Организация приема делегаций

 

4. Отчетные материалы  по результатам встречи

 

По завершении всех мероприятий, связанных с посещением предприятия иностранными представителями, и убытии иностранной делегации готовятся отчетные материалы с результатами встречи. В отчете отражаются цель, дата, время и место приема, сведения об участниках приема с указанием организаций, которые они представляли, сведения о результатах обмена информацией. Отчет должен также содержать сведения о попытках получения иностранными гражданами от сотрудников предприятия конфиденциальной информации (если таковые имели место). Указанный отчет направляется в вышестоящую организацию (руководителю ведомства - при наличии ведомственной принадлежности), заказчику проводимых предприятием работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну, и в орган безопасности.

Служба безопасности предприятия (режимно-секретное подразделение) проводит анализ эффективности принятых предприятием мер по предотвращению утечки информации с ограниченным доступом в ходе приема иностранных представителей. Материалы анализа изучаются соответствующими должностными лицами и руководителями структурных подразделений и учитываются в дальнейшей работе.

После окончания работы с иностранными представителями специально назначенная комиссия проверяет помещения, в которых проводилась встреча (размещались или пребывали иностранные представители) на отсутствие посторонних предметов. О результатах проверки докладывается руководителю предприятия. Факт проведения встречи с иностранными представителями регистрируется в соответствующем журнале учета.

 

5. Инструкция о порядке  приема иностранных делегаций  и отдельных граждан

 

Согласно инструкции о порядке приема иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору РД-18-02-2004 организация приема иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) включает следующие моменты:

1. Прием иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) в Федеральной службе организуется и осуществляется согласно ежегодным планам МС и дополнениям к ним, разработанным в соответствии с межправительственными и межведомственными соглашениями, а также контрактным обязательствам организаций, находящихся в ведении Федеральной службы, либо на основании решений руководителя Федеральной службы (его заместителей).
2. Организация приема иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) возлагается на Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями.

В непосредственной подготовке и проведении мероприятий, связанных с приемом иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан), участвуют, наряду с Управлением международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями, Управление кадровой политики и защиты государственной тайны, Управление финансово-хозяйственной деятельности, а также Межрегиональный территориальный округ по информатизации и защите информации Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (МТОИЗИ), территориальные органы указанной службы, а также находящиеся в ее ведении организации, если необходимость участия последних определена на этапе подготовки к приему иностранной делегации.

3. Для непосредственной подготовки и проведения мероприятий, связанных с приемом иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан), руководитель Федеральной службы назначает ответственное подразделение из числа управлений центрального аппарата, территориальных органов или организаций, находящихся в ведении Федеральной службы, а также руководителя, ответственного за организацию и проведение международного мероприятия.

Списки работников Федеральной службы, допущенных к работе с иностранными гражданами, содержатся в Управлении международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями.

4. На Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями возлагаются следующие задачи:

4.1. обращение в Консульский департамент  Министерства иностранных дел Российской Федерации (КД МИД России) от имени Федеральной службы, как принимающей организации, с просьбой об оформлении въездных-выездных виз иностранным гражданам, планирующим посетить Российскую Федерацию в деловых целях, в соответствии с порядком, определенным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 мая 1995 года N 459 "О введении нового порядка приглашений иностранных граждан на территорию Российской Федерации" и Положением об оформлении приглашения в Российскую Федерацию иностранных граждан и лиц без гражданства, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 октября 1998 года N 1142;

4.2. оказание визовой поддержки приглашаемым иностранным гражданам путем оперативного взаимодействия с КД МИД России и консульскими учреждениями Российской Федерации за рубежом; 

4.3. обращение в КД МИД России  с просьбой о выдаче приглашаемым  иностранным гражданам многократной  российской въездной-выездной визы по запросу ответственных подразделений, основанному на плане международного сотрудничества;

4.4. взаимодействие с Паспортно-визовым  управлением Министерства внутренних  дел Российской Федерации (ПВУ  МВД России) в части учета пребывания иностранных граждан на территории Российской Федерации, контроля за обязательной регистрацией паспортов (или документов, удостоверяющих личность, см. статью 24 Федерального закона "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию") и организации продления или изменения сроков пребывания приглашенных иностранных граждан на территории Российской Федерации, если принимающее ответственное подразделение обосновало необходимость внесения таких изменений;

4.5. согласование составляемых ответственными подразделениями заявок на прием иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан (включая согласование проектов программ пребывания указанных делегаций и граждан, а также программ проведения по их просьбам дополнительных мероприятий, не предусмотренных программами пребывания);

4.6. координация и контроль подготовки  документов, необходимых для организации  приема иностранной делегации (отдельных  иностранных граждан);

4.7. организация приема иностранных  делегаций (отдельных иностранных граждан) в рамках протокольно-ознакомительных мероприятий в соответствии с поручениями Правительства Российской Федерации, а также запросами МИД России и других федеральных органов исполнительной власти;

4.8. составление и представление  в Управление финансово-хозяйственной деятельности проектов смет расходов на прием иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан), включающих буфетное и ресторанное обслуживание, предоставление автотранспорта и оплату услуг переводчиков;

4.9. обеспечение (при необходимости) заказа гостиничных мест (номеров) для размещения прибывающих в Москву иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан);

4.10. заказ и организация получения  железнодорожных и авиационных  билетов для проезда членов  иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) и сопровождающих их лиц, по территории Российской Федерации;

4.11. подготовка и согласование  с Управлением кадровой политики  и защиты государственной тайны  списков членов иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) для прохода в здание центрального аппарата Федеральной службы;

4.12. организация и методическое руководство при разъяснении иностранным гражданам правил их пребывания в Российской Федерации и передвижения по ее территории, а также (при необходимости) оказание совместно с компетентными органами содействия указанным гражданам в выполнении этих правил;

4.13. организация (совместно с назначенными работниками ответственного подразделения) встреч, размещения в гостиницах, сопровождения иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) по территории Российской Федерации и их проводов;

4.14. осуществление (совместно с Управлением кадровой политики и защиты государственной тайны) контроля за выполнением программ пребывания иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) в Российской Федерации;

4.15. организация буфетного обслуживания при проведении приемов иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан);

4.16. при необходимости - составление и направление заявок в Управление финансово-хозяйственной деятельности на предоставление автотранспорта для обслуживания иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан);

4.17. ведение учета, а также составление и представление отчетности о приеме иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан в соответствии с требованиями главы IV настоящей инструкции; 

4.18. организация устного перевода при проведении приема иностранной делегации (отдельных иностранных граждан);

4.19. организация письменного перевода информации и документации, необходимой для проведения приема иностранной делегации (отдельных иностранных граждан);

4.20. при проведении мероприятий по приему иностранных делегаций протокольно-ознакомительного характера - составление записи беседы с иностранной делегацией (отдельными иностранными гражданами);

4.21. заказ и приобретение сувениров и памятных подарков для иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан), исходя из суммы, выделенной на эти цели в текущем году из бюджетных средств;

4.22. при проведении приемов протокольно-ознакомительного характера подготовка информации о пребывании иностранных делегаций для размещения сведений о международной деятельности Федеральной службы на интернет-сайте (www.gan.ru), осуществляемого Административно-контрольным управлением.

4.23. планирование, расчет и своевременное представление в Управление финансово-хозяйственной деятельности сведений о финансовых потребностях на проведение приемов иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан для формирования бюджетной заявки на предстоящий календарный год; 

4.24. оказание методологической и консультационной поддержки территориальным органам Федеральной службы по п.п.4.1-4.8, п.п.4.11-4.14, п.8.17, п.п.4.20-4.22 настоящего пункта (если ответственным подразделением назначен территориальный орган).

5. На Управление кадровой политики и защиты государственной тайны возлагаются следующие задачи:

5.1. согласование составляемых ответственными подразделениями заявок на прием иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан (включая согласование проектов программ пребывания указанных делегаций и граждан и проектов программ проведения по их просьбам дополнительных мероприятий не предусмотренных программами пребывания);

5.2. на основе рассмотрения документов, представляемых ответственным подразделением - согласование Управлением кадровой политики и защиты государственной тайны в установленном порядке возможности и сроков посещения иностранными делегациями (отдельными иностранными гражданами) других федеральных органов исполнительной власти, организаций и предприятий в соответствии с постановлениями Правительства Российской Федерации от 4 июля 1992 года N 470 "Об утверждении Перечня территорий Российской Федерации с регламентированным посещением для иностранных граждан" и от 14 октября 1992 года N 790 "О порядке приема и передвижения иностранных граждан в Российской Федерации"; организация оформления допуска иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) на территории Российской Федерации с режимом регламентированного посещения;

5.3. рассмотрение представляемых Управлением международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной, власти иностранных государств и международными организациями списков членов иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) для прохода в здание центрального аппарата Федеральной службы и санкционирование их прохода;

5.4. осуществление контроля за выполнением программ приема иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) совместно с Управлением международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями;

5.5. определение перечня помещений в здании центрального аппарата Федеральной службы, разрешенных для проведения мероприятий с участием иностранных граждан, и маршрутов их передвижения в пределах здания;

6. На Управление финансово-хозяйственной деятельности возлагаются следующие задачи:

6.1. согласование составляемых ответственными подразделениями заявок на прием иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) в части обеспечения финансирования;

6.2. рассмотрение и принятие решений по проектам смет расходов на прием иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан), представляемых Управлением международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями;

6.3. обеспечение необходимого финансирования представительских расходов при проведении приема иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) на основании представленной сметы и контроль за своевременным представлением принятых к учету документов, подтверждающих расходы, в пределах выделенных на эти цели в текущем году бюджетных средств.

6.4. осуществление заказа автотранспорта для обслуживания иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) и обеспечение его своевременной подачи к установленным местам, в соответствии с заявками Управления международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями;