Организация процесса контроля на предприятии

    Функция правоохраны.  Контрольная деятельность органов  государства является в значительной  мере правоохранительной, хотя и  не сводится только к ней.  Как средство обеспечения законности  эта функция направлена на  пресечение неправомерных действий  должностных лиц и граждан,  виновных в недостатках и нарушениях, и связана с привлечением их  к юридической ответственности,  а также с применением к  этим субъектам мер государственного  или общественного воздействия.

1.3 Виды и методы контроля. Этапы контроля.

Контроль есть фундаментальный  элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать  полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они  являются неотъемлемыми частями  общей системы контроля в данной организации. Существует три основных вида контроля:

Предварительный;

Текущий;

Заключительный.

 По форме осуществления  все эти виды контроля схожи,  так как имеют одну и ту  же цель: способствовать тому, чтобы  фактически получаемые результаты  были как можно ближе к требуемым.  Различаются они только временем  осуществления.⁴

Предварительный контроль предшествует активной деятельности предприятия. По своему содержанию это организационный  контроль, его основная задача состоит  в проверке готовности производственного  аппарата и управленческой системы  персонала к началу работы.

Одна из задач предварительного контроля состоит в том, чтобы  выяснить, может ли персонал выполнить  предусмотренные планом цели. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа деловых и профессиональных навыков и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения.

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки  стандартов с минимально допустимым уровнем  качества и проведения физических проверок соответствия  поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который  позволяет также осуществлять функцию  планирования. Бюджет является также  механизмом предварительного контроля, так как даёт организации уверенность  в том, что у неё не закончатся наличные средства, когда они неожиданно потребуются.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Текущий контроль традиционно  существует в двух формах: стратегического  и оперативного.

Объект стратегического  контроля – эффективность использования  ресурсов компании с точки зрения её конечных целей. Процесс стратегического  контроля включает сбор, обработку  и оценку информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании инноваций, технологий и т.п.,  как в фирме в целом, так и  в её отдельных подразделениях.⁵

Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную  деятельность компании. К его разновидности  относится движение изделий в  технологическом процессе (соблюдение последовательности операций и нормативов времени на них), загруженность оборудования; соблюдение графика работы; уровень  себестоимости; степень организованности работы подразделение в целом; запасы сырья; качество; текущее поступление  и расходование денежных средств.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена, или истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком  поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что  заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в  случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция  заключительного контроля состоит  в том, чтобы способствовать мотивации  и постановке дальнейших целей.

С точки зрения подхода  к реализации контроль делится на внутренний и внешний. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах.

Внешний контроль производится вышестоящим руководством  или специальными сотрудниками – контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями и т.п. на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти). Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что с точки зрения психологии и на практике люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. По итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и взыскания. Внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение.

В отличие от внешнего, внутренний контроль организации обеспечивается её же силами. Его производят сами исполнители: они следят за своей работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельности.

Процесс контроля состоит  из несколько этапов:

Первый этап контроля –  установление стандартов. На данном этапе  производится определение параметров функционирования и развития организации, которые в последствии будут  утверждены и реализованы. После  установления их необходимо контролировать. На практике это стандарты и нормы. Стандарт - это желаемый результат или событие, которые поддаются измерению и с которым менеджеры могут сравнивать дальнейшую деятельность. Стандарты должны определяться целями организации. К нормативам могут быть отнесены расход материальных ресурсов, показатель эффективность, объем работ и т.д.

           Второй этап контроля – сравнение  достигнутых результатов с установленными  стандартами. На данном этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожидаемым. Эти результаты могут совпадать со стандартами, а могут быть ниже или выше него. Поэтому в работу менеджера также входит сравнение полученных результатов с установленными стандартами, необходимость которого заключается в определении допустимого масштаба отклонений от стандартов.

          В третий этап процесса контроля  входит получение информации  о реальных результатах и сопоставление  их с существующими нормативами  с целью выяснения наличия  отклонений от разработанных  стандартов и последующего принятия  решения в пользу осуществления  соответствующих корректирующих  действий.

Четвертый этап процесса контроля состоит в непосредственной корректировке  директив деятельности организации  и возможном пересмотре установленных планов. Существуют несколько вариантов корректировки действий. Один из них заключается в устранении причин, вызывающих отклонения, путем их ликвидации. Причинами могут стать работа некомпетентных сотрудников, качество продукции, введение нового, усложняющего работу или вовсе не подходящего, оборудования и так далее. Таким образом этот способ корректировки подразумевает удаление причин посредством обучения или вынужденного отстранения сотрудников, смены поставщиков и других исправлений в работе организации.  Так же можно вносить корректировки через изменение стандартов, которые по разным причинам могли оказаться ошибочными.

 

1.4 Поведенческие аспекты контроля

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и  всех других стадий управления. Поэтому  при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.⁶

Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает сильное  и непосредственное воздействие  на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно  делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить  их направить свои усилия на достижение целей организации.

К сожалению, хотя большинство  менеджеров хорошо знают о том, что  процесс контроля может быть использован  для оказания положительного воздействия  на поведение сотрудников, некоторые  забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении  людей. Эти негативные явления часто  являются побочными результатами наглядности  действия системы контроля.

Контроль часто оказывает  сильное влияние на поведение  системы. Неудачно спроектированные системы  контроля могут сделать поведение  работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению  требований  контроля,  а  не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно  избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего  контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2.Организация процесса контроля на предприятии

2.1 Характеристика  предприятия ТОО «Электроника»

Организационно-правовой формой предприятия является общество с  ограниченной ответственностью. Общая  численность работающих в компании составляет 150 человек. Сфера деятельности компании: оптовая и розничная  продажа оборудования для торговли и услуг по обслуживанию данного  оборудования. Существует 5 направлений  деятельности ТОО «Электроника»:

-Контрольно-кассовая техника

-Автоматизация предприятия.

-Торговое оборудование.

-Кондиционеры и холодильное  оборудование.

-Оборудование для предприятий  общественного питания.

Цель организации-получения  прибыли от реализации продаваемых  товаров и предоставляемых услуг.

Все операции для полноценной  деятельности компания осуществляет самостоятельно без сотрудничества с другими  фирмами, то есть своими силами: организуется закупка товаров у основных поставщиков по Казахстану. 
Компания ТОО «Электроника» существует на рынке города Актау более 17 лет. За это время компания заняла достаточно устойчивое положение (а в некоторых направлениях – лидирующее) на рынке среди конкурентов. 
С 2006 г. в структуре предприятия существует учебный центр, основная задача которого готовить кадры и повышать квалификацию собственных сотрудников, оказывать помощь партнерам и другим ЦТО, клиентам в освоении поставляемой им техники и программного обеспечения, порядку и правилам работы.

На сегодняшний день компания является лидером по продажам и техническому обслуживанию кассовой техники и  другого оборудования для торговли и сферы услуг в г. Актау. Проектирует и внедряет системы автоматизации торговых и учетных процессов на различных предприятиях города и края. Производит поставку техники и программного обеспечения (ПО), подготовку к эксплуатации, настройку ПО и сопровождение, техническое обслуживание оборудования-поддержания в рабочем состоянии, гарантийный, постгарантийный, капитальный, средний и текущий ремонты, доработку техники, обеспечение клиента сопутствующими расходными материалами (ценниками, чековой лентой, картриджами, ЭКЛЗ, запасными частями и др.)

С компанией, на протяжении многих лет, работают такие крупные Клиенты  как: «Добрыня», сеть аптек,«Рамстор», «Сибирское Здоровье», «Таймер», ОАО «Казсвязьинформ», ООО«Казтелекомсервис», ОАО «Кселл», «Крайпотребсоюз»,«ХалыкБанк». 
Профессиональные сотрудники обеспечивают оперативность работы, обеспечивают клиентов необходимым оборудованием и материалами, осуществляют техническую поддержку и ремонт. Индивидуальный подход в работе с каждым клиентом служит залогом многолетнего успеха на рынке.

2.2Анализ хозяйственной деятельности предприятия.

Компания имеет организационную  структуру, которая представляет собой определенную упорядоченность задач, ролей, полномочий и ответственности, которая создает условия для эффективного осуществления предприятием своей деятельности и достижения поставленных целей. Организационная структура развивается, и будет изменяться под воздействием особенности стратегии предприятия, его внутренней специфики и сложности и изменений во внутренней среде. 
Управляющим организацией является директор которому, непосредственно подчиняются:

-руководитель центра технического  обслуживания

-зам.директор по коммерческим  вопросам.

-зам директор по финансовым  вопросам

-главный бухгалтер

-главный экономист

-менеджер по персоналу

-менеджер по рекламе

-административно хозяйственный  отдел

Финансовую службу на предприятии  представляет зам. директора по финансовым вопросам, главный экономист и  главный бухгалтер, в подчинении которого находятся 7 бухгалтеров и 3 кассира. 
Заместителю директора по коммерческим вопросам подчиняются руководители направлений, отдел логистики.

В непосредственном подчинении Руководителей направлений находятся  офис- менеджер, менеджеры по продажам, инженеры или механики, системные  администраторы или программисты (в зависимости от направления).

Руководитель ЦТО возглавляет  работу инженеров по обслуживанию продаваемого оборудования. Предприятие осуществляет оперативный и бухгалтерский учет результатов деятельности, предоставляет государственным органам информацию, необходимую для налогообложения и ведения общегосударственной системы сбора и обработки экономической информации.