационных структур. Одновременно с разработкой технологии реализации плана решается вопрос о создании соответствующей организационной структуры для ее применения. Для этого необходимо оценить ее состояние и принять необходимые меры по приведению организационной структуры в соответствие с новыми задачами.

Качество организационных структур, создаваемых в организациях, следует оценивать с использованием следующих показателей:

• результативность;
• системность;
• устойчивость коммуникаций;
• оперативность;
• ресурсоемкость;
• способность к самосовершенствованию.

Результативность организационной структуры – это вероятность полного достижения поставленных целей, определенных утвержденным планом. Уровень достижения поставленной цели оценивается экспертным путем на основании оценки компетентности персонала и соответствия организационных структур.