Организация приема делегаций

6.5. обеспечение мероприятий с участием иностранных делегаций офисными принадлежностями, оргтехникой и демонстрационной аппаратурой.

7. На МТОИЗИ возлагается следующая задача:

7.1. предоставление (при необходимости) и обеспечение функционирования компьютерной техники и демонстрационной аппаратуры при проведении мероприятий с участием иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан).

8. На Административно-контрольное управление возлагается следующая задача:

8.1. размещение сведений о международной деятельности Федеральной службы на интернет-сайте (www.gan.ru) в соответствии с Перечнем сведений о деятельности Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, обязательной для размещения на интернет-сайте.

9. Задачами ответственного подразделения являются:

9.1. составление (по согласованию с Управлением международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями, Управлением кадровой политики и защиты государственной тайны, Управлением финансово-хозяйственной деятельности) и представление на утверждение руководству Федеральной службы заявок на прием иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан (с комплектом соответствующих документов) не позднее, чем за 10 рабочих дней до планируемой встречи, а также передача в Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями указанных заявок с соответствующим комплектом документов, после их утверждения;

9.2. подготовка выступлений, докладов, проектов итоговых документов, необходимых для проведения мероприятия (приема);

9.3. выделение работников для участия в протокольных и культурных мероприятиях (встречи, сопровождение, проводы, посещение театров, музеев, выставок и т.п.) в соответствии с утвержденными заявками на прием и программами пребывания иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан);

9.4. обоснование необходимости и согласование сроков посещения иностранными делегациями (отдельными иностранными гражданами) других федеральных органов исполнительной власти, организаций и предприятий;

9.5. подготовка и представление в Управление кадровой политики и защиты государственной тайны документов для оформления допуска иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) на посещение территорий и организаций Российской Федерации с режимом ограниченного посещения и объектов Федеральной службы, в соответствии с перечнем регламентированным Управлением кадровой политики и защиты государственной тайны;

9.6. в случае получения информации о невозможности проведения мероприятия в оговоренные сроки или отмене визита иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) - незамедлительное информирование об этом Управления международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями;

9.7. составление и передача в Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями записи беседы или копии протокола совещания, являющихся отчетным документом по итогам проведения приема иностранной делегации (отдельных иностранных граждан);

9.8. подготовка (по запросу Административно-контрольного управления) информации о приеме иностранной делегации для размещения сведений о международной деятельности Федеральной службы на интернет-сайте (www.gan.ru).

10. При необходимости руководство Федеральной службы может с согласия руководителей федеральных органов исполнительной власти, организаций и предприятий привлекать их представителей к участию в приеме иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан).

11. Проход иностранных граждан в здание центрального аппарата Федеральной службы осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по пропускному режиму в центральном аппарате Госатомнадзора России (РД-09-21-95).

12. Деловые встречи в Федеральной службе с иностранными делегациями (отдельными иностранными гражданами) должны проводиться в специально выделенных и оборудованных для этих целей помещениях. Маршруты передвижения иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан согласовываются с Административно-контрольным управлением (приложения N 16 и 17).

Оставлять иностранных граждан в служебных помещениях Федеральной службы без сопровождающих лиц не допускается.

 

6. Представительские расходы

 

Представительскими расходами являются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (фирмой).

Основанием для списания указанных расходов на издержки обращения (говоря проще, для включения их в затраты организации для целей бухгалтерского учета) является акт на проведенное мероприятие с указанием цели, даты, места его проведения, состава участников, ассортимента приобретенных и использованных продуктов и т.п., а также общей суммы использованных на эти цели средств. Кроме того, к акту должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт оплаты (получения) товарно-материальных ценностей, работ, услуг.

Здесь придется сделать «лирическое отступление» и поговорить о том, что такое первичный документ и чем он отличается от всех других документов, тысячами проходящих через ваши руки. Кстати, именно незнание данного различия чаще всего и приводит секретарей (да и большинство других, не имеющих экономического образования работников) к конфликтам с бухгалтерскими службами.

Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету только в том случае, когда они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Согласно правилам бухгалтерского учета к обязательным реквизитами первичного учетного документа относятся следующие их группы:

1) наименование, номер документа, дата и место его составления;

2) содержание и основание совершения  хозяйственной операции, ее измерение  и оценка в натуральных, количественных  и денежных показателях;

3) должности лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты. Обратное неверно: какая бы хозяйственная операция ни оформлялась первичным учетным документом и какие бы системы обработки данных при этом ни использовались, исключать из него хотя бы один из перечисленных выше обязательных реквизитов запрещено.

Возвращаясь к определению представительских расходов, отметим, что оно охватывает только один из аспектов приема и обслуживания иностранных делегаций - непосредственное проведение встреч (как отдельного мероприятия) и официальных приемов. Однако обычно программа пребывания гостей из-за границы более многообразна. В частности, в состав представительских расходов, включены затраты на оплату гостиницы и питания, культурное и бытовое обслуживание, а также услуг переводчика и транспортных услуг, организация проведения собраний, конференций, семинаров, коллегий и совещаний.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Любой прием должен быть предварительно подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приема входят: выбор вида приема, составление списка приглашаемых лиц, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом на завтраке, обеде или ужине. Составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей. Подготовка речей, составление схемы (порядка проведения) приема.

При определении даты приема следует исходить из того, что приемы не проводятся' в праздничные дни, а в мусульманских странах - в религиозный праздник "рамазан". Не проводятся приемы и в дни национального траура, а назначенные ранее отменяются.

Для того чтобы прием делегаций был организован в соответствии с правилами делового этикета, независимо от того, к какому вероисповедованию или стране принадлежит прибывающая сторона, можно обратиться к услугам профессиональных агентств, которые предлагают полный комплекс услуг по организации приема делегаций, в том числе:

- помощь в оформлении делового приглашения;

- услуги переводчиков, гидов;

- встреча делегаций в аэропорту и ж/д вокзала;

- бронирование гостиничных номеров, в соответствии с заявленным бюджетом;

- помощь в приобретении ж/д и авиабилетов;

- организация конференций, семинаров;

- подбор и аренда залов для переговоров, конференц-сервис;

- организация культурной программы для ваших бизнес-партнеров: экскурсии по городу, развлекательные мероприятия;

- организация питания, транспорта для перевозки делегации и другие услуги.

Основная задача организации приема делегаций – организовать прием так, чтобы никакая досадная оплошность не помешала установлению успешных деловых и дружеских отношений с вашими бизнес-партнерами.

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Гражданский процесс. Общая часть: Учебник/Под общ. ред. Т. А. Беловой, И.Н. Колядко, Н.Г. Юркевича - Мн.: Амалфея, 2000. - 592с.
2. Инструкция о порядке приема иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору РД-18-02-2004.
3. Седугин П. И. Жилищное право. Учебник для вузов. – М.: Издательская группа ИНФРА М – НОРМА, 1999 г.
4. Трудовое право/Под ред. О.В. Смирнова, учебник, изд. 3-е, перераб. и дополненное – М.: Издательская группа «Проспект», 2000. – 447с.
5. Ф.Н. Михайлов, В.Ф. Гапоненко,. Трудовое право, – М.: ЮНИТИ, 2002. – 463с.