Организация проведения деловых совещаний и переговоров

- кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ;

- определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола);

- принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

Решения могут приниматься  двумя путями:

- специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

- председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.

1.2 Организация проведения деловых переговоров

Переговоры - это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены  для достижения соглашения, когда  обе стороны имеют совпадающие  либо противоположные интересы.

Умение вести переговоры — это искусство. Переговоры должны приводить к результату, удовлетворяющему обе стороны. Успех переговоров готовится заранее. Следует изучить партнера, наметить для своей позиции возможные пути сближения, наметить варианты развития успеха. До начала переговоров необходимо создать соответствующую атмосферу, эмоциональный настрой. Если вы плохо себя чувствуете, внутренне не готовы к беседе, не можете отключиться от текущих проблем, лучше не начинать переговоры. Психологически подготавливая себя, следует учесть, что переговоры — это не сражение. Настрой на спор недопустим. До начала переговоров следует узнать несколько деталей о собеседнике, его предприятии, финансовом состоянии. Правильное начало предполагает взаимное представление друг другу. Необходимо побеспокоиться, чтобы в ходе переговоров вам не мешали, не отвлекали телефонными звонками. Зачастую успех переговоров зависит от формы подготовленных материалов.

К любому виду переговоров нужно тщательно готовиться. Прежде всего следует определить цель, ради которой они организуются, место проведения. Целесообразно приглашаемым предварительно сделать телефонный звонок, и в случае их согласия может посылаться письменное приглашение. Одним из главных правил является точность. Опаздывать недопустимо. Если объективные условия приводят к опозданию, то следует заранее предупредить. Большое внимание уделяется рассадке участников. Здесь необходимо учесть служебное и общественное положение каждого. Самым почетным считается место справа от руководителя. По мере удаления от руководителя места становятся менее почетными. [2, с. 546-549].

Если говорить о подготовке руководителя к деловым переговорам, то процесс подготовки можно разделить  на четыре этапа или вида подготовки: психологическая подготовка; организационная  подготовка; содержательная подготовка; тактическая подготовка.

Психологическая подготовка. Любые переговоры, связаны со значительным психологическим напряжением и требуют от участников максимальной выдержки, умения чувствовать и сочувствовать, щадить собственное «Я» от внешних посягательств, грубости, неделикатности, несправедливости.

На переговоры не следует  идти слишком хмурым, обиженным или  напуганным. Чрезмерное возбуждение (обида, гнев, радость, печаль), эмоционально снижают  способность четко высказывать  свои мысли, что негативно сказывается  на результатах переговорного процесса. Умелое использование эмоций делает переговоры полноценными и результаты более эффективные и оптимальные.

Участники переговоров, которые  умеют руководить своими эмоциями («разряжать»  чрезмерное психологическое напряжение, преодолевать состояние апатии, растерянность), имеют значительно больше шансов на успех.

Достаточно подготовленные руководители небезуспешно используют с этой целью разнообразные психотехники, аутотренинги, иногда обговаривают предстоящие  переговоры с друзьями, «разыгрывание» возможных вариантов сценария переговоров  в собственном воображении. Полностью  оправданным может быть использование  методики рационального контроля, самоконтроля, управления эмоциями.

Психологическая подготовка является очень важной составной  частью подготовительного процесса. Она дает возможность осознать свои чувства и эмоции. При определенных условиях полезным является даже записывание  перед переговорами своих реальных ощущений и желаемых. Поскольку полезным является выявление тех эмоций, которые  вряд ли могут способствовать эффективности  переговоров. Психологическое освобождение от проблем (подозрение, страх и др.) наступает сразу во время беседы о нем.

Организационная подготовка. Этот аспект подготовительной работы связан с формированием делегации, определением места, времени переговоров, времени встречи, сценария заседания, согласования многих других вопросов относительно ведения переговоров.

Формирование делегации (команды) охватывает уточнение количественного  и персонального (качественного) состава  группы, подбор конкретных кандидатур, назначение председателя. Важными критериями при этом, являются профессионализм, психологическая совместимость  участников переговорного процесса. Внутри делегации, на этом этапе подготовки к переговорам является возможное  распределение ролей, обязанностей, функция с учетом навыков, опыты, склонностей и пр. ее участников. Главная задача – добиться, чтобы  все участники на переговорах  работали слаженно, четко как одна команда.

Объединение в деловых  переговорах процессов межличностного общения и обмена информацией  предъявляет высокие требования к коммуникативным и профессиональным способностям участников переговоров. Команда подбирается таким образом, что бы кто-то умел задавать необходимые  вопросы или перевести разговор в другую плоскость, кто-то мог снять  эмоциональное напряжение. Не менее  важно умение максимально, точно  и лаконично изложить суть вопроса, главные идеи, предложения, условия  и т.д.

Коммуникативная деятельность на переговорах предусматривает  также обеспечение понимания  обсуждаемых проблем, использование  неформальных каналов циркулирования информации.

Завершает организационную  подготовку подготовительного периода  переговоров разработка сценария будущих  переговоров, который должен предусмотреть  разнообразные варианты поведения  участников, соответствующие превентивные действия, направленные на обеспечение  результата.

Содержательная подготовка. Работа относительно подготовки содержания переговоров, как правило, происходит по таким направлениям:

Анализ проблемы, диагноз  ситуации, которая обусловила предстоящие  переговоры. Именно с этого начинается содержательный аспект их подготовки, который предусматривает выяснение, уточнение позиционных интересов  и потребностей обоих сторон. Собственные  интересы участники переговоров  в большинстве случаев формируют  по таким направлениям:

личные интересы, цели и  потребности;

групповые потребности и  интересы;

цели развития организации.

Позицию партнера на переговорах  моделируют с учетом таких вопросов:

исходные установки;

тактики, которым партнер  отдает предпочтение;

средства усиления своей  позиции в переговорах;

потребности, обусловливающие  интересы;

интересы партнера, которые  совпадают с собственными интересами;

интересы партнера, которые  не совпадают с собственными интересами.

2. Формирование общего  подхода к переговорам, их целей,  задач и позиций. Эта работа  предусматривает согласование цели  переговоров, функций, которые  могут быть благодаря им реализованы,  уточнение цели переговоров, переговорных  целей противоположной стороны.  Важно также предусмотреть средства, благодаря которым планируется  достичь цели – общий анализ  проблем, поиск вариантов их  разрешения, баланс уступок и  приобретений.

3. Прогнозирование изменение  ситуации и возможных вариантов  разрешения проблемы. Этому предшествуют  поиски наиболее оптимальных  ответов на вопросы, которые  составляют суть переговоров,  согласование вероятных корректив  для достижения наиболее оптимального  для обеих сторон варианта  решения, а также прогнозирование  негативных последствий, возможных  последствий реализации обратного  варианта.

4. Проектирование наиболее  благоприятных условий. Вариант  решения проблем может измениться  из-за новых физических, морально-психологических,  социально-экономических, социально-психологических  и других условий проведения  переговоров. Например, изменения  могут быть обусловлены пересмотром  основных ценностей. Поэтому,  чрезвычайно важно прогнозировать  условия проведения переговоров.

5. Подготовка, анализ предложений,  составление необходимых документов. На этом этапе происходит оценивание, ранжирование вариантов в зависимости  от степени их возможного принятия. Важно продумать возможные предложения,  соответствующие определенному  варианту решения проблемы, а  также их аргументацию. Подготовка  завершается написанием документов  и материалов, что требует от  участников подготовки переговоров  тщательной их формулировки.

Подготовка содержательной части переговоров должна подтвердить  компетентность участников переговорного  процесса, их умение ориентироваться  в ситуации неопределенности или  меняющихся условий, аргументировано  доказывать правильность предложенных вариантов решения проблем.

Тактическая подготовка. Цель тактической подготовки подготовительного периода состоит в выборе методов и способов ведения переговоров, распределении ролей между участниками команды, налаживании конструктивных равноправных отношений с партнером. Бытует мнение, что деловые отношения с партнерами по переговорам должны, прежде всего, быть дружескими, в партнере, прежде всего, необходимо видеть друга, который способен бескорыстно помочь и выручить. Такое мнение беспомощно перед аргументом, что переговоры это не только сплоченность, общность, а и разногласия и конфликт интересов, они строятся на взаимовыгодной, а не на альтруистической основе. Распространенной является и точка зрения, согласно которой к партнеру на переговорах необходимо относится жестко, а любые проявления дружелюбия – неуместны.

Если первый подход ошибочен некритическим отношением к противоположной  стороне, то другой – излишним предубеждением, эгоистичностью, а потому оба не могут претендовать на конструктивность, а их использование не может быть эффективным.

 

2. АНАЛИЗ ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ И ПЕРЕГОВОРОВ НА ОАО «ОШМЯНСКИЙ МЯСОКОМБИНАТ»

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

ОАО «Ошмянский мясокомбинат»  — предприятие мясоперерабатывающей отрасли Республики Беларусь с вековой  историей и традициями. В 2010 году комбинат отметил свой 110 — летний юбилей.

Современный Ошмянский мясокомбинат — это стабильное высокотехнологичное  производство, соответствующее всем современным требованиям к предприятию  пищевой промышленности.

Коллектив мясокомбината  работает по наращиванию объемов  выпускаемой продукции, совершенствованию  ее качества и увеличению ассортимента, расширению товаропроводящей сети, улучшению  условий труда работающих, их социальной защищенности.

Модернизация мясокомбината  ведется по республиканской программе  технического переоснащения перерабатывающих предприятий агропромышленного  комплекса. Капиталовложения за последние  пять лет сложили более 15 млрд. рублей.

На производстве по переработке  мяса используется высокопроизводительное оборудование из западноевропейских стран, что дает возможность выпускать  продукцию высокого качества. Поэтому, с уверенностью можно констатировать: Ошмянский мясокомбинат — это  стабильное высокотехнологичное производство, которое отвечает самым современным  требованиям к предприятию пищевой  промышленности.

Миссия ОАО «Ошмянский мясокомбинат»:

Обеспечивая поставку на рынок  безопасной, качественной, экологически чистой, разнообразной продукции, способствовать укреплению фундамента здоровья нации.

Объединяя лучших специалистов и профессионалов добиваться только самых высоких показателей в  экономической сфере.

Через решение социально-значимых общественных и экономических задач  обеспечить рост профессионализма, благосостояния и качества жизни для всех сотрудников  предприятия.

Понимая социальную значимость предприятия, оказывать необходимую  поддержку незащищенным слоям населения, способствуя повышению уровня жизни  жителей Ошмянского района.

Обеспечить устойчивое развитие предприятия путем постоянного  улучшения системы менеджмента  качества.

Создание экологически чистого  производства.

На предприятии на сегодняшний день работает 840 человек: 67 профессий руководителей и специалистов, 93 рабочих профессий. Исходя из служебного положения, их можно отобразить в организационной структуре предприятия, которая по характеру связей относится к дивизиональной структуре.