Организация приема делегаций

  Министерство транспорта РФ

Федеральное агентство морского и речного транспорта

Красноярский институт водного транспорта (филиал) ФБОУ ВПО

«Новосибирская государственная академия водного транспорта»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

По дисциплине «Менеджмент»

Тема: «Организация приема делегаций»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Красноярск 2012

                                  Содержание

 

Введение …………………………………………………………………………..3

1. Организация приема делегаций ….…………………………………………...4

2. Подготовка и проведение приема иностранных представителей.…………..5

3. Прием иностранных представителей на предприятиях,

    выполняющих работы особой государственной важности……………….....7

4. Отчетные материалы по результатам встречи……………………………….8

5. Инструкция о порядке приема иностранных делегаций и

    отдельных граждан…………………………………………………………......9

6. Представительские расходы………………………………………………….15

Заключение……………………………………………………………….………17

Список литературы ……………………………………………………………...18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Каждый бизнес зависит от успешности установления партнерских связей, и поиск деловых партнеров – это не только рассылка коммерческих предложений и звонки, но и личные встречи, в том числе прием делегаций. Если вы ждете приезда делегации, то стоит заранее продумать все – ведь достаточно часто успешность деловых переговоров может зависеть от мелочей. Например, вовремя ли встретили в аэропорту бизнес-партнеров, удобный ли гостиничный номер предоставили, смогли ли организовать интересную культурную программу и т.д.

Действительно, в вопросе организации приема делегаций мелочей не бывает. Особенно, если ожидается приезд бизнес партнеров из других стран. Например, прием делегаций из мусульманских стран имеет свои правила и особенности, и принимающая сторона должна учитывать обычаи, менталитет гостей, особенно, если от грамотного приема зависит успех переговоров.

Прежде всего необходимо особенно строго и четко соблюдать дипломатический этикет. Дипломаты при выполнении своих функций, организации официальных мероприятий, участии в церемониях и процедурах действуют в соответствии с дипломатическим протоколом, под которым понимают совокупность общепринятых правил, традиций, условностей, соблюдаемых правительствами, государственными представительствами за рубежом (посольствами, консульствами и др.) и их сотрудниками при общении друг с другом. Не следует при этом забывать, что дипломатический протокол и общегражданский этикет - разные вещи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация приема  делегаций 

 

Организация приема делегаций в соответствии с нормами протокола. Консультации и организация включают в себя следующие основные моменты: тщательно проработанную программу пребывания делегации, с поминутно расписанной схемой приема, протокольное сопровождение делегации, церемонию встреч и проводов, план деловых переговоров, торжественные церемонии (подписание итоговых документов, открытие объектов и пр.) протокольное мероприятие – прием, культурная программа.

Одной из форм международного сотрудничества предприятия иностранными государствами (организациями, гражданами) является прием иностранных делегаций или представителей иностранного государства непосредственно на территории предприятия. Прием иностранных представителей на предприятиях, выполняющих работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, проводится по решению руководителя предприятия.

Подготовка и проведение мероприятий по приему иностранных представителей на территории предприятий, выполняющих работы со сведениями, составляющими государственную тайну, осуществляются по согласованию с соответствующими органами безопасности. Руководители этих предприятий несут персональную ответственность за соблюдение порядка организации приема иностранных представителей. Они обязаны принимать исчерпывающие меры, обеспечивающие защиту сведений, составляющих государственную тайну, и исключающие их утечку.

Организация и проведение мероприятий по приему иностранных представителей предприятиями, выполняющими работы с иными видами информации с ограниченным доступом, находятся в исключительной компетенции руководителя предприятия как обладателя информации. В этом случае меры по защите конфиденциальной информации предусматриваются руководителем предприятия в рамках определения (введения) режима защиты этой информации.

При участии предприятия в проведении работ с иностранными организациями, осуществляемых в рамках реализации международного договора (соглашения), положения данного договора (соглашения) являются приоритетными по отношению к установленным на предприятии внутренним процедурам (стандартам предприятия), касающимся международного сотрудничества и взаимодействия предприятия с иностранными организациями (фирмами).

На предприятиях, выполняющих работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, должно уделяться особое внимание вопросам защиты охраняемой информации при непосредственном взаимодействии с иностранными организациями (фирмами), а также приеме иностранных представителей на территории предприятий.

 

2. Подготовка и проведение  приема иностранных представителей

 

Подготовку и проведение приема иностранных представителей организуют руководители заинтересованных структурных подразделений предприятия в тесном взаимодействии со службой безопасности (режимно-секретным подразделением).

Служба безопасности (режимно-секретное подразделение) совместно с заинтересованными структурными подразделениями, а также сотрудниками предприятия, назначенными руководителем предприятия ответственными за прием иностранных представителей, разрабатывает соответствующий план мероприятий по защите конфиденциальной информации. План согласовывается со службами (подразделениями), отвечающими за материально-техническое, финансовое и иные виды обеспечения проводимых мероприятий, и утверждается руководителем предприятия.

Подготовка плана должна осуществляться заблаговременно, в тесном взаимодействии с органом безопасности и обеспечивать качественное выполнение всего комплекса мероприятий, направленных на исключение утечки конфиденциальной информации. В план включаются мероприятия по защите всех видов конфиденциальной информации, работа с которыми осуществляется на предприятии, проводимые до начала приема иностранных представителей, в ходе проведения приема и по его окончании. В отношении каждого пункта плана (проводимого мероприятия) указываются ответственные должностные лица (сотрудники предприятия), срок выполнения и особенности выполнения мероприятия. Контроль за выполнением мероприятий, включенных в план, осуществляют заместитель руководителя предприятия, отвечающий за вопросы защиты информации, и руководитель службы безопасности (режимно-секретного подразделения).

На службу безопасности предприятия (режимно-секретное подразделение), кроме организации и планирования мероприятий по защите конфиденциальной информации, возлагаются также задачи координации деятельности в этой области всех должностных лиц и структурных подразделений предприятия, принимающих участие в подготовке и проведении приема иностранных представителей, и функции контроля за выполнением всех запланированных мероприятий. Руководитель предприятия предоставляет сотрудникам службы безопасности (режимно-секретного подразделения) полномочия по принятию оперативных решений, направленных на строгое и точное соблюдение всеми сотрудниками нормативно-методических документов по защите конфиденциальной информации и документов, регламентирующих вопросы организации приема иностранных представителей на предприятии, а также полномочия по принятию дополнительных мер, направленных на предотвращение утечки охраняемой информации.

До начала приема иностранных представителей предприятие, на территории которого планируется прием, разрабатывает программу приема и пребывания иностранной делегации. В программу включаются все планируемые мероприятия, определяется срок и место их проведения, должностные лица (структурные подразделения), ответственные за их проведение.

Накануне приема иностранных представителей на предприятии служба безопасности (режимно-секретное подразделение) разрабатывает списки сотрудников, которые уполномочены участвовать в приеме иностранных представителей. Такие списки могут разрабатываться на календарный год. Перед утверждением руководителем предприятия эти списки согласовываются с органом безопасности. Работники предприятия, допущенные к конфиденциальной информации, в них, как правило, не включаются и в проведении мероприятий по приему иностранных представителей участия не принимают. В исключительных случаях допускается их участие в решении отдельных вопросов, при этом не раскрываются сведения об их принадлежности к структурному подразделению, штатными сотрудниками которого они являются, и о наличии у них допуска к конфиденциальной информации. Участие этих лиц в проведении приема иностранных представителей также согласовывается с органом безопасности.

К мероприятиям, связанным с приемом иностранных представителей, в том числе - к участию в переговорах, могут привлекаться сотрудники взаимодействующих предприятий по ходатайствам их руководителей.

Сотрудники, участвующие в мероприятиях по приему иностранных представителей, обязаны:

• строго соблюдать требования нормативных документов по защите конфиденциальной информации и установленный на предприятии порядок работы с иностранными гражданами;
• проявлять высокую бдительность, препятствовать возможным попыткам со стороны иностранных граждан получить конфиденциальную информацию;
• анализировать поведение иностранных граждан во время пребывания на территории предприятия, в случае повышенного интереса с их стороны к отдельным проблемам и вопросам, немедленно информировать об этом службу безопасности предприятия и, в установленном порядке, орган безопасности.

Сотрудникам, участвующим в приеме иностранных представителей, запрещается устанавливать с кем-либо из них контакты, не предусмотренные программой приема; в ходе обсуждения и бесед с ними - выходить за рамки информации, которую разрешено обсуждать (передавать иностранным гражданам). Запрещается оставлять иностранных граждан на территории предприятия без сопровождающих лиц. Так же запрещается обсуждение новостей компании. Прием иностранных представителей организуется на общей административной территории в служебных помещениях, в которых не проводятся работы с использованием носителей конфиденциальной информации. Подготовка помещений, выделенных для приема (пребывания) иностранной делегации, предусматривает прекращение на период пребывания в этих помещениях иностранцев тех видов работ, ознакомление с которыми не предусмотрено программой приема.

При необходимости приема иностранных представителей (проведении встреч, переговоров) на территории предприятия его руководитель заблаговременно направляет письменную информацию руководителю вышестоящей организации (при наличии ведомственной принадлежности - руководителю органа государственной власти) и в орган безопасности. Направляемая информация должна включать сведения о цели, основаниях, дате и сроках приема делегации, иностранных организациях (фирмах), представители которых будут посещать территорию предприятия, данные о работниках предприятия, участвующих в приеме, и о характере сведений, которые планируется передать представителям иностранного государства (обсудить) в ходе приема.

 

3. Прием иностранных  представителей на предприятиях, выполняющих работы особой государственной важности

 

Прием иностранных представителей на предприятиях, выполняющих работы особой государственной важности, на территории которых реализуются особые меры режима секретности, осуществляется по решению Президента РФ, Правительства РФ, руководителя федерального органа исполнительной власти, в чьем ведомственном подчинении находятся эти предприятия, по согласованию с соответствующим руководителем органа безопасности. В случае если предприятие, выполняющее работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, на территории которого планируется прием иностранных представителей, не входит в структуру министерства (ведомства), решение о проведении приема принимает руководитель предприятия по согласованию с руководителем соответствующего органа безопасности. Кроме того, данное решение подлежит обязательному письменному согласованию с организацией (органом государственной власти), являющейся заказчиком проводимых работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну.

В ходе приема иностранных представителей при проведении всех предусмотренных планом и программой приема мероприятий служба безопасности (режимно-секретное подразделение) во взаимодействии с другими структурными подразделениями предприятия, участвующими в выполнении мероприятий по защите информации, организует и проводит контроль за состоянием режима секретности (конфиденциальности). Цель контроля - своевременное выявление и закрытие возможных каналов утечки информации с ограниченным доступом о направлениях деятельности предприятия, тематике, характере и важности проводимых работ с использованием конфиденциальной информации.

Специально назначенные должностные лица (сотрудники) предприятия документируют материалы переговоров (встречи) на языках обеих сторон, принимающих участие в переговорах. Этим документам (материалам) по взаимной договоренности сторон присваиваются соответствующие ограничительные пометки. В итоговых материалах встречи, которые готовят представители сторон, принимающих в ней участие, при необходимости указываются меры по обеспечению конфиденциальности обсуждавшейся информации и ограничению ее распространения. Итоговые материалы встречи, а также материалы выступлений (брифингов) представителей сторон в порядке, определенном для конфиденциальных документов, выдаются руководителям делегаций (их уполномоченным представителям) или направляются почтой в согласованные адреса.