Организационные коммуникации и их влияние на деятельность организации

Преграды на путях  обмена информацией могут также  быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией.

К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации. [1, 2, 4, 8]

 

4. Структура коммуникаций

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи – это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает реальную структуру организации.

Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию   количества   возможных   коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние, как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Особенно важно знание типов коммуникационных сетей или  структур коммуникаций в группе. Среди  существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типов: колесо, цепь, круг, сложный круг (или все канальная) (рис. 3).

 

               Колесо                    Цепь             Круг             Сложный круг

Точки (•) - члены группы. Линии (-) - каналы коммуникаций.

Рис.3 Типы коммуникационных сетей в группе

 

Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциями лица находящего в центре «колеса», его возможностями оказывать больше социального влияния на других членов группы. Оно также связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений.

Если члены группы соединены между собой, как звенья одной цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей.

В сетях типа «круг» члены  группы могут коммуницировать только с тем, кто расположен рядом с  ними.

Примером полностью  децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями. [8, 9]

 

 

2. Коммуникации как элемент управленческой деятельности

Исключительное значение коммуникации в организации становится более понятным, если рассмотреть коммуникацию как элемент, как основной инструмент профессиональной деятельности человека в профессиях типа «человек – человек», т.е. деятельности, в процессе которой один человек осуществляет с определенной целью управленческое воздействие на другого человека или группу людей средствами коммуникации.

К этой группе профессий  принадлежит самая многочисленная армия специалистов: учителя, воспитатели, менеджеры, врач, психологи, психотерапевты, юристы, политики, депутаты и т.п. В данном случае мы специально подчеркиваем управленческое воздействие одного человека на другого как на основную сущность данного класса профессий.

Например, учитель на уроке посредством коммуникаций помимо основной педагогической задачи, помимо знаний, постоянно решает управленческие задачи, т.е. осуществляет функции управления (планирования, организации, стимулирования и контроля), в том числе, он также управляет вниманием и поведением детей, их состоянием, ходом урока, процессом достижения поставленных целей и т.п. Психолог или воспитатель, когда они корректируют поведение человека, осуществляют самое настоящее управленческое воздействие на психику и поведение человека посредством также коммуникаций. В данном аспекте их коммуникативное воздействие ничем не отличается от деятельности менеджера, который направляет свои усилия на формирование определенного лояльного или патриотического отношения персонала к фирме и организацию поведения и действий подчиненного в нужном ему направлении.

Таким образом, коммуникация воспитателя, учителя, психолога или менеджера может быть рассмотрена как основной элемент профессиональной управленческой деятельности (приложение2.)

Рассмотрим содержание  основных элементов структуры профессиональной управленческой деятельности. [1, 2, 9]

 

 

3. Значение коммуникаций в организациях

Большую часть своей жизни человек проводит в организациях: в школах, на фирмах, заводах, в больницах, на военной службе, в церкви, в общественных клубах. Мы живем в обществе, состоящем из организаций. Представьте, что перед вами стоит задача собирать по гривеннику в неделю с ваших четырех лучших друзей. Нет ничего проще – скажите вы. Но теперь вообразите, что вашей обязанностью является сбор подоходного налога с миллионов жителей всей страны, очевидно, для этого уже необходима организация.

Почти каждый из нас член одной или нескольких организаций. И большинство согласиться с тем, что именно коммуникация оживляет организационную структуру. Один из первых теоретиков организационного поведения – Ч. Бернард отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштаб деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникации. Позже Д. Кац и Р. Канн писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющим важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и  что она образует самую суть социальной системы или организации. Г. Саймон  дал, пожалуй, наиболее всеобъемлющую формулировку: «Применительно к любому процессу администрирования нужно задать следующий вопрос: как этот процесс влияет на решения индивида? Без учета коммуникаций ответ будет состоять лишь в том, что он вообще не оказывает на них никакого влияния».

Организация – устойчивая система совместно работающих индивидов на основе иерархии рангов и разделения труда для достижения общих целей. Отношения между членами организации относительно стабильны. Эта структурная устойчивость позволяет организации эффективно действовать для достижения определенных целей. Организационная структура придает человеческой коммуникации предсказуемость и устойчивость и тем самым способствует выполнению административных задач.

Насколько поведение  человека в организациях отличается от поведения  в других, менее структурированных ситуациях? Поведение людей в организациях – это поведение индивидов, но обуславливаемое множеством факторов, нежели поведение за пределами организационных ролей. Большинство этих определяющих факторов являются переменными, относящимися к организационной структуре. Структурные переменные типы статуса лиц в организационной иерархии и их полномочий в корне меняют ситуацию.

Решающим соображением в пользу изучения коммуникаций в  организации является тот факт, что они осуществляются в сильно регламентированных условиях, когда на процесс коммуникации воздействует организационная структура. Так, коммуникация между подчиненным и руководителем существенно отличается от коммуникации между людьми с равными статусами в  организации.

Коммуникация является жизненно важной системой в организации; если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организацию, она прекратит свое существование. Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, это важный рабочий инструмент для обеспечения восприятия индивидами  своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. С позиции теории открытых систем организация представляется развитой сетью каналов коммуникации, которые спроектированы для сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде, а так же для передачи переработанных сообщений обратно в среду. Коммуникации представляют средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

Коммуникации – это  связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации. Очень важное значение имеют функции планирования, координации и контроля. Если в промышленности каким-то способом удалить коммуникации, то она мгновенно выйдет из строя. Как только коммуникация приостанавливается, организованная деятельность прекращает свое существование. Вместо нее вновь возникает нескоординирована деятельность индивидов.

Коммуникация является не только существенным элементом внутреннего функционирования организации, но и играет жизненно важную роль в обмене информацией между организацией и средой. Система коммуникаций служит средством включения организаций в их внешнюю среду.

Инструментарий исследования коммуникаций полезен и для изучения организационного поведения. Если мы сможем отобразить пути передачи сообщений между различными частями конкретной организации и пути их воздействия на поведение организации во внешнем мире, то мы далеко продвинемся в понимании этой организации. [1, 2, 9]

 

4. Аксиомы коммуникации

Аксиома 1. О взаимозависимости.

Деловое общение в  организации относится к разряду  таких коммуникативных взаимодействий, при которых каждая из взаимодействующих сторон, партнеров по диалогу, является зависимой хотя бы в каком-то одном из аспектов своего ИСО (интересов, состояний и отношений) от действий противоположной стороны и обладает свободой в коммуникативном поведении и высказывании своего личного мнения по обсуждаемым вопросам.

Следствие 1. Независимость ИСО одного из партнеров по диалогу от действий и желаний другого, имеющего полную свободу в выборе своего коммуникативного поведения и выражений личного мнения, и полная зависимость ИСО одного из собеседников от действий и желаний другого, делающая невозможным его собственное коммуникативное поведение и выражение личного мнения, выводят их коммуникативное взаимодействие за пределы делового общения.

Следствие 2. В случае, когда в коммуникативном взаимодействии человек лишен возможности свободного выражения своего субъективного мнения и оказания тем самым влияния на принятие решения, у него снижается личная моральная ответственность за возможные последствия и полученный результат.

 

Аксиома 2. О содержании конструктивности.

Всегда существует область  пересечения ИСО (интересов, состояний  и отношений) партнеров по диалогу, хотя бы и очень ограниченная.

Следствие. Всегда существует область компромисса, область принятия оптимального решения, удовлетворяющая ИСО взаимодействующих партнеров.

Аксиома 3. Об эмоциональной конструктивности.

Для каждого человека существует свой, индивидуальный уровень эмоционального напряжения коммуникативного взаимодействия, при котором он максимально работоспособен и эффективен, т.е. способен максимально полно использовать свои физические, психологические, коммуникативные и интеллектуальные ресурсы для достижения намеченных целей, реализации или защиты своих ИСО.

Следствие 1. Постоянное стремление коммуникатора вывести реципиента из эмоционального равновесия может рассматриваться реципиентом как предложение выхода за пределы эмоциональной конструктивности делового взаимодействия и перехода в сферу коммуникативной борьбы, т.е. давления, угроз, дезинформации и манипуляции.

Следствие 2. Осознанный или неосознанный переход коммуникатора к тактике повышения эмоционального напряжения реципиента может рассматриваться со стороны реципиента как слабость, уязвимость позиции коммуникатора, как его скрытое стремление уровнять свои физические, психологические, интеллектуальные и прочие ресурсы с превосходящими возможностями реципиента.

Аксиома 4. О завершенности коммуникативного акта.

Коммуникативный акт  является завершенным при наличии  достоверной обратной связи от реципиента о принятии им сообщений от коммуникатора.

Следствие. Коммуникация не состоялась, если отсутствует подтверждение от реципиента о принятии им сообщения.