Организация проведения деловых совещаний и переговоров

Рисунок 1 – Организационная структура предприятия

Источник: документация предприятия

Экономическая характеристика ОАО «Ошмянский мясокомбинат».

Таблица 1 – Отчет о прибылях и убытках ОАО «Ошмянский мясокомбинат» за 2011 год

Источник: статья газеты

2.2 Анализ организации проведения деловых переговоров и совещаний

Организация проведения деловых переговоров. Так как я не имею доступа к данной информации, и мне не доводилось присутствовать на деловых переговорах и при подготовке к ним, то каких-либо конкретных фактов по данному вопросу я дать не могу. Но при общении с людьми постоянно участвующих в данных мероприятиях, мне удалось узнать, что переговоры на предприятии и подготовка к ним проводится на самом высоком уровне. Руководство ОАО «Ошмянский мясокомбинат» и специалисты, организовывающие и участвующие в деловых переговорах, высококвалифицированные и имеют большой опыт работы, поэтому возможности и необходимости дать рекомендации, по совершенствованию, нет.

Организация проведение совещаний. На ОАО «Ошмянский мясокомбинат» как таковых совещаний не проводится или проводится не регулярно. Все проходившие совещания сводились к «разбору полетов» когда уже что-то случилось и необходимо только установить всех виновников и наказать их. Естественно, что пользы от подобных совещаний нет никакой, а минусов много. Такие как:

- тратится рабочее время,  без какой-либо пользы;

- озлобленность коллектива  и нежелание работать на получение  максимального результата;

- коллектив не получает  информацию о текущем положении  предприятия, о наиболее важных задачах и проблемах на текущий период;

- люди не представляют  свою задачу и как выполнить  ту или иную работу;

- нет слаженности в  коллективе, так как руководитель  не ставит четкой задачи, не  дает четких указаний и не  распределяет обязанности между  работниками.

3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ И ПЕРЕГОВОРОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Исходя из анализа, сделанного во второй части курсовой работы мы определились с тем, что проведение деловых переговоров проводится на высоком уровне, что, скорее всего, связано с высокой квалификацией  специалистов, организовывающих и участвующих  в деловых переговоров. Поэтому давать какие-либо рекомендации по совершенствованию организации проведения деловых переговоров нет необходимости и возможности.

Совсем другая ситуация в  случае организации и проведении совещаний. Мы выявили ряд недостатков  при проведении совещаний, что связано  с неумением руководителя их проводить, и непониманием им важности совещаний. Поэтому, исходя из теоритических аспектов, подробно рассмотренных в первом разделе, дадим рекомендации по совершенствованию порядка организации и их проведения.

Для начала нужно определиться, зачем вам нужно рабочее совещание  и нужно ли оно вообще. Не проводить совещание потому что «так надо». Толку никакого, только рабочее время тратится.

Необходимо и, на мой взгляд, очень важно регулярное проведение совещаний (планерок) с персоналом. Что поможет оптимизировать и  согласовать работу всех сотрудников  на разных уровнях организационной  структуры и всех цехов. Но, в свою очередь, проводить рабочие совещания нужно лишь в том случае, если действительно есть, что обсудить. Возможно, имеется какая-то информация, которую нужно донести до всех сотрудников разом, и корпоративной рассылкой тут не обойдешься. Или же нужно принять какое-то решение, и перед его принятием руководитель желает ознакомиться с мнением коллектива.

Затем нужно определиться со временем и местом проведения совещания. Нередко совещания проводятся в  кабинете начальника, но при этом многие сотрудники могут чувствовать себя некомфортно. Дело даже не в том, что  кабинет начальника может ассоциироваться  с «вызовом на ковер». Просто начальник  и так главный, а в своем  кабинете он — царь и бог. И некоторые  работники просто будут бояться  высказывать свое мнение в такой  обстановке.

Поэтому желательно проводить  рабочее совещание на нейтральной  территории. Это может быть переговорная комната или конференц-зал. Если же специальных помещений для  этих целей, лучше уж начальнику пойти к работникам, что даст понять, что они — полноценные участники совещания, а не просто аудитория, призванная внимать и поддакивать.

Также очень важно время, в которое состоится рабочее  совещание: правильно выбранное  время поможет сделать совещание  максимально продуктивным. Не стоит  собираться в начале рабочего дня (сотрудники еще не проснулись и не вошли рабочий  ритм) и в конце (сотрудники устали и хотят домой). Не стоит также  проводить рабочее совещание  до обеда (все мысли сотрудников  будут о еде) и сразу после  него (после сытного обеда думается плохо). Поэтому оптимальное время  для рабочего совещания — 10-11 часов  утра (при условии, что рабочий  день начинается в 8-9, а не позже).

Чтобы рабочее совещание  прошло успешно, нужно четко определиться с его целью и составить список вопросов, которые необходимо обсудить. Иначе совещание, запланированное на час, может затянуться на несколько часов и пройти по схеме «начали за здравие, а кончили за упокой». Причем нельзя ставить слишком много задач: есть риск не решить ни одной.

Лучше отвести, скажем, одно рабочее совещание в месяц  для решения вопросов, которые  хотят обсудить сами работники. В  этом случае особенно важно следить  за регламентом, чтобы совещание  не затягивалось.

Очертив круг вопросов, руководитель должен определиться, кого из работников пригласить на рабочее совещание. Зачем приглашать весь отдел, если вопросы непосредственно касаются только нескольких человек, а остальные будут во время совещания скучать? Поэтому приглашать на совещание лишь тех, кто действительно будет полезен. Конечно, бывают случаи, когда совещание нужно проводить для всего коллектива, но не нужно сдергивать людей с рабочих мест, если в этом нет реальной необходимости.

Во время совещания  нужно вести протокол или хотя бы помечать важные идеи. Потому что  одно дело — обсудить, а совсем другое — все это реализовывать. Не нужно  надеяться на свою память, иногда она  подводит нас в самый неподходящий момент. В конце совещания лучше  еще раз проговорить важные выводы: во-первых, чтобы убедиться, что все  поняли друг друга правильно, во-вторых, чтобы проверить, не забыто ли что-нибудь.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе изучили  организацию проведения деловых  совещаний и переговоров. Рассмотрели  основные понятия, теоритические понятия, организацию проведения деловых переговоров. Изучили основные определения работы: совещания; переговоры.

Ведение переговоров –  одна из важнейших сторон деятельности любой организации. Это эффективный  инструмент разрешения проблем и  конфликтов. Их целью может быть и повышение отдачи от достигнутых  ранее соглашений. Поэтому немало важно правильно организовать деловые переговоры.

Переговоры – это процесс  обсуждения проблемы несколькими (двумя  или более) заинтересованными лицами, не связанными отношениями прямого  подчинения, в целях поиска взаимоприемлемого  соглашения.

К переговорам необходимо тщательно готовиться, что предполагает выяснение отдельных проблем, возможных вопросов и ответов контрагента. Надо обдумать Цели, задачи, тактику и психологические аспекты переговоров, а также подобрать вспомогательные материалы, которые могут понадобиться для усиления аргументации переговоров.

В зависимости от вопроса  переговоров, а также с учетом должностного положения прибывающих на переговоры представителей фирмы проведение переговоров может быть поручено оперативному работнику или руководству фирмы. Уровень лиц, участвующих в переговорах, и их компетентность являются решающими факторами при обсуждении принципиальных вопросов. В связи с этим до начала переговоров необходимо выяснить организационную структуру фирмы и компетентность прибывающих на переговоры представителей. Иными словами, необходимо иметь детально разработанную модель проведения переговоров.

Совещание — привлечение  коллективного разума к выработке  решения. Совещание играет важную роль в отлаженной, организованной работе коллектива предприятия, а правильно организованное и проведенное совещание повышает его результативность.

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить  совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты: подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

Во втором разделе мы проанализировали организацию проведения деловых переговоров и совещаний на основании материалов, полученных на ОАО «Ошмянский мясокомбинат».

В третьем разделе дали рекомендации по совершенствованию организации проведения деловых совещаний и переговоров для предприятия исходя из анализа, сделанного во второй части курсовой работы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Менеджмент: Учебно-методическое пособие / И.В. Балдин, И.А. Оганесян, Г.Е. Ясников. – Мн.: Частн. ин-т упр. и предпр., 2010. – 131с.
2. Глухов, В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. – СПб. : Питер, 2008. – 608с.
3. Тележников, В.И. Менеджмент: Учеб. Пособие / под ред. Д-ра экон. наук, проф. Н.П. Беляцкого. – Минск: БГЭУ, 2008. – 509с.
4. Анцупов, А.Я., Шпилов, А.И. Конфликтология: Учебник для вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. – 591с.
5. Кибанов, А.Я., Ворожейкин И.Е., Захаров, Д.К., Коновалова, В.Г. Конфликтология: Учебник/ под ред. А.Я. Кибанова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 302с. – (Высшее образование)
6. Козырев, Г.И. Конфликтология: учебник / Г.И. Козырев. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М,2010. – 304с. – (Высшее образование).
7. Ратников, В.П. Конфликтология: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления и гуманитарно-социальным специальностям / В.П. Ратникова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008г. – 511с.
8. Журнал «Консультант» № 23, 2005 год.
9. Газета «Ашмянскi веснiк» № 34, 28 апреля 2012 года.