Организация делопроизводства в организации

1.4 Состав и характеристика кадровых документов

В процессе возникновения и документального  оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам. По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов.

1. Документы  по учету личного состава работников, к которым относятся приказы  о приеме на работу, переводе  на другую работу, предоставлении  отпуска, увольнении, личная карточка  работника и др. Основная часть  документов по личному составу  вошла в состав унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата  РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Документы,  связанные с осуществлением функций  по управлению персоналом и  организацией труда (правила внутреннего  трудового распорядка, положение  о структурном подразделении,  должностные инструкции, структура  и штатная численность, штатное  расписание). В Общероссийском классификаторе  управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением  Госстандарта РФ от 30 декабря  1993 г. № 299, эти документы получили  название «документация по организационно - нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Различают следующие  виды кадровых документов:

1. документация о приеме на работу;
2. документация о переводе на другую работу;
3. документация об увольнении с работы;
4. документация об оформлении отпусков;
5. документация об оформлении поощрений;
6. документация об оформлении дисциплинарных взысканий.

1.5 Состав и характеристика деловой корреспонденции

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве  учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения  любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации. Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.

 

 

 

 

 

 

 

V. Совершенствование документооборота на исследуемом предприятии

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в данном хозяйстве.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных целей хозяйства.

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий оперативного движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений.. Оно предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому  пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения данного требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию.

Также необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Например, неудобно, если руководство учреждения размещается в одном конце здания, а канцелярия, связанная с руководством интенсивным обменом документов, - в противоположном (канцелярия обычно располагается в середине линейной структуры). Соблюдению принципа прямоточности способствует в т.ч. такое расположение рабочих мест, когда стол сотрудника, осуществляющего предварительное рассмотрение и распределение документов, находится рядом со столом сотрудника, регистрирующего документы. Работа аппарата управления, как правило, сопровождается сложным потоком документов. Пропускная способность всей цепи определяется пропускной способностью слабейшего звена (инстанции), причем оно может оказаться на любом уровне иерархической системы независимо от назначения инстанции и операций, выполняемых на этом участке работы. Например, задержка потока документов может быть в том случае, если перегружены работой исполнители, машинописное бюро и др. Для укрепления слабейшего звена необходимо предусмотреть один из вариантов его разгрузки: ответвление потока документов от основной цепи, введение дублеров, механизация производимых работ.

Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается  решение. Данный принцип несовместим  с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Во избежание  возникновения таких ситуаций рекомендуется  разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой  делопроизводства, когда часть поступающих  документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Принцип непрерывности предполагает прежде всего равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда  и документооборота.

Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение работы по нему, вызывает задержку всех последующих работ.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков  документов, подчинение наиболее приемлемому  ритму движения. Этот принцип тесно  смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может  быть ритмично, если нарушена непрерывность  движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке  документа в процессе его движения. Особенность этого принципа состоит  в сокращении времени на прохождение  документа. Параллельное выполнение отдельных  операций значительно ускоряет как  документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности  обслуживающих подразделений (как  основных, так и вспомогательно-технических) должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение данного требования приводит к появлению «узких мест» (диспропорций) в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие - недогружены.

Одно из общих требований в организации  документооборота - экономия в движении документов. Например, вместо непосредственного  перемещения документов содержащуюся в них информацию передают по телефону или другими средствами оперативной  связи.

Важным является принцип самостоятельности  и ответственности в работе с  документами. Этот принцип означает, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и др. - необходимо строго руководствоваться функциями организации и ее подразделений, компетенцией работников. Выполнение указанного правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей учреждений от решения второстепенных вопросов. Превышение должностным лицом или другим работником полномочий при тех или иных действиях с документами так же, как их невыполнение, приводит к созданию излишних документов, прохождению дополнительных инстанций, не вызываемых деловой необходимостью, излишним согласованиям, утверждениям и другим действиям, влияющим на увеличение документооборота.

Значительное воздействие на документооборот  оказывает существующая структура  и функции учреждения, формы и  методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению  и исполнению документов помимо чисто  делопроизводственных причин препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная  определенность функций некоторых  учреждений и их отдельных структурных  частей.

Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

- для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, то есть минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов;

- для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное  значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки  для оптимизации управленческого  труда и делопроизводства.

 

 

Заключение

Обработка и систематизация больших  массивов документов - неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с  действующим законодательством  и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно  повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов. Документационное обеспечение  необходимо в любой организации  независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

В современных условиях значительного  роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических  и культурных связей роль организации  процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением  значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость  составления на предприятиях специальных  инструкций по делопроизводству, обязательного  ознакомления с ними всех сотрудников. Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей  производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с тем недопустимо  преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами  в значительной степени зависят  оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование  документов в целях повышения  эффективности управленческой деятельности.

 

Список литературы

1. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009.

2. Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие, 2-е изд., стереотип. - М.: МГИУ, 2008.

3. Раздорожный А.А. Документирование  управленческой деятельности: Учебное  пособие. - М.: ИНФРА-М, 2009.

4. Документооборот в организации:  практ. Пособие / Н.Н. Анодина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство  «Омега-Л», 2009.

5. Информационно-справочная система  «ГАРАНТ».

6. А.B. Непогода, П.А. Семченко Делопроизводство  в организации (подготовка, оформление  и ведение документации) - М.: Издательство  «Омега-Л», 2008.