Отчет по практике на ФГУП "Почта России"

Данная структура даёт ряд преимуществ  для ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск:

• Высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;
• Исключение дублирования и параллелизма в управлении управленческих функций;
• Уменьшение потребности в специалистах широкого профиля;
• Позволяет высшему руководству сосредоточиться на стратегических вопросах.

Характеристика  присутствующих на фирме отделов.

Отделы в фирме ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск создаются путем группирования аналогичных производственных функций и служащих, что позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства фирмы в период расширения её хозяйственной деятельности.

В распределение обязанностей по отделам ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск, положен функциональный принцип. Это наиболее распространённый способ создания отделов по производству, по работе с персоналом, финансовым вопросам и так далее. Число отделов  полностью отвечает потребностям фирмы.

Также при формировании отделов ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск во внимание руководства попали следующие вопросы:

• Стратификация. Количество подразделений составляют наиболее оптимальное число для ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск. Это в свою очередь определяет число уровней управления, которое соответственно, тоже оптимальное.
• Формализация. Отношения между подразделениями формально закреплены, но, несмотря на это, руководством приветствуются отношения, основанные на взаимном доверии (неформальные).
• Централизация. Право принятия функциональных решений ложится на руководителей подразделений. Это позволяет организационная структура. А руководству принадлежит право в принятии стратегических решений.
• Организационная структура. Она ясна и понятна для всего персонала, легко управляема, с четким распределением обязанностей и прав.

Таким образом, при формировании подразделений были учтены все нюансы фирмы.

Основные виды документов, используемые в деятельности организации это коллективный договор и должностная инструкция менеджера²³.

Клиентам почты предоставляется  не только универсальные, но и более 60 видов современных услуг: «Телеграфный перевод плюс», внутриобластная курьерская доставка «Регион-курьер», выдача наличных средств владельцам пластиковых карт системы VISA, MasterCard, UnionCard с использованием POS-терминалов, электронная и гибридная почта, выдача кредитов Хоум-Банка, отправление международных денежных переводов Western Union, страховые и многие другие. Приём вкладов от населения совместно с филиалом "Связь-Банка".

Гибридная почта: прием  и передача сообщений, передаваемых адресату электронной почтой с доставкой  в конверте из "рук в руки" по почтовому адресу. Оказание услуг населению на дому: прием телеграмм, почтовых переводов, коммунальных платежей, платежей за услуги электросвязи. Наклейка марок на почтовые отправления.

Вызов курьера на дом  или в офис для приема заказа по отправке ускоренной почты. Доставка корреспонденции по схеме "Городская служебная почта" (двусторонний обмен).

 

Анализ текущего состояния организации. Оценка состояния менеджмента на ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск

В небольшой организации  все решения могут приниматься  её руководителем. Однако с увеличением размеров организации, масштаба и сложности работ может создаться ситуация, когда руководитель будет перегружен принятием решений, даже если он только этим и будет заниматься. В ситуации возникает вопрос: должны ли права быть сконцентрированы наверху или распределены по уровням организации? На практике - это дилемма между централизацией и децентрализацией, являющаяся большой проблемой в проектировании организации.⁴

ФГУП «Почта России»  филиал в г. Южно-Сахалинск постоянно развивается и очень чётко функционирует, поэтому проблем с централизацией и децентрализацией не возникает. Всё очень чётко прописано.

На любом уровне управления существует либо централизация, либо децентрализация.

На ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск, на высшем уровне (директор) проявляется четкая централизация, то есть все решения принимает директор. На среднем уровне уже видна и децентрализация - заместители делегируют ответственность за ряд ключевых решений на своих подчиненных.

При проектировании ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск на выбор по распределению централизации и децентрализации по уровням управления влияли следующие факторы:

• Капиталоёмкость принимаемых решений. В регулирующих документах фирмы указывается даже сумма (конкретная), в пределах которой директор подразделения может принимать те или иные решения. Фирма допускает относительно большой размер этой суммы для среднего и низшего уровня управления. А это говорит о том, что на среднем уровне фирма строит свою деятельность на децентрализованной основе;
• Географическое положение. В любом случае существует предел, до которого централизация даёт эффект, то после превышения этого предела встаёт вопрос о децентрализации. Географическое положение ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск таково, что вопрос о децентрализации на среднем уровне управления неизбежен;
• Организационная культура. Приобретенные фирмой с момента её создания ценностные ориентации, нормы и образцы поведения, носят устойчивый характер и позволяют высшему руководству делегировать свои полномочия в некоторых случаях;
• Стремление частей к самостоятельности. Существует мнение, что отделение части от целого сопровождается стремлением этой части превратиться в новое целое, стать самостоятельной. Но на ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск этого быть не может. При делегировании полномочий, части фирмы не стремятся стать более самостоятельными сами по себе, а стремятся своей «определенной» самостоятельностью помочь фирме в достижении общих целей;
• Наличие соответствующих кадров. Присутствие у руководителей нижестоящих уровней готовности принять на себя большую ответственность способствует развитию процессов децентрализации;
• Тип предпринимательства. Так как изменений практически нет, то в данном бизнесе можно существовать и с централизацией на высшем уровне управления и децентрализацией на среднем.

Таким образом, можно  сказать, что на ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск степень централизации высока только на высшем уровне управления. Но на среднем и низшем уровнях управления централизация не так явно видна. Это обусловлено тем, что децентрализация увеличивает скорость и повышает объективность принятия решений, создает для работников определенные удобства и удешевляет делопроизводство, развивает способности руководителей и творческое, доверительное начало в их деятельности.

Все методы выработки  управленческих решений на ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск можно представить в виде следующих групп:

Неформальные методы принятия решений. Они основываются на аналитических способностях лиц принимающих управленческие решения. Это совокупность логических приёмов и методики выбора оптимальных решений руководителем путём теоретического сравнения альтернатив с учётом накопленного опыта (альтернативы - выбор возможных направлений действий для решения проблемы). В большей части неформальные методы на ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск базируются на интуиции директора филиала. Их преимущество состоит в том, что принимаются они оперативно, недостаток - они не гарантируют от выбора ошибочных решений (Это решения, принимаемые непосредственно при возникновении какой-либо проблемы, например на производстве).

Коллективные методы обсуждения и принятия решений (средний  и низший уровень управления). При  применении коллективных методов выработки управленческих решений руководство ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск формирует такую группу, главными критериями которой являются: компетентность, способность решать творческие задачи, конструктивность мышления и коммуникабельность (как правило, эту группу составляет руководящий состав подразделений). В основном это использование таких методов как заседание, совещание и т.п.

Количественные методы принятия решений. В их основе лежит  научно-практический подход, предполагающий выбор оптимальных решений путём обработки больших массивов информации (расчёт физических показателей при принятии проекта предоставляется ЭВМ).

Для директора филиал в г. Южно-Сахалинск ФГУП «Почта России» свойственно принимать решения уравновешенного типа. Данный тип решений свойственен таким людям, которые приступают к проблеме с уже сформулированной исходной идеей, возникшей в результате предварительного анализа условий и требований задачи. Уравновешенность проявляется в том, что выдвижение гипотез и их проверка одинаково привлекают внимание человека. Подобная тактика принятия решений наиболее продуктивна.

Оборотные средства являются неотъемлемой частью активов любого предприятия, в том числе и ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск⁵. Их абсолютная величина и доля в структуре активов влияют на эффективность работы и на финансовую устойчивость фирмы. Поэтому для анализа финансовой деятельности предприятия необходимо рассмотреть структуру баланса ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск.

Таблица 1 - Структура  баланса ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск

№	Наименование статьи	2008 г. (тыс. руб.)	Доля в валюте баланса (%)	2010 г. (тыс. руб.)	Доля в валюте баланса (%)	2011 г. (тыс. руб.)	Доля в валюте баланса (%)
1	Внеоборотные активы	11256	5,98	13405	6,4	18930	7,5
2	Оборотные активы	14900	7,92	15905	7,6	14370	5,7
3	Капитал и резервы	19600	10,4	22053	10,5	18690	7,4
4	Долгосрочные обязательства	-	-	-	-	-	-
5	Краткосрочные обязательства	142221	75, 6	157843	75,4	198821	79,2
6	Валюта баланса	187977	100	209206	100	250811	100
7	Собственные оборотные средства (п.3+п.4-п.1	-140261		62690		-180131
8	Доля собственных оборотных средств в оборотных активах (п.7/п.2)	-9,4		-3,94		-12,5

 

Проводя анализ результатов  таблицу 1, в активах следует отметить тенденцию постепенного сокращения доли оборотных активов и увеличение доли внеоборотных средств. Если в 2010 году оборотные активы занимают 7,92 %  в валюте баланса, то уже в 2011 году их доля сократилась до 5,7%. Эти изменения произошли за счет более быстрого постоянного роста внеоборотных средств – на 7,5% за три года по сравнению со снижением уровня оборотных активов за тот же период.

Все вышеизложенное доказывает:

1) вследствие снижения доли оборотных активов снизилась мобильность средств, предприятие получило возможность более гибко управлять своими активами;

2) сократилась роль  оборотных средств, от количества  и структуры которых благополучие предприятия зависит теперь в большей степени.

Следовательно, финансовое положение ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск можно признать как удовлетворительное, о чем свидетельствует динамика основных экономических показателей за последние три года.

Для наиболее продуктивной деятельности ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск деятельности необходимо повышать динамичный рост объемов оказания услуг, снижать при этом издержки, повышать качество услуг и квалификационный уровень всех сотрудников.

Можно сказать, что ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск - это устоявшаяся организация, довольно сильное, со своими традициями и принципами организация. ФГУП «Почта России» филиал в г. Южно-Сахалинск имеет коммерческий успех на рынке. Она заняла свою рыночную нишу и востребована потребителем.

При расчете потребности  в кадрах используют различные коэффициенты, например коэффициент текучести  кадров⁶.

Текучесть кадров - это  движение рабочей силы, обусловленное  неудовлетворенностью работника рабочим  местом (быта, условия труда и т. д.), и неудовлетворенностью организации данным работником (систематическое невыполнение обязанностей без уважительной причины, его не дисциплинированностью).

Коэффициент текучести  кадров рассчитывается по следующей  формуле:

Ктк = (ЧРу / ЧРср) * 100 ,    (1)

где Ктк – текучесть  кадров; ЧРу – численность уволенных  работников; ЧРср – средняя численность  работников.

Данные для расчета  текучести кадров представлены в  таблице 2.

Таблица 2 - Данные для расчетов показателей

Наименование показателей	2009	2010 год	2011 год
Численность персонала, человек	24	25	25
Средняя численность персонала, человек	23
Число уволенных, человек	8	5	10
Число прогулов, в днях	4	7	5
Число рабочих дней в году	182	183	182