Отчет по практике в ООО «Дальснабстройсервис»

 

Заполняются личные карточки работником кадровой службы (отдела персонала, менеджера по кадрам и т. д.) от руки. Личные карточки заводятся в одном  экземпляре, регистрируются и хранятся в отдельной картотеке.

Все последующие изменения  данных о работнике отражаются в  личной карточке и заверяются подписью работника кадровой службы. Отдельно хранятся личные карточки работников, обучающихся в очно-заочных образовательных  учреждениях. В этом же разделе хранятся личные карточки на работающих инвалидов.

Карточки уволенных  работников формируются в отдельные  дела. Срок хранения карточек по форме  № Т-2 — 75 лет.

На работников, поступающих  на государственную службу, оформляется  аналогичная форма № Т-2 ГС(МС). Форма более объемна по содержанию и в пособии не приводится.

Форма № Т-4 составляется дополнительно только для учета  научных и научно-педагогических работников. Она ведется наряду с  заполнением формы № Т-2.

Личное дело представляет собой  совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.

Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако, главным образом, — на руководящий состав и ведущих специалистов. Для остальных работников, как правило, ограничиваются оформлением личной карточки по форме № Т-2.

В состав личного дела входят следующие  документы:

—  внутренняя опись документов, подшитых в личном деле;

—  резюме;

—  автобиография;

—  анкета или личный листок по учету кадров;

—  копии документов об образовании;

 

—  характеристики на работника;

—  трудовой договор (может входить  в состав личного дела или храниться  отдельно);

—  копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

—  копия свидетельства о  постановке на учет в налоговом органе;

—  копия страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования;

—  дополнения к анкете или личному  листку по учету кадров;

— различные справки, относящиеся  к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно).

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного  письма, представленных при поступлении  на работу, они также подшиваются в личное дело работника.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное  пользование только определенным должностным  лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных или умерших  работников должны передаваться в архив  и храниться 75 лет.

 

2.2 Документооборот на предприятии, контроль исполнение документов

В понимании большинства людей документооборот предприятия представляет собой регистрацию входящих, исходящих документов, их визирование и дальнейшее хранение. Поспорить с этим достаточно сложно, поскольку это и есть первоочередные задачи в документообороте каждой организации.

 В течение многих лет ведение  архива любого предприятия осуществлялось именно таким образом, и применение специальных программ, обеспечивающих чёткое ведение документооборота, встречалось нечасто. В лучшем случае в секретариате дублировали данные документов в таблицы Word или Excel, в худшем же ответственный за документооборот сотрудник мог просто забыть присвоить входящий или исходящий номер тому или иному документу, упустить из виду занесение очередного номера документа в реестр или подшить договор без подписи и печати одного из исполнителей. Казалось бы, что такие ошибки в век информационных технологий недопустимы, однако они встречаются и по сей день. При этом если речь идёт о среднем предприятии любого профиля или даже о холдинговой компании, то в итоге работа программы по документообороту сводится к решению основных задач: фиксированию, хранению и перемещению документов, то есть первоочередным является выполнение канцелярских функций. Однако если говорить о документообороте в строительных компаниях, то такого примитивного набора действий недостаточно для его ведения и поддержания в актуальном состоянии.

 Учет договоров в строительстве:  их формирование, контроль деятельности  по ним, визирование экземпляров,  движение, хранение – часто наиболее  уязвимое место строительных  компаний. Без учета договоров  с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. Масштабы и объемы работы с документами в строительных компаниях весьма значительны. В первую очередь, необходимо заполнить договоры, не ошибившись при этом в реквизитах, ведь порой одна неверно указанная цифра или пропущенная буква может привести к приостановлению работ по целому проекту. Затем нужно завизировать договоры как внутри компании, так и у контрагентов, при этом постоянно контролируя перемещение бумажных экземпляров, учитывая место хранения, ответственное лицо, дату и место перемещения и возврата договора и т.п. Кроме того, надо иметь в наличии электронные копии документов, чертежей, дополнительных соглашений к договору. Прибегая к элементарной арифметике, нетрудно догадаться, что если строительных объектов несколько, то все эти документы могут занимать буквально целые офисные пространства. Следует отметить, что весь этот набор действий является только стартовым этапом при ведении документооборота строительной организации, а для выхода на финишную прямую необходимо выполнить ещё целый набор всевозможных мероприятий. Так, после составления и согласования договоров необходимо продолжать контроль деятельности по ним: выполнение работ, платежи, взаиморасчёты, соблюдение всех сроков работ, актуальность подчинённых договорам документов, а именно: актов, нарядов, графиков производства работ и т.д.

 Внедрение новых  программных решений позволяет  систематизировать и полностью  автоматизировать документооборот в строительстве. Нужно учитывать, что внедрения стандартных программ по документообороту для строительных компаний недостаточно, так как набор действий, связанных с документами строительных предприятий, гораздо шире, нежели в любых других организациях. Безусловно, представители строительных компаний осознают, что для учёта документооборота в строительстве простых программных комплексов недостаточно, но, тем не менее, начиная поиски подходящего программного решения, первое, что им приходит в голову – искать программу по документообороту. Соответственно, такой запрос выдаёт определённый набор программ с весьма ограниченным функционалом именно применительно к строительным организациям. Тогда уполномоченный на поиски программы сотрудник строительной компании начинает сетовать на то, что программ, отвечающих необходимым требованиям, на рынке нет. Всё дело в том, что изначально параметры поиска сводятся именно к документообороту, но в строительстве это понятие гораздо шире и при поиске нужно рассматривать именно программы по управлению строительством и учёту документооборота в строительстве в частности.

На анализируемом предприятии ООО «Дальснабстройсервис» успешно используется программа «АЛТИУС – Управление строительством», которая включает в себя модуль «АЛТИУС – Документооборот», который создан специально для участников строительного рынка и предназначен для комплексной работы с документами. Эта программа является самой простой в освоении программой документооборота, и времени, чтобы научиться ей пользоваться, потребуется совсем немного. Программа решает главную проблему, возникающую при работе с документами у любой строительной компании – систематизирует их учет, не говоря уже о том, что полностью его автоматизирует. Модуль «АЛТИУС – Документооборот» предусматривает весь набор важных функций для строительных компаний, как по учету экземпляров документов, так и по учету деятельности, связанной с исполнением договоров. Карточка каждого договора содержит основные значимые сведения: дату подписания, его номер, наименование предприятия-контрагента, наименование юридического лица по договору (в строительном холдинге их может быть несколько), объект, ответственное лицо и т. п. Данный модуль позволяет отслеживать иерархию любого документа, автоматически передавать его на визирование следующему сотруднику, информировать уполномоченных лиц о превышении сроков визирования, фиксировать причины появления подобной задержки, то есть отображает жизненный цикл документа. Важно, что программа способна отображать все изменения в карточке самого документа. То есть, если, к примеру, на договор уже составлена карточка, но через несколько недель к договору заключено новое дополнительное соглашение с изменением цены, сроков выполнения, реквизитов, то и в карточке самого договора данные изменения будут автоматически отражены, и это поможет избежать разночтений в дальнейшей работе. Кроме того, в рамках программы «АЛТИУС – Управление строительством» модуль «Документооборот» берет на себя все, что связано с контролем за каждым из этапов выполнения договора. Как известно, внутри компании различные этапы могут курировать разные сотрудники. Программа позволяет установить напоминание о контрольных сроках как группам сотрудников, так и персонально каждому ответственному исполнителю за тот или иной участок на любом из этапов действия договора. Стоит заметить, что программа способна составить финансовые, календарные, ресурсные планы, рассчитать плановую себестоимость работ с учётом внутрифирменных нормативов в разрезе реальных статей затрат. Контролирует она и ведение актов выполненных работ в строительстве (КС-2, КС-3), а также стоимость выполненных работ. Дополнительным плюсом является и то, что в любой момент программа сформирует отчет о состоянии выполнения обязательств по договорам, напомнит о предстоящих и просроченных платежах.

 В программе также  существует возможность настройки индивидуальной обработки для каждого типа документа: схема визирования и система напоминаний. То есть, к примеру, у карточки договора может быть свой список визирующих, получающих напоминания и ответственных сотрудников, а у карточек других документов (приложений к договорам, актов выполненных работ и т.д.) – свои настройки. Важно и то, что осуществить данные настройки может обычный пользователь ПК, без помощи системного администратора.

 Имеющийся набор  отчетов (порядка 80) в программе «АЛТИУС – Управление строительством» предоставляет руководству                            ООО «Дальснабстройсервис» полноценную информацию о плановом и фактическом состоянии взаиморасчетов, выполнении обязательств по договорам, осуществлении работ, движении товарно-материальных ценностей, текущих затратах по объектам и других важных аналитических моментах. В первую очередь программа необходима сотрудникам сметно-договорного, производственно-технического, планово-экономического отделов, отдела материально-технического снабжения, службы главного инженера. Стоит заметить, что во всех версиях программы максимально упрощен ручной ввод данных, многие показатели могут быть импортированы из внешних файлов, что обеспечивает значительное снижение риска ошибок и сокращение временных затрат. Кроме того, каждый документ снабжен функцией проверки на правильность и полноту введенных данных.

 Любые договоры  в строительстве связаны с  обязательствами, и учет деятельности  по ним – сфера ответственности,  входящая в компетенцию управленцев. Отсутствие порядка в хранении договоров, актов и других документов – общая проблема в работе всех строительных компаний. Но внедрение полнофункциональной, несложной в использовании программы способно облегчить жизнь очень многим специалистам строительной отрасли.

 

2.3 Написание заявления (о приеме на работу, об увольнении)

Согласие на прием  нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента по следующему образцу (рисунок 2.2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.2 -  Примерная форма заявления о приеме на работу

 

При приеме на работу кроме  письменного заявления администрация  ООО «Дальснабстройсервис» требует от поступающего предъявления следующих документов:

- трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые, - справки о последнем занятии, выданной по месту жительства;

- паспорта;

- военного билета (для  военнослужащих).

Общий порядок приема на работу в ООО «Дальснабстройсервис» предусматривает ознакомление поступающего работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами охраны труда, а также другими необходимыми сведениями и его обязанностями. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране.

В связи с тем, что  согласно ТК РФ среди документов, необходимых  при поступлении на работу, не значится анкета, работодатель не вправе требовать  ее заполнения. Однако если поступающий  не возражает против того, чтобы  сообщить дополнительные сведения о себе, служба управления персоналом ООО «Дальснабстройсервис» от этого только выигрывает.

Приказ о приеме на работу в ООО «Дальснабстройсервис» заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме № Т-1), если оформление производиться индивидуально, или по форме № Т-1а в случае одновременного оформления нескольких работников.

Указанные формы применяются  для оформления и учета принимаемых  на работу по трудовому договору (контракту). Составляются инспектором отдела персонала или другим лицом, ответственным за прием на работу.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу в            ООО «Дальснабстройсервис»   указывается наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Оформление документов о приеме на работу в ООО «Дальснабстройсервис» заканчивается составлением личного дела.

Технологическая цепочка  прекращения действия трудового  договора с работником (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:

- составление инициативного  документа об увольнении: заявления  работника (при увольнении по  собственной инициативе) или докладной  записки руководителя структурного  подразделения или руководителя  кадровой службы (при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);

- передача работником  заявления руководителю структурного  подразделения для визирования  и направления в кадровую службу;

- передача заявления  или докладной записки в кадровую службу;