Планирование личной работы руководителя

Содержание

Приложение

 

1. Планирование личной работы руководителя

 

Планирование  работы является основой любой производственной деятельности и представляет собой  проект процессов труда на предстоящий  временной период.

Менеджер планирует  не только свои профессиональные и  личные цели, но и связанную с  работой нагрузку для того, чтобы лучше справляться с выполнением принятых решений. При этом планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, подразделяются на краткосрочные и оперативные.

Установление  определенных периодов времени, которые требуются для достижения поставленных целей, дает чувство уверенности, и представление о наиболее предпочтительном распределении времени.

Планирование  личной работы руководителя начинается с момента определения стратегических и тактических задач организации и её подразделений. Этот процесс известен как построение «дерева целей», т.е. структурной модели, которая отражает весь комплекс задач с распределением подцелей по уровням. Общая схема  планирования деятельности организации и личной руководителя может быть изображена следующим образом (рис.1).

Стратегия, цели и задачи, поставленные перед организацией и руководителем, отвечают на вопрос «что делать?». На вопрос «как делать?»  дают ответ программы, процедуры, процессы и функции, определённые в соответствии с поставленными целями и задачами. Остаётся найти ответ на вопрос «какими силами и средствами можно это сделать?».  Планирование личной работы руководителя в обязательном порядке предполагает установление вполне определённых сроков как достижения поставленных целей и разрешения задач, так и осуществление конкретных мероприятий.

Установление  сроков выполнения важный и ответственный  момент планирования личной работы, Умение экономно расходовать время является признаком высокой культуры управления и организованности делового человека.

 

 

Рис.1. Схема  планирования деятельности руководителя

Планирование  помогает:¹

Определить задачи и обязанности  сотрудников, сделать их работу более  контролируемой и подотчетной;

Эффективно и экономно распорядиться ресурсами;

Предусмотреть и своевременно отреагировать на факторы, усложняющие  деятельность.

Планирование необходимо и в ежедневной работе, и при  решении тактических и стратегических задач. При составлении плана  необходимо выполнить следующие этапы²:

Поставить четкую цель, которая  должна указывать на ожидаемый результат;

Максимально подробно определить действия, необходимые для достижения цели, и поставить сроки выполнения каждого действия, проверив их согласованность (невозможно собирать урожай раньше проведения посевных работ);

При разработке плана конкретного  периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

- правило основного соотношения  (правило 60:40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя (специалиста); она носит название «период запланированной активности». Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название «период непредвиденной активности». Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность - это «период спонтанной активности»;

- анализ ранее выполненных  работ и структуры затрат рабочего  времени прошлых периодов;

- регулярность и системность планирования;

- реалистичность планирования;

- письменная форма формируемого  плана;

- перенос несделанного. Невыполненные  рабочие действия и мероприятия  текущего планового периода должны  быть перенесены в рабочий  план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;

- установление временных  норм и планируемых сроков  исполнения работ, включенных  в план рабочего периода. В  плане следует задавать точные  временные нормы на планируемые  действия;

- установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;

- делегирование (перепоручение)  работ. В плане должны найти  отражение и те работы, которые  делегируются для исполнения  другим сотрудникам. Применительно  к данной категории работ должно  быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в  себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):³

- Составление  полного перечня планируемых  работ на текущий день. Данный  перечень должен быть составлен  с учетом предварительного распределения  работ по приоритетности их  выполнения.

- Определение  планируемой продолжительности  каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

- Резервирование  рабочего времени с учетом  соотношения 60:40.

- Принятие решений  по делегированию работ, намеченных  руководителем к исполнению.

- Контроль и  перенос несделанного. Контроль  выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю (специалисту) получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений  деятельности. На основе данных направлений  руководитель (специалист) должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя (специалиста) время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

 

2. Самоорганизация здоровья руководителя

Работа руководителя трудового коллектива - сложный труд, требующий значительных затрат умственных и физических сил. Нервное напряжение в работе руководителя в той или иной мере присутствует всегда, прежде всего из-за постоянной ответственности за качество и последствия принимаемых решений.

Опыт развитых стран мира свидетельствует о  том, что руководителю приходится работать очень много, а интенсивность  его личного труда постоянно  возрастает.

В условиях динамичной деятельности руководитель все чаще становится причастным к стрессовым ситуациям, когда резко возрастает нервная нагрузка.

Физическая  нагрузка

Специалисты, изучающие  значение физической культуры для здоровья, особенно для здоровья женщин, считают, что правильнее всего применять так называемые дополняющие физические упражнения, такие упражнения, которые дополняют движения, используемые в практической деятельности. Например, у рабочих и служащих, которые при работе должны большую часть времени сидеть, ноги двигаются мало. Поэтому для них наилучшим видом двигательной активности является ходьба. Можно рекомендовать 30-минутную ежедневную ходьбу по пути на работу или домой. Или в домашних условиях можно рекомендовать упражнения для мышц ног.

Реализацию  программы физической активности необходимо начинать с утренних физических упражнений, желательно на свежем отдыхе. Минимальная их продолжительность 15 мин, максимальная — 1 ч в зависимости от степени физической подготовленности человека и рекомендаций врача лечебной физкультуры. Для начинающих не следует форсировать нагрузку, так как организму нужно время, чтобы войти в определенную спортивную форму. Практически здоровые люди в возрасте 45—50 лет могут проводить зарядку в темпе, при котором пульс учащается не более чем до 120—130 ударов в минуту.

После завершения зарядки обязательны водные процедуры: обычный душ с постепенным  переходом к контрастному (тонизирующему) с быстрой сменой теплой воды на холодную, после водных процедур —  энергичное растирание всего тела махровым полотенцем в направлении движения от периферии рук и ног к туловищу, в области живота — мягкие круговые движения по ходу часовой стрелки, в области спины — энергичные продольные и поперечные движения.

Если дорога на работу занимает не более 30 мин, необходимо ходить пешком на работу и с работы, что обеспечивает минимум ежедневной двигательной активности — не менее 5 км (по данным японских гигиенистов — 10 км). Следует отказаться, если позволяет здоровье, от лифта, использовать также часть обеденного перерыва для того, чтобы активно подвигаться.

Отметим, что  ходьба хороша для всех возрастов, практически  не имеет противопоказаний, безопасна  и почти всем доставляет удовольствие. Но, кроме того, ходьба — это и  хорошая тренировка перед переходом  к более интенсивным нагрузкам.

Для ходьбы необходимо иметь удобную обувь. Чтобы удобнее  чувствовать себя во время длительной прогулки, надевайте две пары носков: пару хлопчатобумажных, а сверху —  потолще. По возможности руки при  ходьбе должны быть свободными.

Время можно выбирать любое, но лучше не ходить сразу после еды (кстати, ходьба на пустой желудок порой помогает умерить аппетит). Ходите не реже 2—3 раз в неделю по 20—30 мин без остановок.

Не надо начинать ходьбу слишком быстро. У вас заболят  мышцы, вы можете выдохнуться, не пройдя и квартала.

Как и в любом  виде физических упражнений, чтобы  набрать скорость, нужны недели, а то и месяцы. Вот прекрасный способ выдержать правильный темп.

Каждый раз  занятия ходьбой начинайте с  прогулочного, неторопливого шага, чтобы минут пять дать мышцам разогреться.

Потом пойдите  быстро, дыша глубоко, но не задыхаясь, не теряя способности вести разговор.

Когда станете  тренированнее, может оказаться, что 20—30 мин ходьбы уже недостаточно. Даже при хорошем темпе вы за это  время успеете только разогреться. Тогда можно выбрать одно из следующих решений.

Ходить в  гору, преодолевая часть пути на попутных машинах, отправляться в дальние  походы, желательно с рюкзаком за плечами. Увеличить обычную продолжительность  ходьбы примерно до 40, затем 60 мин.

Или же можно  переходить к другим видам упражнений, требующих больших затрат сил, которыми можно полностью или частично заменить ходьбу, таким, как велосипед, плавание, танцы. Если сравнить их эффект с ходьбой, то нужно отметить, что⁴:

• занимаясь интенсивными видами упражнений, вы быстрее окрепнете;
• для ежедневных занятий потребуется меньше времени;
• заниматься будет интереснее;
• благодаря интенсивным физическим упражнениям у вас появится новое чувство — уверенность, что вы владеете своим телом.

К тому же заниматься этими видами упражнений без опасений можно в любом возрасте при условии, что вы будете развивать свою выносливость, увеличивая нагрузки постепенно.

И вот еще  что важно знать руководителю: когда человек средних лет  без должной подготовки начинает заниматься слишком интенсивно, опасность инфаркта увеличивается, потому что артерии могут быть уже частично перекрыты жировыми отложениями. Но если начинать не спеша, физические тренировки не только будут безопасны, но и станут надежной защитой от инфаркта.

Питание

Потребность организма  в основных видах питания определяется возрастом, полом, характером деятельности человека, климатическими условиями, физиологическим  состоянием, с одной стороны, и  общей энергетической ценностью  пищи — с другой.

Требования к сбалансированности питания определяются оптимумом в соотношении потребляемых пищевых веществ.

Распределение пищевого рациона на протяжении суток (по энергетической ценности, составу  и массе). Это так называемый режим  питания, соблюдение которого особенно важно, ибо его систематическое нарушение ведет к возникновению хронических заболеваний желудка и кишечника у многих людей.

Разнообразие  продуктов и блюд в рационе  — еще один принцип рационального  адекватного питания. Однако не следует  увеличивать объем завтрака, не рекомендуется излишний объем жидкости, не стоит употреблять жидкое первое блюдо на завтрак. Если на обед съедается объемное первое блюдо, его сочетают с небольшими порциями вторых блюд, чтобы не перегружать желудок. Полезны сочетания овощных блюд с крупяными. Следует избегать тонизирующих напитков во время ужина, это ведет к возбуждению нервной системы, что не рекомендуется незадолго перед сном.