Особливості проведення ділових переговорів

МИНИСТЕРСТВО ОСВІТИ ТА НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ХАРКІВСЬКИЙ ТОРГОВЕЛЬНО-ЕКОНОМІЧНИЙ  ІНСТИТУТ

КИЇВСЬКОГО НАЦІОНАЛЬНОГО  ТОРГОВЕЛЬНО-ЕКОНОМІЧНОГО

УНІВЕРСИТЕТУ

 

 

 

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТУ

 

 

Реферат на тему:

«Особливості проведення ділових переговорів»

 

 

 

Виконала студентка групи  ТР-11

Факультету торгівлі                                                                    Глушко Т.О 
готельно-ресторанного 
та туристичного бізнесу 
 
 
 
 
Перевірив викладач                                                                    Солнцева Н.В 
 
 
 
 
 
                                                ХАРКІВ-2013

 
Деловые переговоры как особый вид  деловой коммуникации проводятся по определенным правилам и подчиняются  своим закономерностям. Главная  цель переговоров — прийти к взаимовыгодному  решению, избегнув конфликта.

Чтобы правильно сформулировать цели переговоров, нужно знать: собственные  интересы организации, положение организации  в отрасли, на рынке и т.д., обязательства  организации, деловых партнеров  и союзников и т.п.

Переговоры бывают:

официальные — с протоколом, строгой процедурой, соблюдением  специальных ритуалов;

неофициальные, напоминающие непринужденную беседу и не предполагающие по окончании подписания официальных  бумаг;

внешние — с деловыми партнерами и клиентами;

внутренние — между  работниками организации.

Специалисты выделяют следующие  подходы к переговорам:

конфронтационный, основанный на убеждении «Только победа!»  как цель переговоров, причем отказ  от полной победы означает поражение;

партнерский, предусматривающий  совместный с партнером анализ проблем  и поиск взаимовыгодного решения, при котором в выигрыше оказываются  обе стороны. Реализации этого подхода  поможет, если перед началом переговоров  партнеры определят общую цель, что  возможно через выявление общих  потребностей.

Сторонам переговоров  заранее нужно ответить для себя на следующие вопросы: почему именно эта организация пригласила вас  для переговоров? В чем причина такого приглашения? В чем стратегические и тактические цели этой организации? Каковы основные характеристики организации (профессиональные, социальные, экономические и т.п.)? Кто из работников вашей организации уже проводил переговоры с данной организацией и какое впечатление на них произвели переговоры? Какие вопросы могут вызвать отрицательные эмоции на переговорах? И т.д.

В переговорном процессе нередко  возникают сложные ситуации, требующие  особой тактики реагирования:

если оппонент занял полностью  противоположную позицию — надо ожидать до тех пор, пока партнер  что-либо скажет;

если оппонент предъявляет  завышенные требования — надо дать понять, что такие условия не подлежат обсуждению;

если создался цейтнот  в отношении обсуждаемого предмета — надо четко сказать, что у  вас есть другие предложения;

если оппонент вас непpepывно переби вает -попросить вежливо, но твердо дать договорить до конца и  повторить предложение;

если на аргумент противоположной  стороны сразу не находится ответ  — часто бывает достаточно промежутка времени между фразами, для того чтобы вновь сосредоточиться  на обсуждаемом вопросе;

если оппонент задает вопросы  в навязчивой манере — оценивать  лишь то, что партнер хочет сказать  по сути вопроса;

если оппонент приводит в  поддержку своих аргументов данные, факты, результаты исследований, которые  вам неизвестны, — попросить предоставить оригинал, точно указать источник;

если пункты договора и  условия сделки, выдвигаемые противоположной  стороной, представляются несущественными  — попросить точнее раскрыть суть предложений.

При ведении переговоров  целесообразно использовать следующие  конструктивные приемы:

поиск общей зоны решения  — выслушать мнение всех участников переговоров, найти общие моменты  или общие интересы;

компромисс — участники, не выявив общих интересов, соглашаются  на взаимные уступки;

частичное соглашение —  путем разделения проблемы на составляющие — если не удается решить проблему целиком, предпринимается попытка  достичь соглашения по отдельным  пунктам, а те вопросы, по которым  не удалось снять разногласия, снимаются.

Переговоры может вести  один человек или команда. Если переговоры ведет один человек, то вся ответственность  лежит на нем, можно, не затягивая, на месте принимать решения.

Если переговоры ведет  команда, ее члены — специалисты  в разных вопросах, что снижает  вероятность ошибок; команда создает  более сильную оппозицию противоположной  стороне, но в то же время оппонент может ослабить ваши позиции за счет разногласий между членами команды. Он имеет возможность адресовать вопросы самым слабым членам вашей  команды.

Переговоры могут проходить  на вашей территории или на территории оппонента.

Если переговоры проходят на вашей территории, есть возможность  посоветоваться с партнерами или  лицом, поручившим вести переговоры; вы будете в привычной обстановке; психологическое преимущество на вашей  стороне: оппонент пришел к вам, а не вы к нему; экономия времени и денег на дорогу; возможность организации пространственной среды таким образом, чтобы эффективно использовать возможности невербальной коммуникации.

Если переговоры организованы на территории оппонента, можно сосредоточиться  исключительно на переговорах, тогда  как в «родных стенах» слишком  многое отвлекает; можно «придержать» документы, сославшись на то, что они  остались «дома»; появляется возможность  перешагнуть «через голову» оппонента  и обратиться к его руководителю; организационные вопросы решает оппонент; есть возможность проанализировать окружение оппонента, что позволяет  принять более эффективный сценарий переговоров.

Наиболее кропотливым  следует считать способ заключения контракта купли-продажи путем  подписания его контрагентами после  проведения переговоров, позволяющих  уточнить все точки зрения, устранить  сомнения и противоречия на основе согласованного всеми сторонами  окончательного варианта всех позиций  контракта.

Искусство вести переговоры при заключении внешнеторгового  контракта позволят добиться максимально  возможного экономического результата.

Переговоры всегда нацелены на решение двух главных задач:

любые переговоры должны привести к соглашению, если оно возможно;

даже если и не удается  улучшить отношения сторон в результате переговоров, то ни в коем случае нельзя допустить их ухудшения.

При подготовке к проведению переговоров необходимо квалифицированно разобраться в существе проблемы, подготовить необходимые объемы справочных материалов, иметь четко сформулированные доказательства, сгруппированные по проблемам перечни вопросов.

Весьма желательно иметь  информацию об особенностях индивидуальных качеств партнеров, сидящих на противоположной  стороне стола; знать особенности  их характера, личные наклонности, хобби.

До ведения переговоров  необходимо подготовить узловые  вопросы и наметить того, кто и  в какое время их задаст.

Следующим важным ходом будет  продумывание вопросов , которые может  задать контрагент, и осмысление вариантов  ответов на них.

Все документы, справки, материалы  должны быть систематизированы и  разложены в определенном порядке  для того, чтобы в нужный момент они мгновенно оказались под  рукой.

Наряду с общими правилами  имеет смысл учесть и рекомендации психологов по ведению переговоров: необходимо отделять людей от проблем, поэтому надо направить усилия на опровержение доводов прежде всего, а не контрагента; всегда на общую  панораму переговоров посмотреть глазами  партнера, тогда взаимопонимание  легче достигнуть; быть коммуникабельным, уметь убеждать логикой, расчетами, фактами; уметь контролировать эмоции - свои и контрагента, что позволит вовремя избежать накала страстей.

Вполне возможен и нужен  учет национальных особенностей контрагентов. Исходя из наблюдений практических работников внешнеторговых организаций, социологов, психологов за работой наших работников с контрагентами из разных стран  и регионов мира, можно дать группировки  наиболее характерных свойств представителей этих стран и регионов.

Большое внимание в западных странах уделяется поведению  в обществе, манерам, этикету.

В настоящее время нормы  поведения народов Европы весьма сильно сблизились, чему в немалой  степени способствуют туризм, частые деловые поездки, спортивные мероприятия, фестивали и т.д. Поэтому общеевропейский  кодекс хорошего тона в принципе мало отличается от американского или  русского кодексов хорошего тона. И  все же в деле общения с иностранцами у представителей нашей страны опыта, конечно, маловато. Что больше всего  может удивить, озадачить или  даже огорчить иностранцев в процессе общения с нашими работниками?

Неестественность поведения - излишняя скованность или вольность, ненужное подражание другим нравам.

Нетерпимость к обычаям, религиозным чувствам других народов. Стремление без особой на то необходимости  вступать в политические дискуссии, критикуя при этом в резкой форме  свою страну, страну пребывания или  другие страны.

В Германии или Австрии  не следует напоминать о том, что  Советская Армия освободила их от фашизма. Комплекс вины не будет способствовать улучшению деловых импульсов.

В рабочее время не принято  носить слишком светлые костюмы, яркие или, наоборот, темные сорочки; заношенный, не глаженный костюм, несвежие сорочки, галстук в пятнах; ордена и медали.

Во время коммерческих переговоров или различного рода встреч не рекомендуется курить, снимать  пиджак, не спросив разрешения присутствующих женщин.

На приеме или обеде  алкогольные напитки следует  потреблять весьма осторожно, сдержанно, не заставляя соседей пить до дна  или давать какие-либо рекомендации на этот счет.

Техника ведения  деловых переговоров

Техника ведения профессиональных деловых переговоров представляет собой процесс, состоящий из четырех  последовательных этапов.

Уровень лиц, участвующих  в переговорах, и их компетентность является решающим фактором при обсуждении принципиальных вопросов. До начала переговоров  полезно выяснить организационную  структуру фирмы, положения и  компетентность представителей на переговорах.

Все виды деятельности подготовительного  этапа ведения переговоров можно  объединить в четыре группы.

Первая группа деятельности связана с инициативой проведения и составление плана переговоров.

Она предусматривает:

предварительный анализ участников переговоров, темы и ситуации;

определение задач переговоров  для удержания инициативы в их проведении;

выбор стратегии и тактики  ведения переговоров;

подготовку подробного плана  проведения переговоров с четкой программой действий для обеспечения  взаимосвязи между видами деятельности, объемами работ, количеством и качеством  необходимой информации;

определение временных рамок, расходов на подготовку и реализацию планов с привлечением соответствующих  сотрудников.

Вторая группа деятельности связана с оперативной подготовкой  переговоров.

Она предусматривает:

сбор материалов, куда входит: поиск возможных источников информации (о личных контактов, аналитических  исследований, публикаций и т. д.);

определение предварительных  критериев отбора материалов;

формирование материалов и информации, которые могут быть использованы в подготовке переговоров;

отбор и систематизацию материалов, имеющих существенное значение для  подготовки и проведения переговоров;

анализ собранного материала, который позволит определить взаимосвязь  явлений, создать определенную систему, сделать выводы, подобрать аргументацию и свести все воедино;

подготовку рабочего плана  переговоров, где собран материал, идеи и соображения, выдвинутые задачи и  требования (то есть стратегия и  тактика), компоновка в единое логическое целое, что составляет окончательный  вариант структуры ведения переговоров.

Третья группа деятельности связана с процессом редактирования.

Она включает:

контроль подготовки переговоров, предусматривающий шлифование и  последующую доработку деловой  беседы, в первую очередь, заключительных положений;