Отчет по практике в кадровом агентстве

     Должностная инструкция в кадровом агентстве разработана на каждого сотрудника. Инструкция утверждается руководителем организации, о чем свидетельствует гриф утверждения.

      Проекты распорядительных  документов – постановлений и  решений -  обсуждаются и принимаются на еженедельных планерках. Полностью подготовленные распорядительные документы представляются на подпись руководителю  кадрового агентства.

       Информационно-справочными является подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемые им. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит для принятия распорядительных документов. К информационно-распорядительным документам относятся справки, докладные, сводки, письма, рекламные письма телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

     Документирование информационно-справочного  материала в кадровом агентстве  «Карьера» не ведется. Поступающий  материал отдается непосредственно  сотрудникам, чьих интересов это  касается.  

     Под системой автоматизации документооборота понимается система, обеспечивающая реализацию широкого спектра функций по управлению документооборотом.

     Система  автоматизации документооборота  сопровождает традиционный бумажный  документооборот и создает возможности  перехода к безбумажной технологии. Функции электронного документооборота (передачи пользователям по локальной сети электронных образов документа) могут быть реализованы частично, т.е., к примеру, охватывать отдельные категории документов.

      В кадровом  агентстве «Карьера» используемая автоматизированная система «Компас» предназначается для решения следующих задач:

• автоматизация управления потоками документов внутри организации вне зависимости от территориального расположения ее структурных подразделений;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• поддержка разработки документов;
• подготовка версий проектов документов и их согласование;
• контроль исполнения документов и поручений;
• формирование различного рода отчетов и справок по документам;
• контроль доступа к конфиденциальной информации;
• поиск документов по учетным реквизитам и контексту;

  Адресация в системе  делопроизводства ведется по  принципу функциональных ролей.  Предусмотрена возможность установления  динамического соответствия между  наборами функциональных ролей  и конкретными исполнителями. Например: “Заместитель директора агентства”- Зуева Н.   она же “специалист по маркетингу и рекламе, специалист по информационным технологиям”. Установлением этого соответствия должна заниматься административная подсистема.

    Документы помещаются в папки, организованные в иерархическую, легко настраиваемую и изменяемую структуру, отражающую бизнес-правила и структуру организации.

    Поиск может  осуществляться как по содержимому  документов для текстовых данных, так и по атрибутам документов, содержащимся в регистрационных карточках: названию, описанию, типу документа, дате загрузки и т. п. Для всех видов хранения, включая нетекстовые документы. Пользователи могут комбинировать критерии поиска, определяя наборы атрибутов, выбирая папки, в которых должен производиться поиск документов, использовать шаблоны и логические операторы.

 

1.5. Информационные технологии в управлении организацией

Информационные технологии значительно  облегчают деятельность любой организации.

Информационный  контур ООО «Карьера» (см.  приложение 5.) Далее следует перечень необходимых объяснений ряда понятий представленных в приложенной схеме.

Управляющая часть – руководство учреждения. В его функции входит получение необходимой информации в обработанном виде и инициирование управленческих решений.

Управляющие воздействия – управленческие решения, принимаемые по тому или иному поводу и выражающиеся в издании организационно-распорядительных документов. 

Управляемый процесс  – область применения управленческих решений, причина их возникновения. Управление процессом выражается в решении возникших специфических проблем и вопросов.

В ООО «Карьера» использует в  своей деятельности как внешние (федеральные, субъектов федерации, муниципальные), так и внутренние ресурсы. Они делятся на открытые и закрытые (засекреченные).

В 2000 году агентство оформило подключение  к глобальной сети Интернет, получив  тем самым зарегистрированный на Калужском сервере электронный  ящик, что позволило быстро и оперативно получать и отправлять почту клиентам и заказчикам с приложением всех необходимых документов (информационных листовок, анкет и т.д.). Глобальная сеть Интернет является неограниченным внешним информационным ресурсом.

Внутренним информационным ресурсом является база данных, в которой содержится вся информация о предприятии.

На момент прохождения  мной практики компьютерная база данных Ассess была, к сожалению, удалена в результате проникшего вируса. Поэтому вся работа велась только с бумажными носителями: резюме и анкетами клиентов.

Однако, несмотря на временное отсутствие компьютерной базы данных, я думаю, можно говорить  о максимальной степени автоматизации, так как приобретены и используются в полном объеме все возможные программные продукты, позволяющие заменить деятельность человека работой вычислительных машин.

Основной поток информации в  кадровом агентстве «Карьера» передается через факс-модем в виде резюме, что обеспечивает быструю передачу и получение необходимых сведений,  и на бумажных носителях. Общая база данных соискателей составляет 3500 анкет резюме, а база данных клиентов - 1000 анкет.

Агентство располагает  компьютерами на базе процессора Pentium II, с емкостью жесткого диска – 10 Гб. и объемом оперативной памяти 32 - 64 Мб.

 Для обработки внутренней  и внешней информации используются следующие программы:

Периферийные устройства представлены: струйными и лазерными  принтерами, сканером, факс-модемом.

Компьютеры не соединены единой сетью, но, как сказала директор, в ближайшем будущем это намечается осуществить.     

Операционная система, используемая на компьютерах агентства Windows 98, с установленным пакетом Microsoft 2000 (Word, Excel, Access, Консультант плюс, Power Point). Используется Интернет. Для осуществления электронной почты используется программа But. Для факса – программа Wentofacs,  для сканера -  Imaging.

В организации используются новейшие пакеты программных продуктов. В связи с этим происходит постоянное повышение квалификации сотрудников ООО «Карьера» в области информационных технологий. Модифицирование программной продукции осуществляется периодически.

В общем, состояние информационно-технической  базы  в агентстве на достаточно высоком уровне.

В академии я получила достаточные знания для использования  существующих информационных технологий, приобретенные навыки и знания соответствуют требованиям, предъявляемым к сотрудникам предприятия. Однако в академии при обучении студентов уделяют мало внимания работе с периферийными устройствами.

 

1.6. Управленческие решения

Принятие управленческих решений  с формальной точки зрения представляет собой процесс преобразования информации состояния объекта в количественные составляющие информации управления.

Процесс принятия решений является составной частью более общего процесса – решения проблем. Принятие решений  занимает особое, если не центральное, место в процессе управления. Поэтому от руководителя в процессе принятия решений требуется не просто владение большим объемом знаний, но и быстрая выборка необходимых знаний из того объема сведений, которыми он располагает.

Разработка и реализация управленческих решений в ООО «Карьера» осуществляется директором организации. Он осуществляет общее руководство. Отдельные управленческие решения может принимать каждый сотрудник данной организации, используя различные приемы для достижения поставленной перед ним задачи. Решения принимаются в пределах их компетенции.

Качество управленческих решений зависит от адекватной оценки ситуации, от прогнозов, от правильного распределения обязанностей между сотрудниками, от реально установленных сроков для выполнения необходимого объема работы. Если все выше перечисленные условия будут учтены, в сочетании с ситуацией, то качество решения будет высоким.

Индивидуальные  решения обсуждаются между заместителем директора и сотрудником. Далее идет обсуждение данного решения с директором организации. Окончательное решение принимает директор ООО «Карьера».

Коллективные  решения в ООО «Карьера» принимаются на еженедельных планерках. На планерке подводятся итоги недели, разрабатываются планы на новую неделю, выносятся предложения, решаются те или иные вопросы.

К коллективным решениям, принимаемым в процессе планерки относятся: вопросы о направлении и развитии кадрового агентства, об организации мероприятий, решения о принятии, увольнении, повышении сотрудников.

Контроль- это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

Контроль за реализацией управленческих решений осуществляет  заместитель директора посредством наблюдения, проверки всех сторон деятельности, учета и анализа. Результаты контроля он предоставляет на рассмотрение директору организации.

В конце каждого месяца подсчитывается общее проведенных мероприятий, составляется план на будущий период, с учетом всех предыдущих ошибок.

Один из главных вопросов при  принятии управленческих решений –  вопрос об ответственности руководителя, которая возникает в случае причинения вреда организации.

Под ответственностью будем понимать принуждение к соблюдению и исполнению определенных требований, норм и правил.

Ответственность за принятие управленческих решений несут директор, заместитель директора и все сотрудники организации. Ответственность каждого из сотрудников организации

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

   При прохождении производственной  практики Я, Уланова Татьяна Олеговна, ознакомилась  с деятельностью ООО "Карьера" и сделала для себя следующие выводы:

    -   знания, которые  я приобретаю в академии, действительно  необходимы в 

         практической  деятельности управленца любого  уровня;                                  

• в ходе участия в маркетинговом исследовании, проводящемся в кадровом агентстве, я определила, что у меня есть необходимые  практические навыки для  составления презентаций, которые я приобрела, к сожалению, не в академии, а на работе;
• благодаря налаживанию контактов с клиентами кадрового агентства я укрепила свои практические навыки в деловом общении, что не мало важно для управленца.

По моему мнению, деятельность ООО "Карьера" имеет ряд недостатков.

Приведу некоторые из них:

1. Неукомплектованный штат сотрудников, вследствие чего каждый сотрудник агентства вынужден выполнять массу работы, в связи, с чем преимущество свободного графика, превращается в недостаток – сотрудники, вынуждены выполнять свою работу во время собственного отдыха и не только на рабочем месте, но и у себя дома;
2. У сотрудников агентства нет своих рабочих мест, в связи с тем, что агентство арендует всего лишь два кабинета  небольшой площади, то места для 6 человек и для их оборудования не очень много;
3. Отсутствие должности секретаря в штате, это приводит к накапливанию бумажной работы, которую должны выполнять сотрудники агентства, не имеющие отношение к данной работе.
4. Отсутствие должного внимания к своим клиентам, приведу в пример себя, агентство нашло мне подходящую работу, позвонили мне и сообщили, затем мы договорились о встрече. При встрече консультант агентства сказал, что результат сообщит через две недели, две недели проходит, а от кадрового агентства ни весточки и это, ни в первый, а уже во второй раз, по моему мнению, с их стороны это большая ошибка, т.к. после этого я (клиент), может не воспринять их деятельность всерьез и забыть про их существование. Я считаю, что начатое дело надо доводить до конца.  

В заключении я хочу сказать, что  свою собственную карьеру я не хотела бы строить в данном агентстве, а причины этого нежелания уже перечислены мною выше.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ

 

 

1. Конституция РФ
2. Трудовой Кодекс РФ
3. Налоговый Кодекс РФ
4. Гражданский Кодекс
5. Устав ООО "Карьера"
6. Должностные инструкции
7. Инструкция о делопроизводстве от 18.05.1979 г № 821

 

                                                                                                            Приложение 1