Отчет по практике в отделе записи актов гражданского состояния Троицкого муниципального района Челябинской области

-представляет в установленном  порядке отчеты о государственной регистрации актов гражданского состояния и деятельности отдела ЗАГС;

-представляет в установленном  порядке информацию о поступлении  доходов в федеральный бюджет  за государственную регистрацию  актов гражданского состояния  и другие юридически значимые  действия;

-ведёт в установленном  порядке учёт, формирование, хранение  и передачу в Государственный  комитет по делам ЗАГС Челябинской  области по истечении 100 лет первых экземпляров актовых книг, составленных на территории муниципального образования;

-ведёт в установленном  порядке передачу в Государственный  комитет по делам ЗАГС Челябинской  области вторых экземпляров актовых  записей, составленных на территории  муниципального образования.

-организует создание  условий хранения актовых книг  и другой документации отдела  ЗАГС в соответствии с действующим  законодательством;

-обеспечивает создание  электронной базы данных записей  актов гражданского состояния, хранящихся  в отделе ЗАГС;

-направляет в установленном  порядке извещения о внесении  изменений или исправлений в  записи актов гражданского состояния;

-обеспечивает в установленном  порядке исполнение международных  обязательств Российской Федерации  в части истребования и пересылке  документов о государственной  регистрации актов гражданского  состояния с территории иностранных  государств в рамках компетенции отдела ЗАГС;

-обеспечивает рассмотрение  заявлений и жалоб, поступивших  в отдел ЗАГС, в соответствии  с Федеральным законом “О порядке  рассмотрения обращений граждан  Российской Федерации” в рамках  компетенции отдела ЗАГС;

-ведет прием граждан  по вопросам государственной  регистрации актов гражданского  состояния;

-осуществляет в установленном  порядке учет, хранение и предоставление  отчетности о расходовании бланков  свидетельств о государственной  регистрации актов гражданского  состояния;

-ведёт делопроизводство  отдела ЗАГС в соответствии  с действующим законодательством  Российской Федерации;

-обеспечивает изготовление  бланков заявлений и справок  установленной формы для государственной  регистрации актов гражданского  состояния и совершения других  юридически значимых действий;

-представляет в Государственный  комитет по делам ЗАГС Челябинской  области образцы подписей работников  отдела ЗАГС муниципального района  для проставления апостиля на документах о государственной регистрации актов гражданского состояния, выданных органами ЗАГС Челябинской области и предназначенные для использования за пределами территории Российской Федерации;

-передает в установленном  порядке удостоверения личности  умерших в отдел Управления  Федеральной миграционной службы  России по Челябинской области  в г.Троицке и Троицком районе;

-обеспечивает информирование  населения:

-участвует во взаимодействии  с государственными и муниципальными  органами, средствами массовой информации  в правовом просвещении граждан  по вопросам государственной  регистрации актов гражданского  состояния;

-осуществляет взаимодействие  по вопросам государственной  регистрации актов гражданского  состояния с другими государственными  и муниципальными органами;

-организует участие представителей  отдела ЗАГС в рассмотрении  дел по вопросам государственной  регистрации актов гражданского  состояния в судах;

-организует участие представителей  отдела ЗАГС в совещаниях и  семинарах, координационных советах, проводимых Управлением Министерства  юстиции Российской Федерации  по Челябинской области и Государственным  комитетом по делам ЗАГС Челябинской  области;

-осуществляет свою деятельность  на основе перспективного и  текущего планирования работы;

- работает в соответствии  с утвержденной сметой расходов, обеспечивает учет и сохранность  материальных ценностей, переданных  отделу в установленном порядке;

-представляет в финансовые  органы муниципального образования  информацию о государственной  регистрации актов гражданского  состояния для подготовки отчета  о расходовании субвенций, предоставленных  из регионального фонда компенсаций, создаваемого в составе областного  бюджета, на выполнение государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния;

-участвует в подготовке  предложений и согласований объемов  финансирования на осуществление  государственных полномочий на  государственную регистрацию актов  гражданского состояния;

-оказывает государственные  услуги в электронном виде;

-осуществляет иные функции  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и Челябинской  области, а также настоящим Положением.

Реорганизация и ликвидация отдела ЗАГС осуществляется в установленном    порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Челябинской области.

Таким образом, рассматривая общую характеристику отдела ЗАГС, можно говорить о том, что отдел имеет большое количество полномочий, задач и функций, которые требуют особого внимания и точности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ организационной  структуры отдела ЗАГС администрации  Троицкого муниципального района

2.1. Характеристика структуры управления отдела ЗАГС

Организационная структура администрации Троицкого муниципального образования представлена в приложении 2.

Отдел ЗАГС является структурным подразделением администрации Троицкого муниципального района. В структуру управления отдела ЗАГС входят: начальник отдела, ведущий специалист, документовед, программист, уборщица. На рисунке 1 представлена организационная структура отдела (рисунок 1).

 

 

 

 
рис.1. Организационная структура отдела ЗАГС

 

Структура управления отдела ЗАГС относится к линейному типу. Линейная структура в отделе характеризуется тем, что во главе стоит начальник отдела, осуществляющий единоличное руководство подчиненными и сосредоточивающий в своих руках все функции отдела. Эта структура базируется на вертикальном разделении. Она позволяет быстро и оперативно принимать решения и обеспечивать их выполнение, не прибегая к системам стимулов и мотиваций.

Преимущества линейной структуры управления в отделе ЗАГС:

- Начальник наделенный всеми полномочиями и осуществляет единоличное руководство

- Обеспечивает единство распоряжения отдела ЗАГС

         - Согласованность действий персонала

- Четкая система взаимосвязей  между начальником и работниками  отдела ЗАГС

- Быстрая реакция на  указания 

- Личная ответственность  начальника за результаты действий отдела

Недостатки линейной структуры управления:

- Высокие требования к  компетентности муниципальных служащих 

- Перегрузка информации документации работников отдела ЗАГС

 

2.2. Назначение и взаимосвязи элементов структуры

Отдел ЗАГС администрации Троицкого муниципального района возглавляет начальник отдела ЗАГС, который назначается и освобождается от должности главой администрации муниципального района по согласованию с Государственным комитетом по делам ЗАГС Челябинской области. В случаях временного отсутствия начальника (отпуск, болезнь, командировка и т.д.) его обязанности исполняет заместитель.

Начальник отдела ЗАГС:

- осуществляет руководство и организацию работы отдела ЗАГС по государственной регистрации актов гражданского состояния;

-распределяет обязанности  между сотрудниками отдела ЗАГС;

-организует работу отдела  ЗАГС в соответствии с регламентом  работы,  утвержденным главой  Троицкого муниципального района;

-разрабатывает для утверждения  главой муниципального района  проект положения об отделе  ЗАГС, должностной инструкции сотрудников  отдела ЗАГС;

-вносит на рассмотрение  главы муниципального района  проекты постановлений и распоряжений  по вопросам компетенции отдела;

-вносит предложения в  проект сметы расходов на содержание  отдела ЗАГС;

-подписывает свидетельства  о государственной регистрации  актов гражданского состояния, записи  актов гражданского состояния, другие  документы в пределах компетенции  отдела;

-представляет в установленном  порядке предложения о поощрении  сотрудников отдела ЗАГС  и  применении к ним мер дисциплинарного  воздействия;

-обеспечивает правильность  государственной регистрации и  качество заполнения актовых  записей;

-обеспечивает исполнение  законодательства Российской Федерации  о муниципальной службе и труде;

-организует прием граждан, рассмотрение предложений, заявлений  и жалоб, принимает по ним решения;

-сокращает или увеличивает  в соответствии с действующим  законодательством срок регистрации  брака;

-принимает решения по  внесению исправления или изменения  в актовые записи;

-обеспечивает выполнение  предписаний Управления Министерства юстиции Российской Федерации  по Челябинской области, поручений Государственного комитета по делам ЗАГС Челябинской области;

-представляет отдел ЗАГС  в суде по вопросам государственной  регистрации актов гражданского  состояния и обжалованию действий  соответствующих должностных лиц  на основании доверенности, выданной  в установленном порядке;

-осуществляет иные полномочия  в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации  и Челябинской области, а также  настоящим Положением.

Так же начальник отдела ЗАГС несет персональную ответственность которая представлена в приложении 4.

Ведущий специалист - ведет прием граждан, рассматривает предложения, заявления и жалобы граждан, принимает по ним необходимые меры.

Документовед - несет ответственность за надлежащее хранение, учет и ведение книг регистрации актов гражданского состояния и другой документации, а также за учет, хранение и расходование бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния.

Программист: занимается разработкой программного обеспечения, работает с персональными данными (корректировка, изменение, внесение).

Уборщица – приводит в надлежащее состояние служебного помещения и торжественного зала.

Таким образом, структура управления отдела ЗАГС администрации Троицкого муниципального района относится к линейному типу, включает в себя взаимосвязанные элементы: начальник, ведущий специалист, документовед, программист, уборщица. Рассматривая организационную структуру, можно сказать, что в отделе не так много служащих, а ответственность очень высока.

 

 

 

3. Анализ персонала  отдела ЗАГС

3.1 Порядок приема  персонала

Подбор и расстановка кадров проводится в соответствия с квалифицированными требованиями по той или иной должности. Резерв на выдвижение кадров позволяет правильно проводить кадровую политику по выдвижению сотрудников на руководящие посты.

Несомненно, и опыт показывает, что только желание самих работников познать лучше свою профессию и повысить квалификацию позволяет им достичь хороших результатов в освоении профессии работников органов ЗАГС.

Отдел формируется из числа лиц, отвечающих квалификационным требованиям для замещения должностей отдела и должностей муниципальной службы.

Сотрудники отдела принимаются на работу и увольняются главой    муниципального района по согласованию с Государственным комитетом по делам ЗАГС Челябинской области.

Сотрудники отдела осуществляют свою работу в соответствии с настоящим положением, должностными инструкциями, планами работы отдела и администрации муниципального района, правилами внутреннего  трудового распорядка  администрации района.

Сотрудники отдела несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение предоставленных государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния и за ущерб, причиненный в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения  указанных полномочий.

В отделе ЗАГС в составе персонала имеются муниципальные служащие. Работа муниципальных служащих должны иметь профессиональные особенности:

- участие во властных и управленческих структурах, а значит, возможность влиять на принятие и реализацию решений, исходящих от государства;

- знание законодательства и следование нормам правам

- требования государственной дисциплины, регламентированность аппаратной работы;

- умение находить оригинальные решения для конкретной ситуации;

- высокий уровень ответственности за принимаемые решения и совершаемые действия;

- подверженность морально-психологическим нагрузкам, связанным с условиями службы;

- публично-правовой характер отношений с гражданами и организациями, с которыми они вступают во взаимодействие в процессе выполнения функций государственного управления.

Опыт, умноженный на знания, дает прекрасные результаты в работе. Как правило, там, где есть специалисты неравнодушные, которые всегда готовы прийти на помощь гражданам и создать праздничную атмосферу для каждого семейного торжества, профессионалы высокого класса пользуются авторитетом и признанием руководителей районов, и своих земляков.