Организация делопроизводства в организации

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ  ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

«ЮРГИНСКИЙ  ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

Факультет Экономики  и Менеджмента 

Кафедра экономики  и 

автоматизированных  систем управления

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Делопроизводство»

080507 «МЕНЕДЖМЕНТ  ОРГАНИЗАЦИИ» »

 

 

Тема:

«Организация  делопроизводства в организации»

 

 

Студент                         ___________________  ______________________

                                                 (подпись)                      (И.О. Фамилия)

 

 

Руководитель

___________   ________________      _______________________________

(должность,

ученая степень,          (подпись)                             (И.О. Фамилия)

звание)    ______________

                         (дата)

 

 

 

 

 

 

ЮРГА – 2013 

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ  ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

«ЮРГИНСКИЙ  ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

Факультет Экономики  и Менеждмента 

Кафедра экономики  и 

автоматизированных  систем управления

 

«УТВЕРЖДАЮ»

 

Зав. кафедрой ЭиАСУ

__________

«____» ___________ 2013г.

 

ЗАДАНИЕ

на выполнение контрольной работы по дисциплине

«Делопроизводство»

080507 «МЕНЕДЖМЕНТ  ОРГАНИЗАЦИИ»»

 

Студенту

Содержание задания:

Титульный лист

Задание на контрольную работу

Реферат

Содержание 

Введение

Основная  часть

Заключение

Список  использованных источников

Срок сдачи  выполненной контрольной работы:                                   25.05.13г.

                  Задание принял к исполнению

                               (подпись, дата)

 

 

Реферат

В современных условиях значительного  роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических  и культурных связей роль организации  процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением  значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость  составления на предприятиях специальных  инструкций по делопроизводству, обязательного  ознакомления с ними всех сотрудников. Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей  производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с тем недопустимо  преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами  в значительной степени зависят  оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование  документов в целях повышения  эффективности управленческой деятельности. Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого  труда, возникает необходимость  качественной и быстрой обработки  информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения  рабочего места руководителя современными средствами связи и современной  компьютерной техникой. Работа с документами  требует специальных знаний и  навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа - приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. - имеет особенности  оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с  действующим законодательством  и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов. Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит  от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации  в значительной мере по состоянию  ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью. Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.

Работа с документацией - основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение  задач бухгалтерского учета и  отчетности, кадровое обеспечение и  т.п. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа - приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. - имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора - в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий - в актах  и т.д. В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого  труда, возникает необходимость  качественной и быстрой обработки  информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения  рабочего места руководителя современными средствами связи и современной  компьютерной техникой.

Цель написания настоящей работы - правильно составлять документы  и работать с ними, пользоваться средствами персонального менеджмента, анализировать и решать вопросы, связанные с обеспечением высокоэффективной  работы руководителя. Обработка и  систематизация больших массивов документов - неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия).

 

 

Основная  часть

I. Характеристика предприятия

1.1 Краткие сведения об организации «3D light world - Сервис»

Общество  с ограниченной ответственностью «3D light world - Сервис» (ООО) – это коммерческая организация, учредителем которой выступает одно или несколько физических или юридических лиц, которые несут ответственность по обязательствам общества и риск убытков в пределах только внесенных ими вкладов. Это большой магазин видеотехники, который мгновенно завоевал популярность среди покупателей. К основным видам деятельности ООО «3D light world - Сервис» относятся:

1. Оптовая торговля бытовыми электротоварами, радио - и 3D телеаппаратурой;

2. Оптовая торговля бытовыми электротоварами;

3. Оптовая торговля радио - и 3D телеаппаратурой, техническими носителями информации (с записями и без записей);

4. Оптовая торговля радио- и телеаппаратурой;

5. Оптовая торговля техническими носителями информации (с записями и без записей);

6. Оптовая торговля прочими непродовольственными потребительскими товарами;

7. Оптовая торговля бытовой мебелью;

8. Оптовая торговля неэлектрическими бытовыми приборами;

9.Оптовая торговля бытовыми товарами, не включенными в другие группировки;

10. Оптовая торговля фототоварами и оптическими товарами;

11. Оптовая торговля офисными машинами и оборудованием;

12. Оптовая торговля офисными машинами;

13. Оптовая торговля компьютерами и периферийными устройствами;

14. Оптовая торговля офисной мебелью;

15. Деятельность агентов по оптовой торговле радио - и 3D телеаппаратурой;

16. Прочая оптовая торговля;

17. Предоставление услуг по подбору персонала;

18. Исследование конъюнктуры рынка;

19. Консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления;

20. Предоставление прочих услуг;

21. Осуществление иных видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством РФ.

Через некоторое время был зарегистрирован товарный знак «3D light», и начал свою работу профессиональный Сервисный Центр - (3D light world-Serves). Магазин предлагает своим покупателям новые специализированные сервисы: была представлена кухонная мебель и встраиваемая техника, появилась комната прослушивания компонентных акустических систем и домашних кинотеатров, со встроенной функцией для просмотра фильмов в 3d формате без использования 3D очков ставшая эксклюзивным Ноу-хау «3D light world». «3D light world - Сервис» имеет виртуальный магазин www.3D world.ru, который сразу приобрел небывалую популярность у пользователей глобальной сети. На сайте 3D light world-Сервис был создан новый удобный клиентский сервис - линия интерактивных консультаций, где специалисты в режиме реального времени, с помощью программы «ICQ-консультант» предложили потребителям профессиональные консультации, помощь в выборе бытовой техники и электроники. Также, покупатели получили уникальную возможность приобретать товары в кредит в Интернет - магазине 3D light world. Число сотрудников магазина — 64 человека, из них 8 человека - Менеджеры по продажам.

1.2 Организационная структура предприятия.

Под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой  соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей  и управляемой системами. Организационная структура управления складывается из состава, соотношения, расположения и взаимосвязи отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено прежде всего на распределение между отдельными подразделениями организации прав и ответственности.

В структуре управления торговым центром выделяются следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи - горизонтальные и вертикальные. К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть (например, менеджеры, осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений). В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся между отделами связи имеют горизонтальный характер.

Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления гостиницей. Ступени управления находятся  в вертикальной зависимости и  подчиняются друг другу: менеджеры  более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев.

Типовая пирамидальная структура управления магазина представлена в приложении А. Несмотря на то что все руководители магазина выполняют управленческие функции, нельзя сказать, что они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится тратить время на координирование работы других руководителей, которые, в свою очередь, координируют работу менеджеров более низкого уровня, и так до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала - людей, производящих продукцию и оказывающих услуги. Форма пирамиды на рисунке указывает на то, что на каждом последующем уровне управления, начиная с нижнего, находится меньше людей, чем на предыдущем.

 

Организационная структура построена  по линейно-функциональному признаку (приложение Б). С учетом того что, рассматриваемое предприятие относится к предприятиям розничной торговли, распределение обязанностей по функциональному признаку и линейная соподчиненность являются оптимальными. Прямое подчинение работников не нарушает нормативов и норм управляемости, так как все работники имеют большую степень самостоятельности в принятии решений.