Планирование личной работы руководителя

Дыхание, тишина, свет.

Неполноценное дыхание приводит к более раннему  старению организма, так как ухудшается деятельность легких.

Необходимо  научиться правильно, дышать. Для этого надо, прежде всего, избавиться от всех патологических изменений в полости носа и носоглотке: вылечить насморк, избавиться от аденоидов, полипов, конечно, все это с помощью врача. Приучите себя дышать только через нос.

Постановке  правильного дыхания способствует выполнение специальной дыхательной гимнастики, которая должна предшествовать любой гимнастике.

Наиболее легкое упражнение состоит из равномерного вдоха, с последующей задержкой дыхания на 8—10 с. обеспечивает необходимое снабжение организма кислородом, удаление накопившегося углекислого газа, дает возможность отдохнуть дыхательным мышцам во время паузы.

Обычно за норму  принимается 14—18 дыханий в минуту.

Йоги рекомендуют  дышать так называемым полным дыханием. Вот его цикл:⁷

1. Вдох делается через нос. Сначала выдвигается вперед живот. Затем расширяется грудная клетка снизу вверх, а живот слегка подбирается.

2. Задержка дыхания  на 2—3 с.

3. Выдох носом.  Слегка выдвигается живот вперед. Воздух как бы выходит обратным  путем — сначала из верхней, затем из нижней части грудной клетки.

Не менее  важное значение имеют дыхательные  упражнения, о которых шла речь. Систематизировано и целенаправленно должны быть использованы как статические (особенно в подготовительном периоде), так и динамические дыхательные упражнения.

Статические дыхательные  упражнения, как правило, выполняются  в покое: лежа, сидя, стоя. Говоря о  их целенаправленности, подразумевают  определенную специфику воздействия  на избранное звено сложной цепи механизма внешнего дыхания, на дыхательную мускулатуру. Такой тренинг слагается из упражнении в ровном и ритмичном дыхании, воспитании рационального типа дыхания, изменении структуры дыхательного цикла и, наконец, понижении уровня дыхания.

Динамические  дыхательные упражнения выполняются с участием основной и вспомогательной дыхательной мускулатуры и опорно-двигательного аппарата. Сюда относятся разнообразные упражнения: облегчающие выполнение дыхательных упражнений, увеличивающие вентиляцию отдельных сегментов легких, воспитывающие навыки правильного дыхания во время движения.

Итак, следует  помнить: необходимо ежедневно совершать, как минимум, часовую прогулку на свежем воздухе. Дышать надо через нос. Руководителю желательно освоить несложные  дыхательные упражнения йогов для  постановки правильного дыхания. Обычно за норму принимается 14—18 дыханий в минуту.

Тишина. О вреде шума знали уже наши далекие предки, и еще в античную эпоху существовали правила по его ограничению.

Тем не менее, шум сопровождает нас повсюду. Но в последнее время он преследует человека все более явно, все более настойчиво. Это бедствие цивилизованного мира все шире вторгается в пашу повседневность на заводах и фабриках, в учреждениях и даже в собственном доме.

Люди расплачиваются за шум глухотой, нервными заболеваниями, головными болями, нарушениями режима сна. Об этом свидетельствуют многочисленные исследования и опросы общественного мнения.

Если включен репродуктор (идет обычная радиопередача;, то производительность умственного труда снижается в 2—4 раза, при двух включенных репродукторах с разными программами она снижается в 12—15 раз. Это же относится и к эффективности учебного процесса.

В 1,5—2 раза снижается  и производительность физического  труда при одном включенном репродукторе, в 2—5 раз — при двух с разной программой. В таких условиях в 2—3 раза увеличивается вероятность несчастных случаев или производственного травматизма.

Работа при  радиошуме вызывает ощущение тяжести  в голове, головные боли, приводит к  развитию неврозов, гипертонии, язвы желудка.

Итак, следует помнить: заниматься умственным трудом лучше в тихой, спокойной обстановке. Работа при шуме приводит к головной боли, развитию неврозов, язвы желудка, ухудшению слуха, снижению творческой отдачи.

Цвет. Умелое, научно обоснованное использование цвета в кабинете руководителя приобрело особое значение в наши дни.

Чаще всего  в производственных помещениях цветовая гамма слишком бедна, а иногда и просто угнетает нервную систему, снижает работоспособность, приводит к стрессу. Снижение необходимого уровня поступающей цветовой информации вызывает «цветовой» голод, неблагоприятно отражающийся на психике.

Сейчас делаются активные попытки использовать влияние  цвета на психофизиологию человека в производственной сфере. Например, существует общественное деление цветов на горькие, терпкие, сладкие, кислые. На кондитерских фабриках стараются окрашивать помещения цехов в сине-зеленую гамму. Это устраняет неприятную сладость во рту, позволяет избегать стрессов и тем самым снижает текучесть кадров. Абрикосовый, персиковый, коралловый, терракотовый цвета возбуждают аппетит.

Итак, следует  помнить: цвет надо умело, научно обоснованно  использовать при организации своего труда. Сочетание красного и сине-зеленого цветов стимулируют общую работоспособность, желтый и желто-зеленый с оранжевым снимают умственное утомление, а желтый цвет отдельно способствует умственной деятельности. Важен не только сам цвет, но и динамическая композиция.

По эмоциональному воздействию цветовой круг делится  на 2 части — активную и пассивную. На этом основано действие некоторых терапевтических средств. Например, с помощью синего цвета отвлекают, устраняют бессонницу, подготавливают к боли, снижают кровяное давление, с помощью темно-синего подавляют раздражительность. Голубым успокаивают. Красный цвет используют в целях гормонотерапии: на красных простенках легче переносится скарлатина и оспа. Желтый цвет в сочетании со светло-зеленым и голубым уменьшает страх пациента на приеме у зубного врача. С другой стороны, резкий свет лампы и ослепительно-белые простыни могут вызвать гипнотическое состояние и привести к обмороку.

Каждый цвет несет свою эмоциональную нагрузку, которую необходимо учитывать при  стимулировании трудовой деятельности. Сочетание красного и сине-зеленого цветов стимулирует общую работоспособность, желтый и желто-зеленый с оранжевым снимают умственное утомление, а желтый цвет отдельно способствует умственной деятельности.

 

3. Рационализация труда  во время служебной командировки

 

По мере развития хозяйственных связей поток командировок возрастает. Командировки нередко связаны с большими затратами времени и средств.

Очень много  различных конференций и симпозиумов, проводимых за границей или на каком-нибудь фешенебельном курорте, с таким  же успехом могли состояться и  без вашего участия. А потому первое условие, которое надо соблюсти, готовясь отправиться в поездку, — тщательно продумать следующие моменты:⁸

1. Командировка  организуется не ради вашего  личного удовольствия и, планируя  ее, подумайте, так ли уж необходима  эта поездка с точки зрения  времени, которое будет затрачено на нее.

2. Второй момент. Если вам действительно необходимо  вступить в контакт с тем  или иным человеком, подумайте,  можно ли это сделать другими  средствами, а именно:

а) пригласить его  приехать к вам;

б) послать вместо себя кого-нибудь из своих подчиненных;

в) попытаться переговорить по телефону;

г) отправить  письмо или факс;

д) использовать такие достижения современной техники, как видеосвязь и электронная  почта.

Безусловно, есть поездки, без которых при всем желании нельзя обойтись. Они нужны, важны и обязательны. Поэтому необходимо поговорить об эффективной организации таких поездок.

Планирование  любой поездки — вещь крайне полезная, дающая возможность предусмотреть  все до мелочей⁹:

1. Где будете  жить.

2. Каким видом  транспорта воспользуетесь.

3. Маршрут вашего  путешествия.

4. Каким классом  предпочитаете путешествовать.

5. Какой взять  багаж.

Чем лучше вы подготовитесь к поездке, тем  меньше усилий и Нервов она будет  вам стоить.

Работа делового человека во время командировки специфична по своим условиям. Во-первых, нужно многое успеть за сравнительно короткий период, работать с высокой интенсивностью. Во-вторых, необычны условия работы: отсутствие «своего» рабочего стола, кабинета, привычного окружения, распорядка.

Подготовка  командировки.

Для того чтобы  избежать потерь времени и многих неудобств в командировке, нужно  правильно к ней подготовиться.

Проще это будет  сделать с помощью обычного листка писчей бумаги, который делится на 4 части, где отражены:

1. Вопросы (дела), которые нужно решить до отъезда.

2. Основные вопросы  (дела), которые нужно решить (сделать)  в командировке.

3. Перечень того, что нужно взять с собой.

4. Перечень личных  атрибутов поездки.

Первые три  формы нужно заполнить как  можно раньше, сразу после принятия решения о поездке, чтобы своевременно подготовиться в деловом отношении.

Что же касается четвертого раздела, то следует выработать стандартный набор того, что нужно  всегда иметь в поездке под  рукой.

Привычка и  умение работать в дороге, причем в  любых условиях, — пожалуй, одна из самых полезных.

Вот несколько  дел, которыми можно заняться во время  поездки¹⁰:

• чтением: всегда полезно прихватить с собой бумаги, на просмотр которых вам не хватает  времени;

• письмом: правда, для этого дорожные условия не столь комфортны, однако кое-что можно успеть и написать:

• работой с  компьютером;

• обсуждениями и дискуссиями: можно даже провести небольшое совещание по тому или  иному вопросу, заранее запланировав его именно на время поездки, если вы едете вместе с коллегами;

• разговорами по телефону;

• размышлениями.

Не допускайте того, чтобы все руководство фирмы  отправлялось в командировку одновременно. Примите профилактические меры, чтобы  не заболеть в поездке. Кроме того, обеспечьте все возможные формы  страхования.

Собственно командировка

Итак, вы прибыли на место командировки и определились с местом жительства. Нужно действовать.

Перечень дел  разрабатывается на основе формы  бланка «Подготовка к командировке» (Приложение 1), но более детально.

По мере выполнения запланированных дел определяются задачи па период возвращения.

Бланк «Командировка» удобно складывается на 4 части и  находится в записной книжке.

Стержневое  задание командировки, как правило, связано с необходимостью решения  какого-то вопроса, с подписанием  какого-то документа. Решать эту задачу приходится с конкретными людьми, для которых ваш приезд носит чаще всего незапланированный характер.

Необходимо как можно раньше, письмом или по телефону, договориться о встрече и существе проблемы, которую предстоит обсудить. Если же до начала командировки такой возможности не представилось, полезно сделать это сразу же по приезде в пункт назначения.

Вы договорились о встрече. Что иметь при себе?

Здесь могут  помочь предварительное составление  плана беседы, письменная формулировка вопросов, которые могут задать вам и которые собираетесь задать вы.

В служебном  разговоре пагубна категоричность, нужно вслушиваться в аргументы  собеседника, проявить самокритичность  при обоснованиях и встречных  замечаниях.

Получаемую  в ходе беседы информацию нужно зафиксировать (например, в блокноте). После беседы обязательно проанализировать свое поведение и результаты переговоров.

План командировки должен быть гибким. Учитывая это, каждый вечер следует подводить итоги, вносить коррективы в программу  действий па оставшийся период.

Для повышения  эффективности командировок важно  использовать для работы каждую минуту. Границы рабочего и внерабочего  времени в командировке отсутствуют, мы сами вырабатываем нужный распорядок в зависимости от распорядка работы различных учреждений.

Чтобы успевать сделать больше за малое время, в  командировке требуется личная организованность и самодисциплина:

• точно определите главные задачи поездки, составьте  план их достижения и сосредоточьтесь  на его выполнении;

• научитесь проявлять решительность;

• не увлекайтесь  телефонными разговорами, важнее личные контакты;

• ведите записи, не полагайтесь на память;

• начинайте  рабочий день как можно раньше и используйте время суток  полностью.

Контакты с  вашим местом работы должны быть двусторонними: звонить должны не только вам, но и вы сами. И не жалейте времени на подобные телефонные звонки, таким образом вы сэкономите его гораздо больше.