Ответственность и полномочия

Коммуникация – как форма общения двух и более субъектов контактирования – является естественной и неотъемлемой частью процесса управления в организации. Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе. Область изучения коммуникаций выходит в первую очередь на представление о типологии организации, т.к. тип организации несомненно сказывается на сущности и особенностях коммуникационного процесса. Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал, получатель.

Отправитель – лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение – информация, закодированная в виде символов.

Канал–средства передачи информации.

Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация

 Управление должно  решить три задачи, создавая информационную  подструктуру организации деятельности:

1) организацию коммуникативных сетей;

2)повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;  
 
• полноценное  использование  информации  для  решения  задач  управления. 
 
 Эти  задачи  связаны  со  своеобразной  группой  психологических  факторов- познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов. Информационное сообщение - содержание информации, переданной при   коммуникации  от одного  лица другому. Канал коммуникации – направление  движения  информационного  сообщения. Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу. Коммуникативная цепь - ряд   каналов   коммуникации,   связанных   движением   однородных информационных  сообщений. Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети. Информационная роль - совокупность функций по информационному обмену, выполняемых данным лицом в коммуникативной сети. Коммуникативная сеть — сложно соединенная и переплетенная система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам организации органа и обеспечивающая ее деятельность. Это схема циркуляции информации. Основа ее задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями и должностными лицами, т.е. основа лежит в организационно-правовой плоскости.

 Реальная же картина  передачи сообщений может не  совпадать с ней, и причиной  этого выступают психологические  факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей,       возникновение новых, их изменение (ослабление или усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др. Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации. 

  Умелый руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния психологических факторов на коммуникации. К. Киллен, изучавший этот вопрос, пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения с человеком, целящимся в вас из винтовки. До тех пор, пока этот человек относится к вам как к врагу, вряд ли удастся с ним  эффективно общаться. Однако глубокое взаимное уважение отправителя и получателя сообщений чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение даже самых трудных проблем». Надо уделять внимание прежде всего межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей служб и их коллективов, преодолевать психологические барьеры (взаимное недоверие, отсутствие единства подходов, нездоровая конкуренция, осторожность в передаче информации, разборчивость в подключении новых коммуникативных каналов, пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.).

Сказывается то, как развиты и  развиваются у сотрудников коммуникативные способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.  
Срывы могут возникать и из-за перегрузки отдельных точек, лиц в  коммуникативных сетях, превышающей их психологическую пропускную способность.

  Коммуникативный процесс включает следующие этапы: 

1. Формулирование идеи или выбор  информации для передачи.         Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и    продумать суть ее изложения.

2. Кодирование и выбор канала  передачи информации. Чтобы передать  идею или информацию, отправитель  кодирует ее с помощью символов  и    выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом – необходимо использовать сочетание разных каналов.

3. Передача информации – непосредственно  передача конкретной      информации. 
 4. Декодирование  (расшифровка) – на этом этапе осуществляется   перевод информации отправителя в информацию получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами[5]. 
Иногда в процессе коммуникации может возникнуть «шум», источниками которого являются:

-язык (вербальный  и невербальный);

-различия в восприятии информации;

-различия  в статусе.

Цель коммуникации – обеспечить понимание информации (сообщения), которой  обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде: 
-монолога – информации, поступающей от отправителя к получателю;

диалога – информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю;

-обратной связи как  реакции на полученную информацию.

 

Для обмена информацией используют символы, к которым относятся  слова, жесты, интонация. Отправитель  кодирует сообщение с помощью    вербальных и невербальных символов.

Современный рынок требует  гораздо большего, чем просто создание хорошего товара, назначение на него привлекательной  цены и обеспечение его доступности  для целевых потребителей. Фирма  должна осуществлять коммуникацию со своими заказчиками, которая включает в себя рекламу, средства стимулирования сбыта, сервисную политику, личные продажи,    участие в ярмарках и выставках, работу со средствами массовой информации и так далее.

Современная фирма управляет сложной  системой корпоративных коммуникаций. Сама она поддерживает коммуникации со своими посредниками, потребителями и различными контактными аудиториями. Ее посредники поддерживают коммуникации со своими потребителями и различными контактными аудиториями. Потребители занимаются устной коммуникацией в виде молвы и слухов, общения друг с другом и другими контактными аудиториями. Одновременно каждая группа поддерживает обратную коммуникативную связь со всеми остальными.

Чтобы обеспечить действенную  коммуникацию, фирмы нанимают рекламные агентства для создания эффективных объявлений, специалистов по стимулированию сбыта для разработки поощрительных программ и специалистов по организации общественного мнения для формирования образа организации. Фирмы учат свой торговый персонал быть приветливым и осведомленным. Для большинства фирм вопрос не в том, заниматься коммуникацией или нет, а в том, сколько и как именно тратить в этой сфере. 
                                            

3. Управление стрессами

 

Что такое стресс? Стресс- это сверхмобилизация организма. Такая работа на износ не только обостряет уже имеющиеся болезни, но и провоцирует появление новых. Это психологическое явление. В первую очередь потому, что причина стрессов – это не внешние обстоятельства, а внутренне психологическое пространство человека. Одни и те же обстоятельства могут расцениваться людьми как негативно, так и позитивно. Работники испытывают сильный стресс, когда цели работы неясны, когда существует конфликт требований, предъявляемых им, когда работы слишком много или слишком мало, когда работники мало влияют на решение, касающееся их, и когда на них лежит ответственность за работу других людей. Ролевые проблемы также могут быть источником профессионального стресса, включая ролевую перегрузку, двусмысленность роли и ролевой конфликт. С 1990х гг. стресс на работе одной из наиболее актуальных производственных проблем, связанных со здоровьем. 
Работодатели обязаны брать на себя инициативу в решении проблем, относящихся к стрессу. По мере возрастания серьезности этой проблемы основной задачей индустриально-организационных психологов становится создание «здоровых» рабочих мест. Возможные варианты решения этого, как устранить негативные последствия связанного с работой стресса:

Во-первых, можно уменьшить интенсивность и количество стрессоров в производственной среде. Это метод, который в наибольшей степени поможет максимальному числу работников, внедрить в организациях совсем не сложно. 
Многие производственные стрессоры порождаются теми решениями , которые принимаются в отношении подбора и размещения кадров, обучения, планирования работы и создания определенных условий труда. В эти решения можно внести коррективы, которые уменьшат стресс.

Во-вторых, можно предпринять какие-то действия по изменению оценки ситуации людьми, столкнувшимися со стрессом. К примеру, реорганизация производства может быть сильным стрессором, но этот стресс в значительной мере обусловлен страхом перед неизвестностью. Если заранее предупредить работников, а также максимально подробно объяснить, каким образом их затронут грядущие изменения, такие действия могут устранить или уменьшить их страх. Можно также воспользоваться программами поддержки работников, которые делают доступными для них книги, курсы или консультации, чтобы помочь людям научиться оценивать потенциально стрессовые ситуации более объективно.

В-третьих, можно предпринять какие-то меры по повышению способности людей эффективно справляться с последствиями стресса. Это наиболее распространенный подход - и именно тот, о котором большинство людей думают в первую очередь, когда слышат слова «борьба со стрессом».

ПОДХОДЫ НЕКОТОРЫХ КОМПАНИЙ К БОРЬБЕ СО СТРЕССОМ.

Некоторые специалисты полагают, что  внимание следует сосредоточить  на изменении организации труда. Самостоятельные рабочие бригады  – типа тех, что образованы при выпуске автомобилей «Saturn», - обеспечивают работникам больший контроль над условиями труда. Это позволило сократить текучесть и абсентеизм – два следствия стресса на производстве.

Если не прибегать к реорганизации  труда, то компании, добивающиеся перемен, должны научить своих сотрудников иному отношению к работе, а не ждать, пока они сами адаптируются к ней, говорит Брайан Лаутон, психолог и консультант банка «Wells Fargo». Лаутон работал с одной группой работников, производительность которых была низкой из-за стиля управления босса – из-за того, как он делегировал полномочия, общался, определял ответственность и приоритеты. Люди не доверяли ни ему, ни друг другу.

Проведя обследование, Лаутон выявил проблему и свел всех вместе для поиска решений. Обнаружилось, что все члены группы испытывают дискомфорт, а это подняло моральный дух, ибо работники осознали, что у них одна проблема. Общение между боссом и коллективом наладилось, а менеджер научился использовать обратную связь от сотрудников.

Другой подход – участие работников в планировании и осуществлении  перемен. Эксперты полагают, что работники, которые участвуют в организационных  переменах, испытывают меньший стресс, чем те, кого руководство игнорирует.

Некоторые компании даже оказывают помощь увольняемым сотрудникам. 
Когда правительство не возобновило единственный контракт, который планировался с заводом, выпускающим самолеты «Боинг» комитет в составе менеджеров, трудящихся и работников отдела занятости штата решил оказать помощь 1600 работникам, подлежащим увольнению. Были образованы консультационный центр и курсы переподготовки. В радиусе 100 миль от города с 70 000 жителей были найдены 2343 рабочих места. За три месяца до закрытия завода 300 рабочих нашли новые места, а проекты, выполнявшиеся заводом, были выполнены в срок и в соответствии со сметой.

Компании предлагают своим работникам гибкий график, позволяющий им самим  составлять свое расписание, учитывая приоритеты и стиль жизни. Это  помогает при наборе сотрудников, так  как 80 % молодых людей в возрасте от 20 до 39 лет говорят, что гибкий график позволяет им больше времени проводить с семьей, что гораздо важнее работы и высокого заработка.

Другие мероприятия позволяющие  работникам снизить уровень профессионального  стресса:

• программы по уходу за детьми, учебные и воспитательные проекты для детей сотрудников;
• разделение труда для снижения нагрузки;
• бесплатная мобильная связь несколько дней в неделю в часы пик;
• услуги по реорганизации дней рождений для детей;
• предоставление работникам с собой готовой еды, чтобы им не приходилось готовить дома после работы;
• скидки на оборудование для домашнего компьютера;
• программы по уходу за стариками в семьях сотрудников.

Стиль управления. Опыт армии и  результаты 40-летних исследований в  ней могут подсказать некоторые решения. «Взаимное доверие, поддержка и предсказуемость поведения в отношениях между руководителями и подчиненными 
– таковы ключи к снижению стресса на производстве, говорит Дэвид Марлоу 
(главный военный психиатр в Исследовательском институте армии им. 
Вальтера Рида) – Крайне важно не допускать мысли и формы поведения, словно вы считаете, что от вас можно избавиться».

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Современный менеджмент имеет сложную  структуру. Общее представление  о менеджменте можно получить, познакомившись с его функциями, основами теории управления, проблемами стратегического менеджмента (в сравнении с оперативным), классификацией организационных структур и механизмов направления. В менеджменте можно выделить конкретные направления – маркетинг, инновационный менеджмент, инвестиционный менеджмент, социально-экологический менеджмент, управление рисками и др.