Организация делопроизводства в организации

В штате магазина числится ____ человека, включая высококвалифицированных и не квалифицированных работников. В организации существует служба по работе с персоналом, в обязанности которой входит наем, отбор, адаптация, оценка и аттестация персонала, продвижение, обучение и развитие персонала, а также решение вопросов по увольнению.

Общее руководство  магазином осуществляются директором, который принимает решения по оперативному управлению. Он осуществляет управление коллективом магазина (до _ сотрудников). Он рассматривает и принимает решения касающихся вопросов  выполнения поставленных планов магазина и показателей KPI, объема продаж. Оценивает своих сотрудников по стандартам качества обслуживания клиентов. Осуществляет общее руководство производственно - хозяйственной и финансово - экономической деятельностью магазина. Обеспечение доведения до сведения сотрудников и исполнение ими распоряжений и приказов Руководства Компании. Исполняет представительские функции при взаимодействии с государственными органами контроля и инспекции. Рассматривает жалобы покупателей, принимает по ним решения (в пределах своей компетенции).

Заместитель генерального директора осуществляет контроль за финансово-хозяйственной  деятельностью компании, обеспечивая  эффективное и целевое использование  материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости  оборотных средств. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных  и финансовых договоров, обеспечивает выполнение договорных обязательств. Руководит разработкой мер по ресурсосбережению и комплексному использованию материальных ресурсов, совершенствованию нормирования расхода сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей, улучшению экономических показателей и формированию системы экономических индикаторов работы компании, повышению эффективности производства, укреплению финансовой дисциплины, предупреждению образования и ликвидации сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей, а также перерасхода материальных ресурсов.

 Заведующий  складом выполняет руководство работой склада по приему, хранению и отпуску товаров, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых товаров.

Начальник финансового отдела и маркетинга организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в условиях рынка, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли. Обеспечивает разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовую устойчивость. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

В число  должностных обязанностей администратора магазина входит: организация и контроль работы персонала торговых залов, проверка наличия товаров в торговых секциях, поддержание необходимых запасов, проверка правильности выкладки товара и ценников, другие функции, направленные на обеспечение качественного обслуживания покупателей и бесперебойного осуществления  торгового процесса.

Начальник отдела кадров - Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Осуществляет работу по подбору, отбору расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности. Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях

Специалист  склада – соблюдает нормативы  по комплектации ТМЦ. Осуществляет руководство работами по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска и отпуска, а также сохранности товарно-материальных ценностей. Обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составление установленной отчетности.

Продавец  – Осуществляет предупредительное и вежливое обслуживание покупателей, создавая для них необходимые условия для подбора и ознакомления заинтересовавшего их товара, контролировать нарушение правил торговли, принимать меры по обеспечению отсутствия очередей. Производит полную предпродажную подготовку товаров (проверку наименования, количества, комплектности, сортности, цены, соответствия маркировки, распаковку, осмотр внешнего вида, прочее). Сообщает своему непосредственному руководителю, а в необходимых случаях и администрации предприятия, о случаях обнаружения товаров, не соответствующих требованиям предпродажной подготовки.

Кладовщик-ведение учета  наличия  на складе хранящихся материальных ценностей  и ведение отчетной документации по их движению, приемка, хранению и  отгрузка товаров, рациональное размещение товаров на складе с целью увеличения полезных площадей и ускорения доступа  погрузчиков к месту нахождения товара. Производит предпродажную подготовку товара. Обеспечивает сохранности материальных ценностей

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II.Виды используемой управленческой документации

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (Приложение В). В организации используется следующие виды управленческой документации с разбивкой по системам: организационно-правовые документы, распорядительные документы, справочно-информационные документы, кадровые документы, деловая корреспонденция

1.1 Состав и характеристика организационно-правовых  документов

Организационно-правовые документы  реализуют нормы административного  права и являются правовой основой  деятельности организации. Организационные  документы содержат положения, обязательные для исполнения. К организационно-правовым документам относят:

1. Устав организации;

2. Положение об организации;

3. Учредительный договор;

4. Положения о структурных подразделениях;

5. Регламент;

6. Структура и штатная численность;

7. Штатное расписание;

8. Должностные инструкции работников;

Организационно-правовые документы  оформляются на общем бланке организации  или стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационно-правовых документов является дата утверждения. Организационные  документы утверждаются руководителем  организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей  организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения  на самом документе, либо изданием другого  документа. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа. Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационно-правовых документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационно-правовых документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производиться арабскими цифрами. Организационно-правовые документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству. С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми. Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

1.2 Состав и характеристика распорядительных документов

Распорядительные документы - это  документы, в которых фиксируются  решения административных и организационных  вопросов деятельности организации. Эти  документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Они содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1. Правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

2. Правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

3. Правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Также выделяют следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление. Основанием для издания таких документов может быть:

1. Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

2. Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

1.3 Состав и характеристика справочно-информационных документов

К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены  либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В  отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать  исполнения. Информация, заключенная  в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к  сведению.

Акт - это документ, составляемый группой  лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или  события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное  изложение какого-либо вопроса с  выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как  по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному  или устному) руководителя.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных  положений выполненной работы (проекта, отчета, разработка). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержать  выводов и предложений.

Письмо - обобщенное название различных  по содержанию документов, служащих средством  общения между учреждениями в  процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между  частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.

Телеграмма - обобщенное название различных  документов, выделяемых в одну категорию  по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Этот вид документов используют н случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию  в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам  телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют  для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение  необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной  телефонной связи.

Телефакс (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграфной  и телексной эта связь позволяет  получать изображение отправляемого  документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для  передачи по факсимильной связи, идентичны  требованиям к оформлению соответствующих  видов документов.