Отчет по практике архивное дело

Цель программы: подготовка высококвалифицированных менеджеров для управленческой, аналитической и консультационной деятельности в сфере государственного управления, а также в области взаимодействия государства и частного сектора.

Деятельность в области государственного и муниципального управления предполагает наличие квалификации по менеджменту, праву, экономике, социологии, политологии  и психологии; бакалавр по данному  направлению должен разбираться  в проблемах экономической, политической и социальной жизни общества, быть хорошим психологом, уметь контролировать и мотивировать подчиненных. Программа  включает широкий круг дисциплин, ориентированных  на развитие навыков экономического и правового анализа (правоведение, государственное и административное право, экономический анализ рынков и политики регулирования, институциональная  экономика, экономика общественного  сектора, эконометрика, количественные методы в государственном управлении и др.), а также блок дисциплин, формирующих знания в области  современных инструментов государственного менеджмента (менеджмент в общественном секторе, государственно-частные партнерства, система государственных закупок, оценка государственных программ и т.д.).

В результате освоения программы студенты получают системные знания, дающие им широкие возможности для построения карьеры как в органах государственной власти, так и в частных компаниях. Выпускники уверенно чувствуют себя на рынке труда: могут работать на различных должностях в администрациях субъектов Российской Федерации, городов, административных районов, субъектов местного самоуправления – во всех ветвях власти, в налоговых службах, службах, связанных с социальной защитой населения, с управлением земельными ресурсами, управлением проектами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    2   ХАРАКТЕРИСТИКА ОТДЕЛА ПРОХОЖДЕНИЯ ПРАКТИКИ

 

2.1 Местоположение архива  и внутреннее оформление

 

Архивный отдел КамчатГТУ  находится во втором корпусе университета по адресу: ул. Ленинградская 43. 

Архивный отдел имеет  свою структурную организацию: заведующий архивом и подчиняющиеся ей архивариус.

       Работает архив пять дней в неделю с понедельника по пятницу с 9.00 до 17.30.

       Так  же в архиве есть хранилище,  оформленное по всем стандартам. В нем расположены высокие стеллажи для хранения дел, они выполнены из железа как то требует техника безопасности, где хранятся дела всех дел данного хранилища, имеется стол для удобства при поиске нужных документов.

 

         2.2 Основные задачи и функции архива

 

Прежде всего, необходимо дать определение самому понятию  «архив».

Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Основными задачами архива организации являются:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, относящихся к архиву университа

на постоянное хранение в  соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для  решения  стоящих перед ними задач архив выполняет ряд функций:

• Архив    составляет    и    ежегодно   уточняет   список организаций

источников комплектования.

• Принимает    на    хранение    документы     структурных

подразделений  организации,  а  также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

• Проводит   экспертизу   ценности   хранящихся  в  архиве документов и

оказывает методическую помощь по проведению  экспертизы ценности     документов,   находящихся   в   структурных   подразделениях;

• Проверяет  соответствие  формирования и оформления дел в

делопроизводстве    организации    и  подведомственных   организаций установленным требованиям.

• Осуществляет фондирование документов и дел.
• Ведет комплекс учетных документов.
• Составляет  научно-справочный  аппарат  к  хранящимся  в архиве

документам.

• Создает  копии документов  архива  на лазерных дисках или др.

специальных носителях.

• Контролирует  условия  хранения  документов,   проверяет наличие и

сохранность документов и  дел.

• Представляет      в    соответствующее       учреждение

государственной  архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

• Выполняет запросы организаций  и  частных  лиц,  выдает

копии  документов,  архивные  справки  (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей.

Таким образом, архив  -  это весьма необходимое учреждение, главной целью которого является сохранение, учёт и использование различных документов, каждый из которых несёт в себе определённую историческую ценность.

 

    2.3 Организация оперативного хранения архивных документов

 

Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности  документов в архиве осуществляется:

комплекс мер по организации  хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования  и восстановления поврежденных документов и);

комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий  хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации  хранения обеспечивает сохранность  документов и контроль их физического  состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При  организации хранения и создании условий хранения учитывается специфика  видового состава документов архива.

Выдача дел другим подразделениям из архива производится с разрешения руководства. Выдача дел сотрудникам  подразделений для работы осуществляется под расписку. Регистрация выдаваемых дел осуществляется в журнале  по установленной форме. В нем  указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное  пользование сотрудникам структурных  подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Состояние дел, возвращаемых после использования, должно быть проверенно в присутствии лиц, возвращающих документов, так как пользователи несут ответственность за сохранность  и состояние дел, с которыми они  работали. При обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов, она должна быть зафиксирована.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства  Университета по актам.

Изъятие  документов из дел  постоянного хранения допускается  в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Университета с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 

2.4 Учет документов в  архиве

 

Общие требования к учету  документов. Учет документов в архиве организации – это определение  их количества и состава в установленных  единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета  к определенному комплексу и  общего их количества в учетных документах. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий  поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в  архиве университета является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, а также страховые копии документов и описи дел и документов. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета  и идентификации. Архивный шифр состоит  из номеров: архивного фонда университета и через дробь порядковый номер архивного короба единицы хранения. Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, порядковый номер архивного короба и единица хранения.

Единица хранения – физически  обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельные  значение. Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный документ, заключенные  в обособленную обложку, папку.

Учет документов в архиве строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета  архивных документов на всех стадиях  работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным  внесением изменений в учетные  документы или составлением новых  учетных документов; полноты и  достоверности учета. В архиве ведется  централизованный учет документов в  хранилище, осуществляемый сотрудниками архива.

 

2.5 Описи дел 

 

Опись дел, документов –  архивный справочник, предназначенный  для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления  их систематизации внутри фонда и  их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи  включает: порядковый номер единицы  хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы  учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности.

В справочный аппарат описи  входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели. На титульном  листе описи помещается: полное название архива организации, название фонда, номер  фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных  в опись. Предисловие составляется общее ко всем описям фонда. Общее  предисловие к описям фонда помещается в первой описи. В предисловии, общем  ко всем описям фонда, излагается: история  фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям. К описи составлены указатели.

 

 

 

 

 

 

 

3. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАФЕДРЫ «МЕНЕДЖМЕНТ»

1. Общая характеристика кафедры «Менеджмент»

Кафедра «Менеджмент» факультета экономики и управления относится к основным учебно-научным и воспитательным структурным подразделениям федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Камчатский государственный технический университет» (далее ФГОУ ВПО «КамчатГТУ»).